商務秘書禮儀

時間：2025-10-28 08:45:19 曉映商務秘書我要投稿

商務秘書禮儀

　　儀式是使用在正式場合的具有固定程序的一整套禮節，如國家的迎賓儀式、會議的開幕式、民間的婚禮等。那么商務秘書日常交往的禮儀有哪些呢?一起來看看!

商務秘書禮儀

　　商務秘書禮儀 1

　　1.見面禮儀

　　1.稱呼、致意、介紹和握手這些是人們平常見面時的禮節。與人交往，初次印象很重要.能否給人留下一個好的印象，往往取決于你與人見面后幾十秒鐘內的表現。

　　(1)稱呼。

　　在公務活動中，人們習慣按人的職稱來稱呼，一般在姓氏后面加上職務或職稱。

　　在國際交往中，一般稱男士為先生;對于女性,沒有結婚的稱“小姐”，對戴結婚戒指的(戴在左手無名指上的)女性，可稱“夫人”;對婚姻狀況不明的女性最為合適的稱呼是“女士”，稱“小姐”也無不可(不要看年紀大就稱夫人，如對方沒有結婚，這樣的稱呼會令對方感到不愉快)。有博士頭銜的，可稱“某博士”。

　　(2)致意。

　　這是最簡單、最常用的禮節。點頭、微笑，都是致意。致意的次序是:職位低者、年輕者、男性先向對方致意。

　　(3)握手。

　　為了表示歡迎、祝賀、慰問、鼓勵等意思，我們常常需要握手。

　　在公務活動中，握手的次序是:職位高者、年齡長者、地位尊者以及女士、主人先伸手表示歡迎等意思，職位低者、年齡輕者、地位卑者以及男士、客人也應及時伸手相握，否則，對方會感到尷尬。

　　在國內，我們習慣讓更需尊敬的一方先伸手。

　　在國際上，特別是最近以來,這一次序變得不太重要了,誰先伸手問題都不大，這是禮儀方面新的變化，值得關注。

　　握手時，目光要看著對方，不要游移不定，也不要看著別人，握手的力度要適中，不重不輕地握手幾秒鐘即可，不要握著手上下抖動，也不要長時間地握手談話(異性之間長時間握手而談的，只有情侶)。

　　有時涉外場合需要照相，握著的手則不要很快松開。

　　握手的時候，要脫下手套.女性除非戴著與服裝相配的、作為服裝整體一部分的手套，否則也應摘下手套。

　　日本人習慣鞠躬，一些阿拉伯人習慣行撫胸禮，泰國人則行合十禮，我們應該尊重他們的習慣。

　　各國的禮儀習慣千差萬別.秘書多了解這方面的情況,能夠更好地為領導當好參謀。

　　(4)介紹。

　　在涉外活動中，介紹是常用的禮節，是使陌生的雙方相識的必不可少的禮節。

　　介紹分為自我介紹和他人介紹兩種方式:

　　自我介紹的.基本內容有:姓名、職務(公務場合)或與主人之間的關系(社交場合)。

　　為他人介紹時：先要了解被介紹雙方有無相識的愿望或必要。一般來說，身份和地位懸殊的雙方就沒有必要介紹了。

　　為他人介紹時：講究介紹順序，即先把男性介紹給女性，把年輕人介紹給老年人，把職位低者介紹給職位高的，以此表示對后者的尊重。

　　在公務活動中，一般不考慮女士優先的原則，而是以身份、地位為首選因素。

　　2.名片禮儀

　　隨著社會的發展，名片已經成為社會交際中不可缺少的工具之一。名片主要用于自我介紹和建立聯系之用，也可作為簡單的禮節性通信往來，表示祝賀、感謝、辭行、慰問等。由于名片上記載了很多信息，因此受到人們的重視。

　　接待外國客人，尤其是日本、韓國的客人時，見面交換名片是不可省去的禮節。

　　1)名片的格式

　　(1)常見的名片規格是9cmX5.5cm和10cmX7cm兩種。

　　(2)名片文字的排印有豎排和橫排兩種。

　　(3)橫排時，一般左上角是任職單位和部門，姓名、職務在中間，通信地址、電話號碼、郵政編碼在右下角。

　　(4)豎排時，任職公司、部門寫在右上角，姓名、職務在中間，通信地址、電話號碼、郵政編碼在左下角。

　　2)名片的放置

　　(1)隨身攜帶的名片，應放在易掏出的地方，如衣服的上衣口袋。

　　(2)一般來說，名片最好放在專用的名片盒或名片夾中。

　　(3)存放他人的名片也應放入專用的名片簿中，既示尊重，又便于查找。

　　3)名片的交換

　　(1)要雙手拿住名片上方把字正面朝向對方，以齊胸的高度遞上，并說“這是我的名片，請多指教”這樣的話。

　　(2)接受名片時，也要畢恭畢敬，雙手捧接，接過后，一定要仔細看一遍，不懂之處當下請教。有時可以有意識地重復一下對方的姓名和職務，以示仰慕。

　　(3)絕對不可以用一只手去接名片，看也不看一眼就裝進口袋或放到桌子上。

　　(4)若要把名片放桌子上，不能在名片上壓東西。

　　(5)如果一次同很多人交換名片，且都是初交，那最好依照座次來交換，并默記對方的職務和姓名，以防弄錯。

　　4)名片的索要

　　向他人索要名片時，不要直接開口，而是要含蓄地向對方仔細地詢問姓名、單位、地址、電話等。如“XX先生、小姐，今后想向你請教，怎樣能找到你?”、“XX先生小姐，今后怎樣和你取得聯系?：”。若對方愿意，一定會送給你一張名片。

　　3.拜訪約會的禮儀

　　(1)預約

　　在現代社會，拜訪以前先預約，已是約定俗成的規矩，應盡量不做不速之客。

　　(2)拜訪前的準備

　　“有備而來”的成功率會比隨意而訪的成功率大得多。

　　準備得越充分，拜訪和商談就會越順利。

　　首先，要做好背景材料以及相關文件的準備工作。

　　其次，要做好心理準備。

　　再次，要做好服飾準備。

　　(3)赴約

　　遵時守約的原則。遵守時間是涉外人員最基本的素質之一。

　　涉外秘書要多了解拜訪對象的風俗習慣，以免拜訪時產生溝通障礙。

　　約束自己的言行。不論是公務拜訪，還是私人拜訪，都要注意自己的言行舉止，做到舉止得體而不拘謹，目光專注而不游移,聲調適度而不過高，話題明確而不犯忌。

　　公務拜訪時:要先向對方負責接待的人員打招呼，報上自己一行人的單位、姓名以及拜訪對象的姓名,然后安靜耐心地等待接見.

　　在會客室等待接見時:不可大聲談笑，也不要對會客室的布置指指點點，要按照接待人員的安排就座，安靜等待。

　　(4)及時告辭

　　要想做受歡迎的客人，及時告辭是要點之一。這一舉動能表現出對主人的理解和尊重，并且也能表明我方的工作效率和修養。

　　4.談話的禮儀

　　(1)語言與話題的選擇

　　在對外交往中，選用的語言是有講究的。

　　在正式的官方活動中:需要使用本國的國語，以體現國家主權的尊嚴。

　　在非官方的商務活動中:可以使用國際通用的語言或是雙方都懂的語言，或者配備翻譯。

　　話題的選擇，不僅僅是技巧問題、禮儀問題，有時甚至可以成為政治問題，以致造成外交方面的糾紛，所以務必要小心.

　　以下的話題，是應該避開的:

　　①政治話題。

　　②個人隱私問題。

　　③非議他人

　　④庸俗下流的話題。

　　(2)談話的態度

　　在對外交往中，我們總會發現雙方的觀點、處理問題的方法有許多不同之處。

　　在談話態度上表現在以下幾個方面:

　　①誠懇坦率。

　　②明確直率。

　　③堅持原則。

　　(3)聲音與語氣

　　在涉外工作中，秘書特別要注意控制自己的音量。中國人說話的聲音一般比較大。但在國際禮儀中，以說話聲音適度為有修養。

　　所謂的適度:是以能讓參加者聽清而不影響其他的人為準,這樣的音量相對于中國人來說是偏低的。

　　另外，語氣很重要:

　　一方面語氣要體現禮貌，多用謙詞敬語;

　　另一方面，不論對方單位規模多大、多么著名，己方也要不卑不亢，不能曲意奉承、委曲求全，以至于丟失了自己的人格和國格。

　　(4)傾聽者的禮貌

　　作為傾聽的一方，相對比較被動。

　　傾聽者應該學會從談話中獲得有益的信息。

　　作為傾聽者，要和說話者有眼光上的交流和語言上的呼應。

　　商務秘書禮儀 2

　　聽電話

　　公司接聽電話應該是非常正規的——在禮貌稱呼之后，先主動報出公司或部門的名稱。如：“您好，這里是**公司，請問您找哪位?”。很多人會習慣性的有防備意識或覺得不重要，接聽電話時不報備自己的崗位或名字。但往往在這些小細節方面才是體現教養的禮貌性。

　　在長途電話的禮儀細節中，當你給別人打長途電話請求別人的幫助，如果對方正好不在，你應該選一個合適的時間再打過去，最好不要讓對方回電。

　　如果打電話撥錯了號碼，應當禮貌地說一聲“對不起，我撥錯了號碼”。如果接到撥錯的電話，應當客氣地告訴對方打錯了，請他重撥，不要使對方難堪。

　　如果是在跨國公司的辦公室，來電必須在第二聲鈴響之后迅速接起，如果在鈴響超過三聲后才接聽，就要禮貌地說一句“抱歉，讓您久等了”。

　　當來電話的人說明要找誰之后，通常有三種情況：

　　一是剛好是本人接電話;此時應該回答“我就是，請問您是哪位?”

　　二是本人在，但不是他接電話，需要轉接;此時應該這么說“他就在旁邊，請稍等。”或者“請稍等，我幫您轉過去，請問您貴姓?”。

　　三是他不在辦公室。接電話的人要這么說“對不起，他剛好出去了，您需要留話嗎”不要只說一聲“不在”。

　　還有一種情況是，如果你和某人正在他的辦公室談話，此時電話突然響了，該怎么辦呢?當對方接到緊急電話時，你需要請求是否要避嫌“請問，我是不是該出去一會兒呢?”。第二是談話中你接到緊急電話，你應該這么說“對不起，我得接個電話”。

　　總之，接電話的禮儀就是不要留下不愉快的交流，給人好的心情，自己心情也會變好。

　　秘書應有的電話禮儀

　　秘書就是一個企業的窗口，很多人都是通過這個職務來認識企業的商務形象。作為一名秘書，要懂得基本的商務禮儀，特別是電話禮儀。很多公司應聘秘書的要求也有考核面試者是否有良好的電話禮儀。

　　商務環境中，秘書接聽電話時，首先要能區分什么電話需要她本人直接轉給老板，什么電話需要她自己來處理，而什么電話又需要轉給其他的人。

　　換句話說，作為秘書，一頂要多了解公司，清楚什么人負責什么事，以便當老板不在的時候，知道將電話轉給其他也有能力解決此類問題的人。這對秘書職業素質的培訓至關重要。

　　做好電話留言

　　當別人給你打電話時，禮貌的做法是當天回電給對方。如果你沒接到電話，最好是兩天之內回電。如果你實在沒辦法立即回電，那么，在兩天之內，請別人替你回電。

　　在辦公室里，當你接聽恰好外出辦事的同事的電話時，要替同事做好電話留言，包括來電者的'姓名、電話。在家中也是一樣。無論是生活中，還是工作中，我們都應當多替他人想。

　　現在很多人都在電話上安裝了錄音裝置，外出時將其打開，就可以把打來的電話留言錄下來。在錄制自己的話音時，要注意措辭。

　　如果是公司電話，可以這么說“您好，這里是**公司，我們的辦公時間是工作日早九點到晚五點。請您聽到提示音后留言，謝謝!”

　　如果是住宅電話，直接說“您好，請留言，謝謝”便可，而不必過多透露個人消息。給別人留言時，最重要的是清晰地說出你的姓名，慢慢地講出你的回電號碼和簡潔的信息，最好能將電話號碼慢慢地重復一遍。

　　商務秘書禮儀 3

　　(1)秘書著裝的基本要求：

　　第一，色彩要素。俗話說：“沒有不美的色彩，只有不美的搭配。”色彩如果搭配合理，就會恰到好處，取得事半功倍的效果。反之，如果搭配不合理，就會失去整體美，破壞視覺的和諧美感。女秘書的職業裝色調應該單一一點，不可以“色彩斑斕”。女秘書應該多多注意“三色原則”。三色原則是在國外經典商務禮儀規范中被強調的，國內著名禮儀專家也多次強調過這一原則。所謂“三色原則”，是指全身上下的衣著，應當保持在三種色彩之內，即女秘書的套裝、襯衫、鞋襪，一般不應超過三種顏色。這是因為從視覺上講，服裝的色彩在三種以內較好搭配。一旦超過三種顏色就會顯得雜亂無章。

　　第二，體形要素。人有高矮、胖瘦之分。絕大多數人體形上或多或少受到一些先天局限，有這樣或那樣的缺陷，這就需要通過服裝搭配加以彌補和修飾，使自己更具美感。首先要了解自己的體形特點，再選擇適合的職業女裝，自然會達到理想效果。比如H形體形，屬于偏胖，沒什么腰身，這類女秘書適宜選擇腰身合體、線條簡潔的職業裝。I形體形，屬于偏瘦，適宜選擇衣領處有褶皺，配有飾邊的衣服。Y形體形，就是腿部可能長得比較修長，線條比較好看，上半身不適宜穿緊身衣，所以要求上面相對寬松，就轉移了別人的視線。

　　第三，膚色要素。選擇與搭配職業女裝時也要考慮自己的膚色，服裝的色彩要與自己的膚色相協調。

　　第四，年齡要素。女秘書的年齡不同，應選擇不同的服裝。年輕的女秘書可以選擇紅、粉紅、黃、綠等色彩比較鮮艷的顏色，款式上選擇比較時尚、前衛，如西裝上衣是單個扣的，因為她們有活力與朝氣。而年齡較大的女秘書一般選擇黑、灰、海軍藍等顏色，款式的選擇上比較保守，這樣可以凸顯她們的成熟與穩重。

　　(2) 稱謂的選擇和使用

　　一般情況下，在商務活動中，有兩套稱謂方法，第一種就是稱對方為某某先生、某某女士，這也是最為穩妥和最為普遍的一種稱謂方式;

　　第二種我們可以稱呼對方為某某經理、某某主管、某某總監，以及某某領導，就是說直接稱謂他的職務。

　　(3) 握手

　　握手的'次序，一般都是女士先伸手，男士再握手。領導和上級以及長輩先伸手，下級和晚輩再握手。

　　握手時，對方伸出手后，我們應該迅速地迎上去，握手的時候最應該避免的是很多人互相地交叉握手。

　　握手時還要避免上下過分地搖動。

　　(4) 相互介紹

　　在相互介紹的時候，應該注意順序的選擇，一般先由職位高的人開始介紹，如果是分為主方和客方的話，應該是先把主方介紹給客方，然后再把客方介紹給主方。

　　(5) 互換名片

　　要雙手拿出自己的名片，這時候有一個停頓，要注意將名片的方向調整到最適合對方觀看的位置，再雙手遞過去。雙手接過對方的名片，要簡單地看一下上面的內容，既不要把它直接放在兜里或放在其他位置根本不看，也不要長時間地拿在手里不停地擺弄，而應該把名片放在專用的名片夾中，盡量避免把名片放在口袋中，或者放在其他的位置。

　　(6) 其他注意事項

　　社交場所是禁止吸煙，禁止大聲喧嘩的，要注意音量的控制

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