企業辦公自動化推廣中的公文管理
企業辦公自動化推廣中的公文管理【1】
摘 要：企業的公文管理包括制文和收發文，是個企業辦公室工作的重要內容，能否做好都會直接影響到黨和國家方針、政策，上級決策和企業決策的貫徹執行，也直接影響企業的職能發揮和職責履行。
關鍵詞：企業;辦公自動化;公文管理
隨著企業辦公自動化逐步推廣，對提高企業辦文、辦事、辦會效率起到積極的推動作用，結合實際運用，現就辦公自動化給公文管理帶來的便利和辦公自動化平臺下公文管理中存在的問題，及如何在辦公自動化推廣中保證公文管理的作用作一淺析。
一、公文制作按流程運行方便、省事、快捷，易出現問題環節需注意
辦公自動化平臺下，公文制發的優勢非常明顯，一是發起單位不必一級一級找部門、分管領導逐級審批，只需按流程做好監督。
其間，公文的修改、校對、用印具體時間、修改人員都會留下內容，對事后查閱辦文細節方便有效。
但對急件的處理，不如紙質文件方便、快捷。
在實際操作中，部分公文(尤其上報請示等)需特事特辦，未按規定走網上的流程，這時辦公室需做好這部分紙質文件的審核、校對、歸檔的適時監督，對發放范圍不作限制的可公布文件，做好PDF文件的網上公布。
二是網上發布文件減少了紙質文件的印發，大大減少了制作成本，避免了不必要的的浪費。
同時網上發布的文件，點擊率大大提高，擴大的文件的閱讀范圍，提高了文件在職工中的周知性和執行力。
但在實際運用中，辦公自動化平臺在文件管理中還存在一定的不足。
一是在文件制發過程中，發起人的校對是在領導審批后出現的環節，發起人的校對、修改有可能是個別文字的修改，與原起草的文件無根本的影響和沖突;但也有可能是與起草文件有較大出入的修改，這使文件與原起草文件有根本的不同，與領導審批的內容有根本的不同，從而使發布的文件與領導審批的意思有較大的出入。
而在這個過程中辦公室審核人員無法實現有效監督，對此辦公室應在最初制定流程中需加以注意，把校對放在辦公室審核中或用印前的排版中，使文件生效前始終都處在辦公室的的審核監督中。
二是文件發布后，受閱者閱讀電子版文件不如紙質文件習慣與方便。
三是有需要下發執行的文件，發起部門需下載，而所下載的文件是電子印章，按檔案管理規定的要求，下載后的文件效力相當于復印件，執行效力不如原件。
在具體操作中，辦公室應及時提醒發起部門，在用印前寫明文件印發份數，并在加蓋電子印章前，與辦公室及時溝通，打印適量的需用文件，加蓋印章，以提高公文的效力，避免不必要的麻煩。
二、收文管理更快速、便捷，具體操作中要做到緊急文件提前通知不誤事，重要事項事中催辦多提醒，需落實文件事后督辦查落實
辦公自動化平臺為收發文管理提供了優勢管理平臺，機要人員不必再拿起厚厚的文件夾，一個領導一個領導地辦文了。
收文管理流程使公文傳閱實現了平行管理，一份文件可以實現幾個部門同時批閱，大大縮短了辦文時間。
但缺少了文件傳閱中的當面提醒、催辦作用。
一份文件如果有一個環節延誤，整個流程都會延緩流轉速度。
為此，在實際操作中，需要機要人員認真閱讀文件內容，依據經驗，將文件分門別類，按機密等級、輕重緩急分別處理。
對機要文件，嚴格按保密規定，做好登記、在密級范圍內傳閱。
對普通文件，有時間、任務要求的，按時間限制，做好提前通知，以便相關部門做好事先準備工作;對重要事項，做到適時網上跟蹤，及時催辦，縮短流程運作的時間，避免因一個部門的拖延，使整個流程無法及時結束現象。
對需落實的事項，參照紙質文件傳閱規定，按領導要求，做好督辦工作。
三、文件查閱更方便，收發文登記、歸檔需更細致
辦公自動化平臺為文件制發提供了更加便利的平臺，依據檔案管理規定，文件需加蓋印章后方可成為正式文件歸檔。
為此，辦公室必須結合OA辦公自動化平臺文件的審批卡、做好正式文件的下載、用印、立卷、歸檔工作。
辦公自動化平臺為收發文提供了快速便捷的文件傳閱流程，提高了公文的辦文效率。
但對收文的登記，特別是存檔提出了新的要求，作為辦公室機要部門必須牢樹保密意識，掌握較強的業務技能，在文件密級鑒定和緊急程度的鑒別上有一個較好的把握，在方便辦文的同時，嚴格按《保密法》規定做好文件密級鑒定、管理，同時做好來文的登記、掃描、上傳等工作，以確保文件的查閱、歸檔。
四、既享辦公自動化平臺的便利，加緊系統的推廣運用
在實際操作中，常常會遇到這樣的問題，文件傳至某領導、某部門，特別是公文傳閱中不常涉及到的部門，流程就會停滯不前，若不催辦，文件可能會在網上掛上幾天甚至更長。
具體原因是，在系統推廣中，大家雖然都學習了使用方法，但不主動運用，平常無事不會主動打開網頁瀏覽，所以對偶爾到來的“待辦文件”不知道，有的甚至是時間長了不用競忘記操作方法。
對此，在辦公自動化推廣的進程中，辦公室人員要加強學習，既要結合實際使辦公自動化平臺更符合企業自身管理實際;更要做好推廣，特別是在領導層的推廣，使他們充分認識到辦公自動化給工作帶來的便利。
領導的帶頭運用，不僅能推動系統的應用，更是提高系統運用速度、效率的關鍵和保證。
辦公自動化平臺一般都是以企業辦公室為主管部門的，自動化辦公平臺，其含量巨大，為企業辦文、辦事提供了強大的平臺，為公文管理更加科學化、效率化提供了強有力的保證。
在系統推廣過程中，應結合企業實際，與開發公司合作，自主設計，以使用更合理;積極推廣，以應用更加廣泛;靈活運用，以作用更巨大。
辦公自動化系統中的電子公文管理【2】
[摘要]信息技術的發展引發了辦公領域里的一場革命，隨著辦公自動化(OA)技術的發展與應用，實現電子公文管理勢在必行
[關鍵詞]辦公自動化：電子公文管理
一、辦公自動化的由來及發展
辦公自動化(OA)一詞始見于1948年，它是數據處理的同義詞，20世紀60年代以來，在微電子技術和通信技術迅速發展的推動下，辦公室開始了以自動化為重要內容的“辦公室革命”，其目標是借助先進的信息處理技術和計算機網絡技術來提高辦公效率和質量，將管理與辦公活動納入到自動化的軌道中。
20世紀70年代，世界先進國家已經開始啟用OA系統辦公。
20世紀80年代，隨著局域網絡技術和遠程通信技術的發展，辦公自動化開始走向系統化、標準化、結構化、網絡化、綜合化。
隨著我國科學技術的飛速發展，辦公室的工作方式發生了巨大的變化。
實現OA系統辦公，大大提高了辦公效率，改善了辦公環境，使人們從原先繁重的重復性，例行性的辦公事務中解放出來，從而有更多的時間和精力投放在更需要人的思維來考慮和解決的問題上。
當前，用于辦公室工作的技術越來越先進，設備越來越多，功能越來越強，性能也越來越高，這些技術和設備對辦公室工作提供了有力的支持，在不同程度上為辦公室工作的自動化提供了現代化的推動手段。
二、辦公自動化系統中電子公文管理的發展趨勢
(一)公文管理操作界面簡單化
公文管理工作人員利用簡單化的操作界面方便、簡單、迅速的工作。
方便就在于功能的高度集中和智能化的提醒。
簡單在于將復雜的信息錄入簡化為鍵盤、鼠標的重復操作，簡單重復的操作有效提高了信息錄入的速度。
(二)公文管理制度標準化
目前，公文管理沒有統一標準，這給信息資源交換和共享帶來一定的困難，同時數據的重復輸入，也造成了資源的浪費。
公文管理工作的標準化問題包括公文的傳遞、運行、行文規則、主題詞標引、歸檔工作制度以及操作標準等。
三、撫順石油化工研究院公文管理的現狀
(一)傳統的公文管理
2006年以前，我院收、發文的管理流程大部分采用半人工處理方式，由辦公室專人手工登記收發文，對文件進行分發，傳閱，催辦。
公文辦理完畢后，第二年移文到檔案室進行歸檔。
檔案人員在接收移交文件后進行歸檔記錄時，也同樣要登記收發文的文號、標題、文件形成時間等重要信息，再一次錄入計算機。
這樣做帶來的結果是錄入信息的重復工作，造成了公文管理與檔案管理各行其是，檔案人員處于“交什么、管什么，收多少，存多少”的被動局面。
這樣就難以達到信息的共享、資源的共享。
這給公文的檢索與利用帶來了諸多不便，急需改進。
(二)改進后的電子公文管理
作為現代企業信息化的重要組成部分，辦公自動化系統無疑是增強企業素質和競爭力的利器，對辦公效率的提高和辦公成本的降低起著積極的作用。
2006年，我們使用了總部統一配置的中國石化公文傳輸系統，至此，我院公文管理的流程實現了自動化，解決了中石化各單位，各部門之間協同工作的問題，實現了高效率的協作。
我們都知道，各單位都存在著大量流程化的工作，例如：公文的處理，收發文等，都是一些流程化的工作，通過實現工作流程的自動化，就可以規范各項工作，提高單位協同工作的效率。
目前，我院收發文程序如下：
發文程序擬稿→審核→復核→簽發→用印→分發
收文程序：簽收登記(做閱文處理單)一擬辦(辦公室主任批示)→批辦(院領導批示)→承辦(相關部門具體辦理)→催辦(緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦)→歸檔
2009年，我院對公文處理效率提出了更高的要求，實行了清華紫光檔案管理系統歸檔公文，實現了一次輸入多次提取的全過程管理和全文管理工作。
使各類公文按權限進行保存，共享和使用，并建立了一個方便的查詢方式。
只要身份符合權限，輸入密鑰(口令)，便可在檔案管理系統中得到需要的資料。
改進后的公文管理給我院公文工作帶來了極大地便利，具體表現在：(1)通過授權后，使相關部門能及時看到領導對文件的批示，以便進行下一步的工作安排和部署。
(2)與紙質文件各位領導傳閱一遍的“串行”方式相比，電子公文可同時發送的“并行”傳輸方式，大大提升了文件傳閱速度，縮短了辦文周期，提高了工作效率。
(3)公文網上傳閱，有效地避免一文多印的現象，節省了紙張，降低了辦公費用。
(三)公文管理系統存在的問題
截止到目前，我院公文管理自動化系統已經開通五年多了，清華紫光檔案管理系統也開通兩年多了。
辦公自動化技術在日趨成熟，但在實際應用中也發現了一些需要完善的地方。
(1)公文管理的分類不夠明確，集團公司與我院各部門的工作分工有一些分歧，在公文管理中我們應采取統一分類方式，以方便檢索，提高工作效率。
(2)雙軌制管理措施不健全，集團公司對公文處理工作優化調整后，不斷減少了紅頭文件的數量，各部門的文件更多采用工作表單傳真的形式發送給我們，收到傳真后應將紙件掃描一份電子件存檔，同時登記錄入到檔案管理系統中，以方便查閱。
(3檔案管理系統無法查詢文件處理的進展，這就使我們的工作處于被動，若能實現網上批文，并能及時跟蹤文件處理進展，將有利于提高公文管理的主動性及工作效率。
(4)信息孤島問題的存在，隨著我院辦公自動化系統的不斷完善，我院科研，經營，行政部門的辦公自動化系統都已投入使用。
有些系統對用戶，信息等數據進行了單獨的管理，造成了信息孤島的形成，為信息的共享設置了一定的障礙。
若能在信息不涉密的前提下，通過授權，使更多的人了解到我院最新的信息，將有利于信息資源的共享。
四、我院實施OA的意義
(一)實施OA是“創建一流辦公室”的必由之路。
根據總部“創建一流辦公室”的實施要求，嚴格按照公文管理規范、安全、效率相統一的原則，嚴把行文規范關，政策運用關，內容精準關和部門會簽關，在公文制發時追求“精”，盡力做到零差錯，在公文辦理時追求“快”，盡力做到零遺誤;在公文管理時追求“細”，盡力做到零疏漏。
實施OA，進一步加快了公文流轉，提升了辦公效率。
(二)實施OA是可持續發展的內在要求。
傳統的公文管理要耗費大量的物力、人力和精力。
既不利于節約資源，又浪費大量紙張油墨，增加成本。
建立OA系統，使資源得到了很好的優化，信息資源可以更好的共享。
一方面提高了我院管理水平和工作效率，另一方便也能樹立我院節約資源、高效環保的現代企業形象。
(三)實施OA是開展精細化管理的重要抓手。
我院的管理模式逐步走向精細化。
實施OA，有利于進一步抓流程和管理的精細化，根據我院HSE相關管理制度要求，使公文管理流程和制度更加規范。
五、結束語
我院辦公自動化系統實施以來，公文審批，傳閱及歸檔的程序簡潔了，提高了公文處理的工作效率，使資源得到了共享。
實現公文管理辦公自動化已成為我院持續和快速發展的必經之路。
[參考文獻]
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[4]黃藝淺談辦公自動化與文檔數字化管理的結合科學技術創業2010 N0.1.
[5]翟丹姝辦公自動化的發展與文書工作甘肅高師學報Vol.9 No.2(2004).
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