外國客戶來電應答技巧

時間：2025-10-15 09:15:24 曉映商務英語我要投稿

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外國客戶來電應答技巧

　　技巧，名詞，指表現在文學、工藝、體育等方面的巧妙的技能，如“談話技巧”，或者指技巧性的運動。下面是小編為大家整理的外國客戶來電應答技巧，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

外國客戶來電應答技巧

　　外國客戶來電應答技巧 1

　　Ring Ring Ring.........

　　A.看清來電顯示，提前心理準備；

　　來電顯示因各國電信制式數位不同，顯示不全，但肯定能區別國內外。深呼吸保持鎮靜，等到第3聲再接（why? 可參考金老師禮儀）。

　　B.摘電話——自報家門；

　　客戶首先會問人名和公司名，不要聊半天打錯了（我boss貌似犯過這種錯誤）。

　　C.過程——聽清關鍵詞；

　　如Price,fifty days,thirty percent,不懂就Pardon，千萬不要支吾過去，會造成嚴重損失di。

　　D.過程——含混不清，要求過多；

　　實在聽不清，或要求過多記錄不過來，建議你半小時內Email給他，客戶需求第一哦（表告訴我接電話時你身邊沒筆……）。

　　E.掛電話前——重復要點；

　　可以彌補步驟C遺漏，相當的重要，否則此通電話白忙活了。然后Greeting,See you。

　　F.掛電話后——整理；

　　電話撂下了，別忘了整理記錄（表告訴我沒有自己的Agenda）。

　　外國客戶來電應答技巧 2

　　一、來電前的準備工作：打好溝通基礎

　　（一）語言與工具準備

　　語言適配：根據客戶所在國家 / 地區提前熟悉基礎問候語（如對英語客戶用標準商務英語，對日語客戶準備 “お世話になっております” 等常用語），避免因語言陌生導致溝通卡頓；若自身外語能力有限，提前準備翻譯工具（如訊飛聽見實時翻譯、Google Translate），并告知客戶 “若有表達不清之處，我會借助翻譯工具確保信息準確”，降低客戶顧慮。

　　資料備齊：在電話旁放置客戶相關資料（如過往合作記錄、當前跟進項目文檔、產品報價單、常見問題解答手冊），尤其標注客戶關注重點（如對價格敏感的客戶需提前備好優惠政策，對交貨期關注的客戶需整理生產進度），避免因臨時查找資料讓客戶等待。

　　環境優化：選擇安靜無干擾的通話環境（關閉辦公室嘈雜設備、避免他人打斷），確保電話信號穩定；若使用座機，提前檢查聽筒音量與清晰度；若使用手機，開啟 “免提” 或連接耳機，解放雙手記錄信息。

　　（二）心態與預案準備

　　心態調整：避免因 “擔心外語不流利” 產生緊張，可提前默念 “清晰表達比完美語法更重要”，若未聽清客戶表述，坦然告知 “Could you please repeat that? I want to make sure I get it right”（您能重復一下嗎？我想確保信息準確），客戶更關注溝通效率而非語言細節。

　　預案制定：預設常見場景應對方案，如客戶咨詢產品細節時，提前梳理 “產品參數 + 優勢 + 應用案例” 的表達邏輯；客戶投訴問題時，準備 “道歉 + 傾聽 + 解決方案” 的回應框架，避免臨場慌亂。

　　二、通話中的核心流程：高效傳遞信息

　　（一）開場白：專業且親切

　　規范問候：先清晰報出公司與自己姓名，再確認客戶身份，如 “Hello, this is [Your Name] from [Company Name]. Am I speaking with [Client Name]?”（您好，我是 [公司名] 的' [您的名字]，請問是 [客戶名] 嗎？）；若客戶主動來電，接起后 3 秒內應答，避免讓客戶等待過久。

　　快速破冰：根據客戶關系添加個性化問候，如老客戶可提過往合作 “Nice to hear from you! How’s the last order working for you?”（很高興接到您的電話！上次的訂單使用得還順利嗎？）；新客戶可簡潔說明 “Thank you for calling [Company Name]. How may I assist you today?”（感謝您致電 [公司名]，今天有什么可以幫您的嗎？），快速切入溝通主題。

　　（二）傾聽與記錄：準確捕捉需求

　　專注傾聽：通話時不隨意打斷客戶，用 “Hmm”“I see”“Got it” 等語氣詞回應，讓客戶感受到被關注；若客戶語速過快或口音較重，可禮貌請求 “Could you please speak a little slower? It will help me understand better”（您能說慢一點嗎？這樣我能更好地理解），避免因誤解導致信息偏差。

　　重點記錄：用筆記本或電子表格實時記錄關鍵信息，按 “客戶需求 + 疑問 + 時間節點” 分類，如 “Client needs 500 sets of Product A, asks about delivery time (target: within 15 days), requires updated quotation by Friday”（客戶需要 500 套 A 產品，詢問交貨期（目標 15 天內），要求周五前提供更新報價），記錄后向客戶復述確認 “Let me recap to make sure: you need 500 sets of Product A, hope to receive them within 15 days, and I need to send the updated quotation by Friday. Is that correct?”（我復述一下確認：您需要 500 套 A 產品，希望 15 天內收到，我需在周五前發送更新報價，對嗎？），確保信息無誤。

　　（三）應答與溝通：清晰且有針對性

　　解答疑問：針對客戶問題分點回應，避免信息混亂。如客戶咨詢產品價格，需說明 “The unit price of Product A is $20, and if you order more than 300 sets, we can offer a 5% discount. The price includes shipping to your port”（A 產品單價 20 美元，若訂單量超過 300 套，可享受 5% 折扣，此價格包含到您港口的運費），同時主動補充客戶可能關心的附加信息（如付款方式、質保期限）。

　　引導需求：若客戶需求模糊，用開放式問題引導，如 “Are you looking for a specific type of product, or do you have any requirements for performance/price?”（您是在尋找特定類型的產品，還是對性能 / 價格有什么要求？）；若客戶提及潛在需求（如 “Our current supplier has delivery delays”），及時回應 “We can guarantee stable delivery—our production cycle is 10-12 days, and we work with reliable logistics companies”（我們能保證穩定交貨，生產周期 10-12 天，且與靠譜的物流公司合作），抓住合作機會。

　　三、特殊場景的應對技巧：化解溝通難題

　　（一）客戶投訴 / 不滿：冷靜且解決問題

　　先安撫情緒：無論客戶投訴內容是否合理，先表達理解與歉意，如 “I’m very sorry to hear that you’re having this issue. This is not the experience we want for our clients, and I’ll do my best to resolve it”（很抱歉聽到您遇到這樣的問題，這不是我們希望客戶有的體驗，我會盡力解決），避免辯解激化矛盾。

　　明確問題與方案：耐心傾聽客戶完整訴求，記錄具體問題（如 “Product B has a quality issue—3 units don’t work”），若能當場解決，明確告知方案與時間 “ I’ll arrange a replacement for the 3 units immediately, and they will be shipped out tomorrow. I’ll send you the tracking number once it’s available”（我會立即安排 3 臺產品的替換件，明天發貨，有物流單號后馬上發給您）；若需后續跟進，告知客戶 “ I need to check with our production team and will call you back within 2 hours with a solution. May I have your phone number again to confirm?”（我需和生產團隊核實，2 小時內給您回電告知解決方案，能再確認一下您的電話號碼嗎？），讓客戶感受到重視。

　　（二）語言溝通障礙：靈活且確保準確

　　簡化表達：避免使用復雜句型、專業術語或俚語，用簡單句與常用詞匯，如不說 “We’ve implemented a new procurement protocol to optimize efficiency”，而說 “ We’ve changed our buying process to work more efficiently”（我們調整了采購流程，提高效率）；若客戶用母語夾雜英語溝通，可嘗試用客戶母語回應基礎詞匯（如西班牙語客戶說 “Gracias”，回應 “De nada”），拉近距離。

　　借助輔助工具：若口頭溝通仍有困難，提議 “Would it be helpful if I send you an email with the key points? That way you can review it later”（我把重點內容發郵件給您，方便您后續查看，這樣是否有幫助？），通過文字補充確保信息準確；必要時可邀請公司外語能力強的同事加入通話，說明 “ My colleague [Colleague Name] is fluent in [Language], and he can help clarify if needed”（我的同事 [姓名] 精通 [語言]，如需進一步解釋，他可以幫忙）。

　　（三）客戶提出超出權限的要求：禮貌且留余地

　　不直接拒絕：用 “我需要確認后回復” 替代 “不行”，如客戶要求 “Reduce the price by 10%”（降價 10%），回應 “I understand price is important for you. I need to discuss this with our manager and will get back to you by the end of today with our final offer”（我理解價格對您很重要，我需和經理溝通，今天下班前給您最終報價回復），避免直接拒絕讓客戶尷尬。

　　提供替代方案：若無法滿足客戶要求，主動推薦替代方案，如 “We can’t offer a 10% discount, but we can extend the warranty period from 1 year to 2 years for free”（我們無法提供 10% 的折扣，但可將保修期從 1 年免費延長至 2 年），通過其他增值服務留住客戶。

　　四、通話后的跟進與文化適配：提升客戶滿意度

　　（一）及時跟進：強化溝通效果

　　發送總結郵件：通話結束后 24 小時內，向客戶發送郵件，匯總通話核心內容（需求、解決方案、時間節點），如 “Following up on our call today: 1. You need 500 sets of Product A with delivery by [Date]; 2. I’ll send the updated quotation by Friday; 3. I’ll confirm the production schedule next Monday”（跟進今日通話：1. 您需 500 套 A 產品，[日期] 前交貨；2. 我周五前發送更新報價；3. 下周一確認生產進度），并附上相關資料（報價單、產品手冊），方便客戶查閱。

　　按時兌現承諾：若承諾客戶 “2 小時內回電”“周五前發報價”，嚴格遵守時間節點；若因特殊情況延遲，提前告知客戶 “Sorry to inform you that the quotation will be sent by 3 PM tomorrow instead of Friday, as we need to confirm some details with the factory. Thank you for your patience”（抱歉告知，報價需推遲至明天下午 3 點發送，因需與工廠確認部分細節，感謝您的耐心等待），維護客戶信任。

　　（二）文化適配：尊重客戶習慣

　　時間觀念：了解客戶所在國家的時間習慣，如歐美客戶注重準時，避免在其休息時間（如美國周末、歐洲午休時段）來電；若需跨時區溝通，提前郵件確認 “Would it be convenient for you to take a call at 10 AM your time (which is 10 PM our time) tomorrow?”（明天您當地時間上午 10 點（我方晚上 10 點）通話，您方便嗎？），體現尊重。

　　溝通風格：根據客戶文化調整溝通方式，如與日韓客戶溝通時，語氣需更謙遜禮貌，避免過于直接的表達（如不說 “Your request is not possible”，而說 “We’ll try our best to find a solution, but there may be some challenges”）；與中東客戶溝通時，可適當寒暄（如問候家庭、提及當地文化），再切入業務，符合其注重人際關系的習慣。

　　禁忌規避：了解客戶文化禁忌，如與歐美客戶溝通時，避免過度追問個人隱私（如年齡、收入），確保溝通氛圍友好。

　　結語

　　外國客戶來電應答的核心是 “專業、準確、尊重”—— 通過提前準備減少溝通障礙，用清晰的流程傳遞信息，以靈活的技巧化解難題，結合文化適配提升客戶體驗。記住，語言流利度并非唯一關鍵，讓客戶感受到 “被重視、信息可靠、問題能解決”，才是建立長期合作的基礎。

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