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            檔案管理:細微之處見用心

            時間:2022-07-21 08:08:38 檔案 我要投稿
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            檔案管理:細微之處見用心

              檔案管理——細微之處見用心

              檔案:由某人或某機構在處理業務時所產生或接收的文檔,并因其具有持續性的價值而被匯集與保存。

              整理檔案是一件比較瑣碎的事,往往我們會因此而感到厭煩,但事實上,只要花一點心思,找到合適的檔案管理方法,就不難達到妥善管理的目的。

              那我們如何讓才能做好檔案管理呢???

              一:性質分類法

              即依照業務性質或組織部門分類,如:人事、財務、業務、培訓等部門或性質進行分類,這樣做的好處是檔案簡明清晰。例如:業務方面,秘書應該把業務所需的一些資料,歸檔好,以方便業務所需。如:看房確認書,定金協議書、鑰匙托管協議等等。合同使用后將原件復印一份留在分行歸檔,而把原件送到總部財務歸檔。

              二:字母順序分類法

              即將歸檔檔案以所屬名稱或負責人的姓名,根據英文字母的先后順序排列,這種分類方法是最直接也最簡單的方法。

              三:筆畫順序分類

              即以漢字筆畫數的處理,按照單位名稱的第一個字或負責人姓名筆畫順序歸檔。

              檔案管理涉及到檔案信息的收集、整理、保管、鑒定、統計和有及時的提供有利信息,使檔案發揮其重要作用,從而更好地為公司以后的發展服務。

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