簡論信息化環境下科技檔案管理的內在要求與發展

時間：2024-09-29 02:41:16 MBA論文我要投稿

　　摘要：介紹科技檔案管理的定義、特點和作用，分析管理中出現的理由，并提出一些相應的解決措施。

　　關鍵詞：信息化環境科技檔案管理內在要求發展

　　1 引言

　　進入新世紀以來，計算機技術和互聯網技術飛速發展，現代社會正逐步向信息化、數字化時代轉變。科技檔案在企業或公司中占據著相當重要的地位，在經濟技術的推動下，工作環境也變得日益復雜，檔案管理工作的作用逐漸突出，尤其是科技檔案管理。由于管理工作復雜，工作量多，加大了管理難度，在當前信息化、數字化時代，必須引進信息化管理，對其中出現的理由及時予以解決，從而為公司企業管理提供依據。

　　2 科技檔案和科技檔案管理

　　2.1 科技檔案

　　所謂科技檔案，即是指與生產技術等相關的各種形式的資料，一般分有基建檔案、農工生產技術檔案、設備檔案及科研醫療檔案等。科技檔案有其特殊性，可表現為以下幾點：(1)和普通檔案相比，科技檔案專業性較強，主要體現在內容性質和形成領域等;(2)科技檔案種類繁雜，特點顯著，其多元性主要是因為生產活動的專業性造成的;(3)科技檔案還具備成套性和實用性。在企業中，作為一種知識儲備，科技檔案能夠為企業提供相關資料和情報，提升企業的生產力，進而增加企業經濟效益。

　　2.2 科技檔案管理

　　科技檔案管理指的是利用一定的策略和模式對科技檔案進行管理，以保證其安全性。科技檔案管理通常包括以下幾點：(1)收集。對科技生產中形成的資料進行采集，將其集中在專業管理部門進行管理，以便最終實現科學管理;(2)整理。對采集到的檔案資料進行處理，按內容或形式特點將其分類，以便查閱;(3)鑒定。檔案資料多種多樣，層次有高有低，用途也不盡相同，應對其進行仔細鑒別，按照檔案質量和保存價值劃分保管等級，沒有實際用處的，應處以銷毀;(4)保管。主要是指借助一定的技術，運用合理的手段和策略，保護檔案的安全和完整，盡量延長其使用壽命，保證其能夠正常發揮作用;(5)統計。通過一系列相關參數對科技檔案的數量等方面進行分析統計，對其總的狀況能夠實時了解，起到監督的作用，同時也能夠為下一步發展提供準確的數字依據;(6)提供利用。指發揮主觀能動性，創造一些科學合理的新策略，對科技檔案信息進行深一步開發，以滿足工作需求。

　　在21世紀，現代信息技術迅速興起，并取得了很大成就，在科技檔案管理中，也開始引進信息技術，依靠計算機技術、互聯網技術和信息化技術組成一個新的平臺，為科技生產活動提供相應的技術條件，為組織管理工作提供信息依據，推動企業的綜合發展，從而提升企業的競爭力。

　　3 科技檔案管理存在的理由

　　科技檔案管理工作繁重，且需細心，受諸多因素影響，管理中常會出現各種理由。

　　3.1 管理模式落后

　　檔案管理有多種策略模式，雖然同是收集整理保管工作，但模式不同，取得的效果也各有所異。在當前信息化時代，許多企業還在使用傳統的管理模式，對新技術有所忽視，雖然也能進行管理，但效率不高，浪費時間，還容易出現失誤。若采取信息化管理，能夠加快查閱速度，有利于提升工作效率。

　　3.2 服務手段滯后

　　計算機技術已遍布社會各個角落，還在繼續發展，功能也越來越齊全，有些檔案管理部門疏于更新，使用的計算機較老，只能做一些基礎的簡單處理，對于最新的計算機以及相關設備(如掃描儀等)則缺乏購置，不能及時進行技術交流和信息分享，不利于其信息資源的開發利用。

　　3.3 服務方式較為被動

　　檔案管理部門是為企業提供一定的服務的，但方式過于被動，和外界交流不夠，服務對象和服務內容以及方式范圍等都比較狹隘。

　　3.4 信息開發力度不夠

　　過于依賴檔案的統計數據，而忽略了其實際作用，在查閱檔案時，往往只是記錄使用的目的，沒有更深的剖析，以致于良好的信息反饋機會錯失。在引進實例時，沒有將其進行匯編并重返社會，以致于邊研工作跟不上，而信息是不斷變化的，邊研工作無法滿足要求，在信息資源開發這方面，尚有欠缺。在新的形勢下，檔案管理部門要想提升管理效率，必須綜合考慮，從思想、組織、管理、服務等多方面進行管理。

　　3.5 管理人員業務素質有待提高

　　在部分檔案管理部門，有些管理員是兼職，由于缺乏專業技術和專業知識，雖然很少犯大錯誤，但對一些細節往往處理得不夠好。如圖書館檔案管理室，多是由學生兼職，在管理中，由于長期借閱，或受檔案室內環境影響，檔案易出現損壞等現象，學生很少會因此而重視。另外，檔案管理人員對實際的生產情況并不了解，再加上態度不認真，在進行采集的過程中，可能會漏掉，以致于資料殘缺不建全。

　　4 針對科技檔案管理中出現理由的策略

　　4.1 轉變觀念

　　首先應對科技檔案管理加以重視，尤其是領導階層，務必要加強檔案信息化建設，將其納入企業檔案信息化建設的總體規劃范圍內，實行崗位負責制，對員工進行績效考核。檔案管理部門應轉變思想，保證有組織、有計劃的管理，以免出現混亂。相關建設經費應算入年度財務預算，并考慮增加檔案的保管數量，引進先進的技術手段，加大成本投入，購置高性能的計算機，其他設備如掃描儀、服務器等設備也應配置齊全。

　　4.2 創新組織機構

　　檔案管理需有專門的檔案室和專業的檔案管理人員，同時建立一套完善的管理制度，并嚴格執行。對于檔案管理人員，除了基本的專業知識考核，還應培養其綜合能力，通過培訓，保證每個管理人員都能夠對計算機有個深刻了解，并熟悉掌握實踐操作技能，并提高管理人員的業務素質和道德素質，實現手工型向技術型的轉變，并進一步發展。

　　4.3 轉變管理模式為保證檔案的完整性和便捷性，應采取統一領導、分級管理的管理體制。在本單位中，盡量實行宏觀領導，對所屬單位，主要起監督、檢查作用，并予以一定的指導，防止出現檔案散化管理的情況。在管理機制方面，總經理負責整個管理，總工程師分管，技術和檔案部門齊抓共管，實行責任承擔制，將責任真正落實。管理方式尤為重要，為充分發揮科技檔案的效用，應實行科學化、標準化管理，積極引進計算機技術和信息化技術，加大信息化建設的力度，合理利用信息資源，從實體保管模式向數字化保管模式逐漸轉變，實現數字化、信息化管理。

　　4.4 轉變管理策略

　　合理的策略在檔案管理中起著異常關鍵的作用，在信息化科技檔案管理中，首先應選擇適宜的檔案管理軟件，不管是系統、數據庫、管理模塊，還是與辦公自動化系數數據接口，都要達到規定標準。注意數據信息在數據庫中的錄入，做好目錄檢索，方便以后的查詢維護工作，通過查找目錄及掃描等方式，實現科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢，逐步完成信息化建設。

　　4.5 轉變服務方式

　　手工式的管理方式顯得比較被動，為實現主動服務，需對服務方式進行創新。互聯網技術可以不受地域空間限制，同時開通在線服務，實現信息資源的高度共享，工作效率提升，使科技檔案的保密性得到良好的保障，并可以隨時進行交流，從而推動企業提高競爭力，實現主動服務。

　　4.6 做好檔案保護工作

　　雖然信息化檔案管理能夠實現檔案數字化，在線查閱，但有些檔案以紙張或其他實體形式保管為佳。而紙張一旦受潮或其他理由影響，再加上頻繁的借閱，容易出現破損，借閱者需小心謹慎，禁止亂涂亂畫。如有破損，管理人員應盡量修復，并隨時保證檔案室的環境適合檔案資料的保管。

　　5 結束語

　　科技檔案對企業起著十分重要的作用，加強管理，可以進一步挖掘檔案的價值，掌握其有用信息，并加以利用。隨著經濟技術的發展，檔案管理方式也應改善，在信息化的大環境下，應引進計算機技術、信息化技術及互聯網技術，逐漸實現信息化的科技檔案管理。

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