會計人員如何提高工作效率
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一、優化流程
1.先記帳、后付款(先單后款)
所謂先單后款是學習銀行手工賬時代的結果，即在款項支付之前必須先填制好記賬憑證;而不是按傳統方法——付款后再做憑證。
其好處有：
a)賬務與業務同步。
打破傳統會計處理今天吃飯明天刷碗的狀況;且下游等待上游，督促上游環節加快步伐，使上游無法在將來處理業務，只能現在完成，這是對人性弱點的直接消除。
b)提前發現異常。
賬務處理過程可以發現業務處理的不當之處。
比如支付應賬款，超付時多數財務軟件均有紅字提示。
盡早發現，盡早處理，避免資金損失或搭上超多追討時間。
c)互相監督。
有上進心的出納能發現記賬憑證的錯誤。
出納登記的資金日記賬可以及時與賬務系統的資金日記賬核對，將錯誤消除在初始階段。
d)零活運用。
先單后付并不強求100%業務均如此，對于緊急異常業務適當零活。
但賬務處理時間不應超過第2日資金日報的報出時間。
e)做好銜接。
出納和會計要及時、多次互傳憑證、單據，互相理解。
f)堅持應用。
即使在月末結帳時，仍須先單后款，保證日清。
多數企業資金收付業務占總憑證量的比例在50%左右，先單后款可以極大提高工作效率。
2.分散工作
將月末工作分散，提前到月初月中，不在月末突擊、集中，最終會減少甚至不在月末加班。
a)趁熱打鐵。
在本月報表出具后，立即填制下月報表的上期及期初數。
b)提前填制攤銷、預提憑證。
3.分割和整合
將原來的整體工作分成小塊，原來小塊的工作整合在一起完成。
a)小變大。
綜合考慮，設置固定的辦理期間，減少因經辦人外出而帶來的不必要等待。
如報銷時間的規定。
如果業務較少，就應每周集中一天報銷，減少日常現金存量，避免安全問題。
如果業務較多就應每日定時報銷。
b)大變小。
把原來一月處理一次事宜，改成每周處理一次。
比如出庫單生成記賬憑證，如果每周處理，月末只剩一周業務，業務量自然就小，即使出錯，也容易查找原因。
這樣的改變，總體業務量可能增加，但可取之于減少月末工作量。
4.倒推、擠壓
以出報表的時間，減去經壓縮的財務處理時間(通過提高效率)，倒推并規定業務部門提供財務核算基礎資料的時間。
此處強調一點，規定數據報送時間的文件一定得由公司第一把手簽發，否則沒有效力。
應向其他部門普及財務工作是經營業務的歸納這個觀點，否則一半以上的非財務人員會認為：財務只是算工資或發工資的。
普及后就可以要求業務部門配合按時、準確的提供原始數據。
5.合理規劃
合理規劃財務部整體與個人工作，區分出不同的緊急、重要級別，自行安排。
此處涉及時間四象限法的運用。
補充如下：
時間“四象限”法是美國的管理學家科維提出的一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，基本上可以分為四個“象限”：
1)既緊急又重要(如客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等)
2)重要但不緊急(如建立人際關系、人員培訓、制訂防范措施等)
3)緊急但不重要(如電話鈴聲、不速之客、部門會議等)
4)既不緊急也不重要(如上網、閑談、郵件、寫博客等)
處理順序為：先是既緊急又重要的，接著是重要但不緊急的，再到緊急但不重要的，最后才是既不緊急也不重要的。
“四象限”法的關鍵在于第二和第三類的順序問題，必須非常小心區分。
另外，也要注意劃分好第一和第三類事，都是緊急的，分別就在于前者能帶來價值，實現某種重要目標，而后者不能。
上述是傳統的四象限法解法，下述是經修正及個人理解：
1)四個象限是會轉換的，“不緊急不重要”會變成“緊急而重要”，也就是千里長堤，潰于蟻穴的道理。
就像到了飛機場發現沒帶身份證一樣。
及時、妥善處理小事情，會避免因小失大。
2)對于領導人員，應將所有工作按上述標準劃分為四象限，通過“授權”和“提前規劃”這兩個工具，將第一、第二、第三象限事項下分，自己只處理不緊急不重要的業務。
二、工作量整合
1.消除浪費。
浪費包括方方面面，成本費用增加是浪費，效率低下也是流費，只不過浪費的是時間。
1)準確率與復核之間的辯證關系。
復核不產生任何價值，如果前一環節就保證準確，根本不需復核。
2)全局觀。
自己出錯會造成自己或下游環節使用幾倍的時間來更正錯誤，甚至根本沒有反悔的機會。
自己的少量付出可以節約下游大塊的時間，那么就該多做一些。
如果自己的大量付出可以節約下游更大的節約，那么想考慮增加本崗業務，撤銷或合并下一崗位。
2.消除無關勞動。
多數財務人員總做非財務業務，如果只是低級重復性工作，那么拒絕好了。
理由很簡單，財務是專業工作，應想辦法研究如何更專業，從財務角度創造更大效益。
而不是將人人都能完成的工作拿在手里，影響財務進步，落后于經營發展。
這是中國目前企業的通病，老板以實際行動來鄙視財務。
3.主管以上崗位應消除低價值工作，培養下屬完成。
如果一個人從事出納業務10年，財務經理應該心理不安，因為這會導致其學不會其他技能，幾乎斷絕其職業后路。
也說明，培養下屬不到位。
其實培養是針對下級，對同級甚至上級就叫傳播，取星星之火可以燎原之意，不保守。
這樣，就可以把自己熟練掌握(可以相對稱為低價值)的工作交予他人，保持自己領先。
如果所有人都這樣想，人人都是多能的，業務水平會整體提高。
4.簡化工作。
定期梳理工作，去掉不必要的環節。
三、精益求精
1.合理化建議。
不論大小，只要有改，就是進步。
不積小流，無以成江河。
采納應獎，鼓勵創新。
2.自我完善，多學習、多請教。
從事財務這一行，注定學習伴終身。
要多學多用，讀書、請教、探討都是途徑。
經營業務多是滾滾向前的車輪，如何保證財務與經營業務配套，甚至枕戈以待，是每個財務人員必須要未雨綢繆的。
3.利用外力。
不在于我們自我掌握多少，而是在于我們能利用他人實現多少。
自己難以完成或難以獨立完成的業務列出，請他人協助或請專家。
建立良好的人際關系在此就有體現，如果沒有他人愿意幫忙，那么我們會很辛苦。
四、職業素養
1.格式
保證文檔的格式美觀、重點突出，一是自我素養的體現，也是提高他人查閱效率的利器。
2.勾稽關系(內外、公式、全局)
勾稽關系體現數據的準確性，表現在：
1)報表內數據之間與報表外經營數據的對應。
2)報表公式準確，尤其使用Excel時，很多錯誤都是因為未檢查公式導致。
3)全局考慮是一種數字的敏感性，比如生產單耗，年總產量、年銷售總額等指標，本身就是一種客觀限制。
如果數據超過這種客觀局限，財務人員公信力會大大降低。
五、集體與個體
1.人性的弱點
多數人常常為自己的付出與收獲不對等而感嘆社會不公，這是可以的。
但社會不會因為弱勢群體的反映就會改變多少，因為社會就是階級構成的，在一個家庭就爭紛不止，何況龐大的國家。
對于財務人員，往往干得最多、工資居中，又掌握一手工資數據，更容易心中不平。
而財務部內控升遷調資，更是帶來大家的不滿。
對于心中的不平，變或實際的不平，冷靜應對，是每個財務人員必須的心態。
因為事情往往不因我們的喜好而改變，就像這句臺詞：
你見或者不見我，我就在那里，不悲不喜;
你念或者不念我，情就在那里，不來不去;
你愛或者不愛我，愛就在那里，不增不減;
你跟或者不跟我，我的手就在你手里，不舍不棄;
其實，每個人都有自己的優勢，體現在方方面面。
比如，口才好，計算機水平高、自己的親戚是大官，很有錢。
這都是資源，如何利用，是否能夠利用，才是我們應該考慮的。
發揮自己的特長，就會體現“尺有所長、寸有所短”的優勢，何必自我卑賤。
每個財務人員如果都能平靜分析自己的短長，摩擦就會減少，關系就會融洽，把有限的時間不用在窩里斗，效率就會提高。
2.集體的力量
俗話說：男女搭配，干活不累。
一男一女就是最基本的集體，體現的就是恰當的組合。
如何把優勢不同的人員組合分配，是集體產生1+1>2力量的前提。
3.個人組成向上的集體
實現集體的積極向上，基礎在于個人積極向上。
如果個人抵制不斷，只好將他趕下車。
如果集體謀求大發展，末位淘汰也需要。
4.明確的獎罰措施
現代財務不需要大鍋飯，所有人應該明白，成績代表過去，老板只關注現在和未來。
今天出錯不能用昨日的成績來抵頂。
5.發揮個人的積極能動性
這個一是體現在良好的流程，能促進個人必須積極主動，無法消極。
二是個人必須有上進心，期望更好的未來，不要得過且過。
六、提高效率的歸宿
1.當我們提高效率的時候，我們是否想過，提高效率的目的是什么?答案必定五花八門。
我的看法是，提高效率是為了得到對應的收益。
收益內容太廣，比如為了不加班，為了有更多的空余時間學習，為了提升自己，甚至是別人的認可。
2.財務效率應與生產經營發展配套或者超過。
3.財務效率應得到老板的認同及獎勵，而不是被資本家當做逆來順受的潛力無限的老黃牛。
這既是對財務經理的提醒也是對老板的提醒。
如果“被老黃牛”，請選擇用腳投票。
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