檔案館搬遷方案

檔案館搬遷方案

　　檔案館搬遷方案

　　搬遷前規劃準備

　　一、規劃新館館舍布局

　　檔案館建設是檔案事業持續穩定發展的基礎和保證，努力把各級國家檔案館建設成為“五位一體”的公共檔案館，是實現檔案事業跨越式發展的重點目標。

　　所以，檔案館新館建設對每個地方來說都是新的里程碑，是實現管理水平、服務水平跨越式發展的重要機遇。

　　而新館功能區域的劃分、各種功能用房的分布、館藏檔案資源的布局、柜架桌椅等不同設備的需求數量及擺放位置等，是每個檔案館新館規劃設計時應考慮的基本要件，更是在建成使用前要面對的現實問題。

　　1　根據功能要求合理規劃檔案館新館布局

　　鑒于檔案館特殊性，按照其使用功能一般分為庫區、對外服務區、業務技術區、辦公區和附屬用房區等。

　　檔案館新館布局應根據功能要求和工作流程進行合理規劃，做到既能滿足功能分區，又便于前后工作銜接，保障利用者得到靈活、迅速、周到的服務。

　　各類用房要凸顯實體保管、閱覽接待、開放利用、展覽教育、技術處理、辦公會議、干部培訓、學術交流、公眾休閑、對外服務等功能，并在平面布局中做到功能分區明顯。

　　如庫區要求相對獨立，對外服務區應單獨設置出入口，鍋爐房、變配電室等可能危及檔案安全的附屬用房，在整個布局中應與庫區保持一定安全距離;對外服務區、業務技術區、辦公區應具有良好的自然采光和通風條件;館內道路規劃應與城市道路或公路連接，符合消防和疏散要求并便于檔案運送、裝卸;保證足夠綠化用地、集散場地、道路、停車場等;使室外公共區域其既可在平時作為公眾休閑的場所，又可在災害發生時成為人員疏散和臨時應急避難的場所使用。

　　2　科學、合理劃分、布局檔案館新館館藏

　　要根據檔案館收藏檔案資源的特點(如載體、內容、性質等不同)，結合新館建筑結構，科學、合理地劃分館藏存放區域。

　　檔案館館藏布局是檔案館百年大計，一旦確定一般不容易改變，需要有一定前瞻性。

　　應根據新建檔案館的建筑結構、建筑空間分布及各空間檔案資源的承載量、館藏檔案特點和各類檔案館藏量、擬藏量、各類檔案資源的閱流量及利用者流量來科學規劃，對館藏區域進行合理布局(如設置紙質檔案庫、特殊載體檔案庫、實物檔案庫、資料庫;珍貴檔案實體，還要安排特殊庫房作為特藏庫)，將新館館藏組成一個高效、有序的有機整體，并科學安排館藏出入庫和提供利用的流動路線。

　　既保障館藏檔案安全，又方便利用者，同時維護檔案館工作人員正常工作環境。

　　3　通過室內環境布局體現現代檔案館管理與服務理念

　　確定館藏檔案布局之后，接下來是設計各功能區域的室內布局。

　　要考慮柜架位、柜架距、閱覽桌桌距、工作臺擺放等。

　　要合理利用檔案館有效面積，避免空間浪費。

　　作為全新檔案館，要從利用者視角出發，綜合考慮閱覽室內及其他服務區域的空間感、視覺感、行為感，通過有效家具設計與擺放，最大限度為利用者提供舒適、平和、親切的閱覽環境。

　　同時，還應充分考慮工作人員辦公區域和其他功能區域的室內布局，使其具有可塑性，能根據形勢需要，較容易做出局部調整。

　　在此基礎上，運用Auto CAD軟件，先繪制出每個樓層的布局平面圖及每個房間的平面效果圖，在現場和圖紙上標明舊址相關各區域、場所及檔案柜架、閱覽桌、工作臺和其他設備的統一編號，以確保搬遷人員能夠迅速準確地找到每一件物品的歸宿，擺放一步到位，節約時間和人力。

　　二、確認新館各項建設指標

　　新館交付使用前，要按照《檔案館建筑設計規范》對新館建設情況進行全面驗收，重點驗收安全、消防及恒溫恒濕系統的設置及質量情況，新機房環境(包括室電系統環境、供電系統環境、供電系統線路情況的確認，各種電壓測量，UPS供電系統檢測量)，確認每項驗收內容都達到標準要求。

　　三、成立搬遷工作領導小組

　　檔案館搬遷工作必須遵循“統一領導、分工負責、協調配合”的原則，成立搬遷工作領導小組及各區域工作小組，明確職責。

　　領導小組職責：負責組織、策劃本次搬遷的全面工作;討論制定搬遷工作方案并組織實施;協調搬遷工作中出現的矛盾和問題;及時調度搬遷的進程;協調好參與搬遷工作的部隊或搬遷公司在搬運物品時做好物品的防護工作。

　　各區域工作小組及負責人職責：負責區域搬遷活動的指導與組織;負責區域搬遷活動的監督;負責執行搬遷活動工作方案的實施;協助領導小組組長處理在搬遷過程中出現的問題;及時調度負責區域內的搬遷活動的進度;協調做好搬遷過程中物品的防護工作。

　　四、查驗清理館藏與固定資產

　　檔案館搬遷，正是對館藏檔案資源全面查驗、對固定資產進行清理的大好時機。

　　可對發現與確定的錯庫、錯架、錯類、錯號案卷(或資料)進行校正;通過清理對館藏水平做一次系統、階段性的總結和優化，讓新館在較優基礎上起步。

　　1　清點館藏

　　對檔案資源進行“核賬”，可以利用案卷目錄、分類目錄等對檔案資源逐卷逐冊逐件核對。

　　做到對館藏心中有數，為新館確定柜架份額準備好可靠數據。

　　此項工作量較大，需提前進行。

　　2　館藏整序

　　即檔案資源的有序化，是對館內各檔案庫、資料庫所藏資源進行全面的整序、歸類、排架、鑒定、剔舊、核銷等工作。

　　在搬遷前將所有未按系統排列的檔案資源，例如柜架緊張時，下架的和“亂架”的檔案、資料等，按檔號(資料編號)統統歸位;對現有檔案資源進行全面檢查、鑒定，剔除過期、到期、無保存價值的檔案資源，卸下包袱，輕裝搬遷。

　　使檔案資源個個“貨真價實”，為那些重要的、利用率較高的檔案資源騰出空間。

　　3　確認家當

　　即按部門清點現有檔案柜架、閱覽桌椅、儀器設備、辦公家具等固定資產，清理庫房內存放的物品，具體列出應搬遷的設備、物品和損壞、報廢的設備、物品明細，匯總造冊。

　　掌握區域空間柜架特點及其規模。

　　此外，還要明確需要增添的設備、配件等，及時申請。

　　在此過程中，對各固定資產及其位置要有總體認識;對廢舊、損壞的物品要登記去處，提前處理不要物品，不遺留任何問題。

　　4　實施保護

　　搬入新館前對查找出來的問題，根據輕重緩急，逐一解決。

　　主要是對紙質檔案進行除塵、消毒;對“病檔”進行登記，對不規范的檔案進行重新整理或者有重點的搶救性保護措施(如復印原件備查，進行縮微、數字化等);對特種載體檔案要進行除塵、清潔、干燥等。

　　就原有網絡設備而言，繪制出現有網絡設備的列表和拓撲結構圖及搬遷后的物理布置圖、連接

　　圖、線纜號圖;對所有關鍵數據(包括程序、數據庫、各服務器的配置參數、操作系統等)進行備份;提早解決各個設備及其線纜、信號燈、液晶顯示屏等存在的錯誤;對網絡設備保潔處理等。

　　五、準確無誤地測定柜架位

　　館藏柜架位的測定是檔案館搬遷過程中重要步驟。

　　由于新舊館合承載量、庫位布局、館藏量均存在差異，故原有館藏各類檔案資源實體需要重新組合和布局，以便更好地利用。

　　為此，必須進行柜架位測定，據此編制《舊館、新館檔案存放對照表》、《新館檔案存放方案》，定位每節柜架。

　　館藏柜架位的測定主要包括測量計算在架存放各類檔案資源實體的實際長度、存放各類檔案資源實體的預留發展空間，要在新館儲存檔案資源實體的各個獨立空間里的檔案柜架上事先標出編號。

　　館藏柜架位測定準確無誤，可節省人力、物力、財力，降低損耗，加快搬遷速度。

　　六、選擇合適的搬遷方法

　　一般搬遷方式：一是打捆、下架、裝箱(裝袋)，然后裝入大中型貨運車運送至館藏地，再開箱(袋)、解捆、上架、排序，這種方法比較適合新舊館距離比較遠的檔案館的搬遷;二是打捆、下架、裝車運送至目的地，再解捆、上架、排序，此種方法則適合新舊館距離較近的檔案館的搬遷;三是下架、裝上推車(或其他搬運工具)，由人組成傳送帶運送至上架架位，上架、排序，此種方法適用于同一樓層或跨樓層的搬遷。

　　以上方法不足之處：首先，需要有較大的空間有序地排放已經下架的包和捆;其次，無法準確控制館藏實體的排列架位及預留今后發展的架位空間;再次，一旦次序發生混亂，如一捆或幾捆、一包或幾包案卷出現錯誤，整個布局將隨之發生混亂，需要重新排序;第四，整個搬遷過程無法進行有序控制，容易發生亂堆亂放的情況，為后續的工作帶來困難和不便。

　　所以，搬遷過程中應根據實際情況，靈活使用。

　　七、制定詳細的搬遷實施方案

　　搬遷工作應在“人員安全、檔案安全、保密安全”的總要求下，制定詳細、合理、可行的搬遷實施方案，內容包括搬運日期、檔案資源的種類和柜架的類型、數量、搬遷的起始地點、運輸路線等。

　　與此同時，需充分考慮影響搬遷進度的主要因素，估計搬遷工作中可能遇到的問題與難點，包括安保、搬運、通電、天氣問題等，提出解決措施和應急方案，并成立相應工作小組，明確每一道工序，把搬遷工作細化到每個人。

　　八、準備搬遷所需工具及用品

　　主要是指搬遷過程中所使用的運輸工具(如搬運車輛)及打包、搬遷用品(如記號筆、封口膠、紙箱、繩子、螺絲刀、錘子、鉗子、裁紙刀、報紙、泡沫等)的準備，為搬遷工作提供物質保障。

　　搬遷中的過程控制

　　搬遷中的過程控制是檔案館搬遷的實質性階段，包括檔案資源及辦公設備搬遷兩大部分。

　　要進行“預搬試驗”，精確計算搬遷全程所需要時間。

　　在驗證此方法可行之后，進行人員調配、戰前動員和說明搬遷注意事項，開始運作，以達到搬遷成本最小化。

　　一、組織調配人員

　　搬遷前期，領導小組要召開由全體工作人員參加的搬遷動員大會，宣布搬遷思路、搬遷方案及各部門、搬遷工作小組和每個人的職責，充分調動積極性，全力以赴投入工作。

　　在搬遷實踐中，全員全程參與，領導小組統一組織和調配人員，責任落實到人。

　　二、檔案資源搬遷

　　1　打捆

　　檔案館在暫停對外服務，告知社會和民眾閉館情況的基礎上，把館藏案卷、資料逐一卸下，貼上印有庫室號、柜架號、全宗號、起止號、盒數(或卷數)、裝箱人等標識的標簽。

　　標簽應不小于捆扎包的三分之二，盡量使用毛筆書寫，用塑料繩捆扎結實并用膠帶封好。

　　同時要把每捆(包、袋)的數據記入“賬冊”，以便遷入新館時把同類的捆(包、袋)放到相應架位旁。

　　打捆質量好，編號質量高，才能保證檔案資源搬運的有序進行。

　　2　搬運

　　搬運主要包括檔案資源出庫、裝車、運輸、卸車、入庫5個環節，可以請武警或專業的搬家公司協助完成。

　　負責檔案資源出庫登記的工作人員要認真記錄檔案資源出庫情況，記錄出庫的是何類檔案，其捆(包、袋)號是多少，以及該車共裝了多少捆(包、袋)案卷。

　　裝車時，要注意按館藏區域順序裝車，保持裝車過程有條不紊。

　　運輸時檔案館要配備專門的押車人員，人要在場并跟車押運，防止車上的檔案資源在運輸過程中掉落下來。

　　卸車時嚴禁“扔包”，防止“散包”、“掉包”，出現問題及時解決;要明確所運載檔案資源的入庫位置，并清點捆(包、袋)數，與裝車時所登記的捆(包、袋)數進行核對，確保準確無誤，然后組織人員把各類檔案資源直接搬運到所對應柜架附近。

　　3　上架

　　把每捆(包、袋)檔案直接“對號入座”，及時上架，不遺留一捆(包、袋)，保質保量完成上架任務，避免庫內大倒架及轉庫現象發生。

　　三、固定資產搬遷

　　檔案柜架、閱覽桌椅、儀器設備、辦公家具等固定資產搬遷的組織過程主要體現在拆卸、裝箱、搬運、安裝等環節上，同樣需要做好科學、周密、細致的設計。

　　1　進行拆卸、整理和保護性包裝

　　各部門對自己管理和使用的、需要拆裝的辦公設備和家具進行拆卸、整理和保護性包裝(如對電腦主機、顯示器和及其他易掉易損部件拆卸，用專用纏繞薄膜進行分類纏繞，確保成為各個獨立的整體，便于搬運)，員工要將自己的私人物品裝箱、封口。

　　2　統一編號、粘貼標示

　　參照平面圖對新址的工作站點在顯著位置貼上統一名稱、編號(此編號一旦確認，有關部門舊址所有的辦公設備和家具統一使用該編號，以便搬運人員能迅速找到搬運過來設備和家具的具體位置，并且擺放在確定位置上，為接下來整理辦公設備提供最便利準備)，貴重、易碎物品應特別注明。

　　3　對設備進行分類登記

　　據此制作《舊館、新館辦公設備擺放對照表》。

　　4　根據搬遷前登記冊或《舊館、新館辦公設備擺放對照表》實施搬運

　　這部分工作可以請武警或專業的搬家公司來協助完成。

　　對照事先繪制出的新館各功能區域室內布局平面效果圖，在給定的區間內對號擺放檔案柜架、閱覽桌椅、辦公家具、儀器設備等，盡量做到一步到位。

　　若繼續使用原有檔案柜架等設備，在不影響舊館館藏檔案安全的前提下，須在檔案資源搬運之前完成拆卸遷移并安裝到位。

　　搬遷完畢后，所有物品出舊館和進新館均需要相關負責人簽收確認;各區間搬遷工作小組在其負責人帶領下檢查原辦公室設施是否完好、是否有應搬而未搬的物品、淘汰柜桌是否清空等，關好門窗、水電，打掃好原辦公室衛生，將原辦公室鑰匙交至行政工作部門。

　　搬遷后的整理收尾

　　主要包括上架檔案資源的整理及自動化系統的安裝和調試等。

　　1　檔案資源的整架和細排架

　　在時間短、節奏緊及勞動強度大的狀況下進行檔案資源的搬遷，難免會出現一些問題，諸如：檔案“亂架”。

　　為此，在所有檔案資源上架后，檔案館需專門成立檔案上架檢查小組，按照搬遷前登記的明細逐一檢查核對，對排列有誤的及時抽出使其歸位，并請相關負責人簽收確認。

　　同時，要針對新館檔案的排架情況著手調整每類檔案的架標，以方便查找。

　　2　自動化系統的安裝和調試

　　設備到位后，安裝調試小組成員要及時安裝、檢測并調試網絡設備是否正常運行，為開館做好充分準備。

　　主要是服務器、電腦等設備的安裝和測試網絡是否通暢。

　　根據先總機房、利用者服務部門后其他部門的原則，安裝并調試檔案館的服務器、工作用機、利用者檢索用機以及電子閱覽室的電腦設備等。

　　3　為新館繪制平面導航圖

　　導航圖可以讓初到檔案館的利用者、來訪者能夠清楚了解新館各房間的功能，各職能部門所在位置，盡快熟悉方位。

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