辦公自動化與電子文檔管理
辦公自動化與電子文檔管理【1】
[摘 要]當今科學技術的發展日新月異，電子計算機大規模地用在了辦公自動化方面，隨之而產生的電子文件與紙質文件匯成浩大的信息流，成為社會改革、發展和增效的寶貴資源。
同時，這也給我們提出了一個新問題：應如何做好電子文件歸檔管理，成為新時期檔案工作面臨的最大挑戰和難題。
[關鍵詞]辦公自動化;電子文檔;管理;問題
由于辦公自動化、電子政務等技術的不斷發展和普遍應用，電子文件正在大量產生，并將進一步成為新產生文件和檔案的主體。
做好電子文件歸檔與管理，已經成為新時期檔案工作面臨的最大挑戰和難題。
在日常管理過程中，常常只是強調對于辦公自動化的實現，忽略了對電子文檔的管理工作，特別是在企事業檔案日程管理之中，對于單機及網絡產生的電子文檔，常常處于一種無序的狀態和專人專管的漲停，一旦某位員工離職，他所處理的各種電子文檔都將失去管理。
因此，我國在努力創建和實現辦公自動化的同時，也應該注重電子文檔的管理工作，通過對電子文檔的統一管理，可以實現充分利用信息資源提高生產率和工作效率。
基于此，本文對辦公自動化和電子文檔的管理談點淺見。
一、電子文檔管理與辦公自動化
(一)電子文檔管理取決于辦公自動化發展水平
所謂電子文檔是指在辦公自動化、信息化以及電子政務構成之中產生的各種具有參考和利用價值并作為檔案保管的電子文件，它是辦公自動化的附屬產物。
目前，從發展趨向來看，辦公自動化的基本構成包括計算機信息處理設備和網絡通信系統兩個主要部分，辦公自動化的發展與計算機技術的不斷深化息息相關，特別是計算機技術廣泛應用，使辦公自動化產生質的飛躍，隨著相關技術的發展，電子文件存在形態、存儲方式等也隨之變化。
因此，電子文檔的管理工作和管理水平也應該與辦公自動化水平相適應。
(二)辦公自動化發展的三個階段
縱觀我國辦公自動化的發展歷程，辦公自動化的發展大體上可以分為以下3個階段。
第一個階段，以個體工作的自動化及電子化為特征。
在這個階段之中，工作人員常常在工作之中，使用個人電腦和辦公軟件，初步實現了工作過程和工作方式的電子化，使得單位內部的通信載體實現了無紙化和電子化。
第二個階段，以工作流程自動化和網絡化為特征。
職工在工作之中以網絡服務和個人電腦聯網為中心，工作之中主要處理的內容是信息(或工作流)，初步實現了部門間、企業間的信息共享。
第三個階段，以知識管理為主要特征。
主要工作內容是對信息、數據的管理和知識的處理，基本實現了工作流程和個體工作的智能化。
(三)電子文檔管理的三個發展階段
電子文檔管理與辦公自動化發展3個階段相適應也經歷了3個發展階段。
第一階段，個體管理階段。
這個階段中，職工對個人電腦中存儲的電子文檔進行單機化和個體化管理。
第二階段，網絡化管理階段。
這個階段主要側重于服務器和網絡維護管理和信息的維護管理。
第三個階段，無紙化管理階段。
這個階段以網絡管理和信息化只能管理為基礎，實現了真正意義的辦公自動化和智能化發展。
二、我國辦公自動化及電子文檔管理存在的問題
(一)電子文檔歸檔管理工作認識不足
電子文檔是指通過計算機進行傳輸、操作、利用和存儲的文件，這些文件常常以數據化和電子化的形式存在。
目前，雖然我國基本上實現了辦公自動化，但是對于電子文檔的管理工作常常認識不足。
在很多單位，電子文檔只是作為紙質文檔的過渡性載體，所謂數據和文件的輸出，還是以紙質載體作為歸檔的文件。
他們大多利用計算機來起草文件，但是在歸檔管理時僅僅使用紙質文件，而那些原始性的電子文件常常不重視，基本上靠個人自律，沒有進行統一的管理。
(二)電子文件信息安全管理措施欠缺
電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管、利用等各個環節，都不可避免信息更改、丟失的可能。
從電子文件管理實際需要來看，缺乏一整套科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環節來阻塞信息失真的隱患，以維護電子文件的原始性、真實性。
(三)電子問低昂歸檔實行“雙軌制”造成資源浪費
在我國，由于對電子文檔的真實性和可信性抱著謹慎觀點，因此，大多數單位即使在工作之中發送了一份電子文件之后，還要再發一份內容相同的紙質文檔，作為最終的管理依據。
大部分單位文件歸檔管理都是采用紙質的電子并行管理的模式，常常紙質文件歸檔，電子文檔再歸檔一份。
這兩種文檔常常是并行和并存的狀態，這種“雙軌制”的管理辦法造成了大量的人力、物力、財力浪費。
(四)沒有實現文檔一體化管理
我國的電子文檔管理工作之中，還存在著檔案管理軟件與辦公自動化使用的軟件不匹配和不銜接的問題，存在著兩種軟件沖突和不匹配的現象，電子歸檔的難度比較大。
(五)不安全因素
數字化信息是電子文檔的主要形態，電子文檔往往在網絡之中互相傳遞，這樣非常容易受到網絡病毒的感染，常常由于硬件發生問題，使得各種電子文檔丟失，這些不安全因素，也客觀上制約了電子文檔管理的發展。
三、提高電子文檔管理水平的策略分析
(一)加強電子文件的收集與整理，提高電子文件的原始憑證作用
加強電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等全過程管理與監控，保證管理工作的連續性。
由于電子文件具備易修改性特征，只有對歸檔電子文件進行全程控制和前端管理，才能保證歸檔電子文件的憑證作用。
(二)制定電子文檔管理的相關管理制度
當前，電子文檔已經成為企業文件管理工作的主要內容，且越來越多的電子文檔也迫切需要企業進行統一的管理，它自形成時應有嚴格的管理制度和技術措施，應明確規定電子文件歸檔的時間、范圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式等要求，確保其真實性、完整性、有有效性和安全性。
與紙質文件一樣，電子文檔也同樣需要安全、保密、管理、歸檔、利用。
因此，我國企事業單位在日常管理之中，應該加強對于電子文檔的管理，且專門為電子文檔管理制定相關的規章制度，真正的從思想上和制度上推行企業電子文化的管理工作。
一般來說，制定電子文檔管理的規章制定可以從以下幾個方面入手：首先明確電子文件的地位和作用，為電子文檔管理鋪設專用的軟硬件設施;其次，相關檔案管理部門應逐步完善和制定對電子文檔的全過程管理制度，在日常電子文檔管理時做到有章可循、有法可依，使電子文檔的管理達到規范化、標準化、制度化。
最后，成立專門的電子文檔管理的部門和人員，對于電子文檔進行專門的監督和管理
(三)建立一個專用的“通道”，解決電子文檔與紙質文檔并行管理的問題
建立一個專用的“通道”，主要是將紙質文件和電子文檔以映像方式和文本方式共同存儲在一張光盤上，然后利用數據庫索引和軟件將二者結合，實現電子文檔自動管理和檢索。
對永久保存的文件，應形成一套紙質文件保存。
(四)加強辦公自動化系統和電子文檔的安全防護工作
對電子文檔信息管理的安全隱患，我國企事業單位應該做好電子文檔的安全防護工作。
首先，應該提高電子文檔載體的保存壽命和使用安全，做好電子文檔管理的硬件保障工作。
其次，對計算機網絡系統和計算機使用的實體安全予以保證，要設置專人進行安全管理，保證計算機和計算機網絡的硬件安全。
第三，要對計算機網絡系統的運行安全予以保證，可設定使用文件屬性和文件權限限制和使用限制，這在一定規范內保護服務器數據與文件。
第四，應該做好數據庫備份工作，使得數據信息安全予以保證。
第五，做好預防病毒和病毒防護的工作，使得計算機網絡系統免受侵害。
要在計算機系統上安裝防毒軟件，它可自動殺毒。
再者不允許隨便使用外來磁盤、光盤等，必須在使用的過程之中，應嚴格進行病毒檢測，確認無病毒后方可使用。
另外在不需要讀寫文件的地方使用“無盤工作站”，這種方法行之有效。
四、結論
本文就電子文件管理進行了研究，提出了個人觀點和看法：首先，本文認為電子文檔的管理工作受到網絡技術和計算機科技制約，電子文檔的管理水平與與辦公自動化水平相適應。
其次，我國辦公自動化及電子文檔管理存在以下一些問題：對于電子文檔歸檔管理工作認識不足;電子文檔與紙質文件存在著并行使用和并行管理的狀態;沒有實現文檔一體化管理，不安全因素。
最后認為可以從幾個方面入手提高電子文檔管理水平：提高電子文檔管理的重視程度，制定相關的管理制度;建立一個專用的“通道”，解決電子文檔與紙質文檔并行管理的問題;加強辦公自動化系統和電子文檔的安全防護工作。
辦公自動化下的文檔管理【2】
摘 要：隨著社會的進步、科技的發展，計算機技術已經深入到政治、軍事、經濟、教育、醫療、體育乃至我們生活的方方面面，徹底改變了人們的傳統生活和工作等;基于計算機技術的辦公自動化也不可避免的改變了我們文檔管理工作。
本文通過對辦公自動化的概念，發展、功能等方面進行分析，并對辦公自動化下的文檔管理提出相應的分析和建議。
關鍵詞：辦公自動化 文檔管理 計算機
在科學技術日新月異、高速發展的今天，計算機技術、信息技術等科學技術不斷的改變著人們的生活和工作的方方面面，有力地推動著政治、軍事、經濟、教育、醫療、體育等方面的進步，讓我們深刻的體會到鄧小平同志說過的：“科技是第一生產力”。
基于計算機技術的辦公自動化技術的應用在解放了大量人工的同時，極大的提高了工作效率。
為了準確、系統、及時、完整地收錄和提供檔案信息，更好地提高體育事業文檔管理能力和水平，了解、學習和正確使用辦公自動化系統，是我們必須掌握的技能。
1 辦公自動化的概況
1.1 辦公自動化的概念及發展
辦公自動化(Office Automation)縮寫為“OA”，于20世紀60年代初由歐美專家提出。
在第一次全國辦公自動化規劃討論會上，我國專家將其定義為：利用先進的科學技術，使部分辦公業務活動物化于人以外的各種現代化辦公設備中，由人與技術設備構成服務于某種辦公業務目的的人機信息處理系統。
20世紀80年代開始，我國的辦公自動化的發展經由最早的以個人電腦為工具，文檔和數據的電子化逐步取代紙質介質;借助網路技術和協同工作技術，實現文檔收發由工作流自動化方式取代人工方式;WEB環境下的以知識管理為核心的辦公自動化;網路應用至平臺的全新辦公自動化網路平臺的應用等階段。
1.2 辦公自動化的功能
辦公自動化的功能主要是借助計算機、網路、數據庫、服務器等實現辦公的無紙化、網絡化以及自動化。
基本功能包括個人辦公的管理，公告、材料的生成，文檔的歸檔、管理，會議的協調、安排的管理，人事管理，公共信息的管理、查詢等等。
2 辦公自動化下的文檔管理的基礎
2.1 加強宣傳和學習
雖然辦公自動化推行在我國已經有20多年，但由于人們觀念改變的遲緩，尤其是一些老同志仍依賴紙質介質的使用;相關部門對辦公自動化優勢認識的不到位;辦公自動化設備首次投入資金過大;現有文檔管理人員在熟練掌握和使用現有工作方法下，對全新的工作方式學習不熱心等原因，造成辦公自動化下的文檔管理工作推行遲緩。
因此，加強對文檔管理人員、相關部門及領導等的宣傳尤為重要。
只有在改變認識后，人們才能夠積極、主動的學習新知識，從而提高辦公自動化的使用，提高文檔管理水平，
2.2 制定和完善規章制度
完善的規章制度是推動、完成和檢驗工作的保障，辦公自動化下的文檔管理帶來的不僅是工作方式的改變，還影響到相應的辦公模等式和體制的改變。
所以，針對管理人員、信息安全、相關部門間的協調配合等制定并完善相應的規章制度是十分必要的。
2.3 提高相關人員的素質水平
使用辦公自動化進行文檔管理的目的是為了提高工作效率，提高工作質量，而高水平的文檔管理人員是其目的實現的保障。
因此，在加強宣傳和教育的同時，對于不同職責的人員，針對其工作特點、要求和自身素質能力，分階段、有針對性的進行定期培訓使其能夠勝任自身工作，并對與自己工作相關的崗位的工作有一定了解認識。
從而能夠依據工作的實際，具備計算機基本維護，選擇合適工作軟件、平臺和工作方法的能力，科學、合理、高效地完成工作。
3 辦公自動化下的文檔管理要求
3.1 紙質文檔與電子文檔并存
文件檔案是一個部門、一個單位……一個國家發展歷程的記錄和見證。
傳統的文檔管理以紙質文件材料為工作對象，其管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則。
基于辦公自動化下的文檔管理工作，不僅僅是對電子文檔進行歸檔、管理，還要利用辦公自動化平臺對紙質(傳統)文檔進行科學化管理。
因此在文檔管理工作中紙質文檔與電子文檔并存是十分重要和必要的。
3.2 電子檔案修改痕跡的可追溯性
由于電子文檔的內容容易被修改甚至被刪除，為了確保電子文檔的原始性和真實性，應該盡可能多的記錄電子文檔的元數據：如文件創建者、文件主題、格式、創建日期、修改日期、收件者、歸檔日期、重要程度等。
設定電子檔案修改痕跡的可追溯性是保證電子文檔真實有效的重要保障。
3.3 電子文檔的備份和反病毒保護
辦公自動化下的文檔管理工作主要由計算機、網路和服務器等完成，這就需要我們必須做好電子文檔的備份和反病毒保護工作：
(1)有條件的部門、單位，可以為文件檔案管理設置專用計算機。
(2)對所管理文件檔案定期備份。
(3)加強計算機的反病毒防護工作。
如安裝必要的殺毒軟件、設置訪問權限、提高計算機安全設置等級、設定用戶密碼等。
總之，加強辦公自動化理論和技術的學習和掌握，在文檔管理中正確使用辦公自動化設備和技術，能夠更好、更有效地適應和完成現代化的文檔管理工作。
參考文獻
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