制藥企業ERP系統實施研究論文

制藥企業ERP系統實施研究論文

　　制藥企業ERP系統實施研究論文【1】

　　【摘要】敘述ERP系統對于制藥企業順利發展的重要性。

　　簡單介紹ERP系統的構成，著重介紹了實施ERP系統的方法步驟。

　　同時，根據制藥企業實施經驗，提出了一些實施ERP系統的策略。

　　【關鍵詞】制藥企業 ERP 系統實施 策略

　　企業資源計劃系統(ERP)是在制造資源計劃(MRPII)系統基礎上發展起來的集財務、人力資源、供應鏈、生產制造等企業各業務部門管理為一體的大型集成化管理信息軟件系統，可通過提供一套完備的集成方案，使企業高效利用物力、人力和財力等資源。

　　隨著國內制藥市場的成熟、制藥企業的迅速發展，ERP系統已成為制藥企業信息化管理的首選方案之一。

　　一、制藥企業實施ERP系統的必要性

　　(一)ERP實施已有較好的外部環境

　　從山東魯抗醫藥股份有限公司于1998年率先實施ERP開始，哈藥集團有限公司、華北制藥集團有限責任公司等我國大型制藥企業相繼實施ERP。

　　ERP在制藥行業已經歷了10多年的發展歷程，而這個階段正好處于ERP在我國發展的成熟期，因此制藥行業實施ERP具有較好的外部環境。

　　(二)制藥企業自身的發展需要

　　制藥行業藥品種類繁多，不管是原料藥還是輔料，甚至是產成品，每一大類下又有若干小類，這種模式為企業的發展帶來一定的不便：

　　一是在手工管理操作下，遵循GMP要求的基礎上，就算有再精細的手工管理辦法，想要找出某一種產品，也要花費一定的時間和精力。

　　二是藥品和化學試劑作為一種特殊商品，時效性強，需要嚴格控制其有效期。

　　對批次的管理要求嚴格，而手工管理很難做到及時、準確。

　　例如保稅區內企業，原料藥進口、出口都需要海關監管，季度原料藥進、出口數量之間的核銷要求嚴格，如果企業純手工記錄的話，核銷是提供準確的數據非常的困難。

　　三是由于產品品種多，造成業務量大。

　　手工進行各項業務勞動效率極低，致使財務及管

　　理部門所需的各種經營數據及經營分析報表無法及時得到，就算及時提供，數據的準確性也較難保證。

　　另一方面，ERP系統能夠使制藥企業終端客戶的信息及時反饋，還能加強財務管理，有效提高企業財務績效，增強企業生存與發展的能力。

　　因此，從內部看，制藥企業要想得到生存發展，也要實施 ERP。

　　二、ERP系統的構成及實施步驟

　　(一)ERP系統的構成

　　ERP系統主要功能包括：基礎信息模塊、供應鏈管理模塊、財務管理模塊、管理會計模塊，人力資源管理模塊、生產制造管理模塊、質量管理模塊等，每個大模塊下有若干功能模塊，各模塊之間信息共享。

　　由于每個企業需要的軟件功能不同，企業不僅要立足于當前內部實際情況，更要有長期發展的眼光，來選擇適合自己的功能模塊，有時候多余的功能不但起不到任何作用，還會造成在日常使用中不必要的麻煩。

　　大部分制藥企業都需要對ERP實施定制，使它更符合企業的實際情況，滿足企業流程的需要。

　　(二)內部前期準備工作

　　流程資料準備。

　　制藥公司內部流程復雜，公司應當事先準備業務流程說明甚至包括公司的組織架構。

　　軟件供貨商可以通過這些已有流程分析出公司的管理水平、權利分配情況，如果可以在實施之前，對公司流程進行改造完善，完全可以使實施進度大大加快。

　　全員參與。

　　ERP系統一般會應用到各個部門，所有員工必須積極參與，而員工的參與度與高層領導的態度密不可分，因此高層領導的重視與全員參與是保證ERP成功實行的重要因素。

　　基礎數據規范。

　　ERP系統對前期的基礎數據要求非常高，基礎數據是之后運行的基礎，因此必須按照規范、統一的格式提供數據，并且需要保證數據的及時性、準確性及完整性。

　　(三)ERP系統的實施方法和步驟

　　1.硬件準備。

　　企業需在已有信息化程度的基礎上，對使用人員的硬件設施進行改造，包括對公司線路的改造，購買服務器等。

　　最好能夠安排較大的培訓教室，在做系統培訓的時候，可以集結不同部門的相關人員定期進行測試、訓練。

　　2.成立項目小組。

　　成立項目小組是ERP系統實施的重大環節，項目小組可以分成領導小組和實施小組，領導小組可以由公司高級管理人員及部門領導組成，負責政策的制定及宏觀方面的指導，可以有小組組長，這樣可以在必要時協調各部門領導的工作。

　　項目實施小組負責與實施顧問的對接，對部門負責人及相關人員進行培訓，督促其進行本部門的系統實施。

　　3.基礎數據整理。

　　任何企業ERP項目的運行，都是架構在數據的堅實基礎上。

　　有了數據，ERP系統才能夠將信息傳播到整個企業，繼而在企業層次上去優化各種業務工作，提高管理水平。

　　制藥企業對數據更加嚴格，特別是倉庫物料的數據，前期的數據正確性及規范化是保證ERP系統順利實施的基礎。

　　4.員工培訓。

　　ERP系統結合了企業的管理知識及計算機技術知識，這就要求企業管理人員先具備較好的管理水平，其次才是對使用者進行具體操作的培訓，按照不同部門、不同職責分批培訓，同時，對企業技術人員進行ERP原理、網絡知識、如何安裝與使用進行培訓。

　　5.模擬運行測試。

　　基礎數據導入及員工培訓完成后，用企業的實際數據進行運行模擬。

　　例如，可以將采購、倉庫、財務、銷售等人員集結到一起，進行業務流程的模擬運行，這樣可以最快的發現每個環節存在的問題。

　　模擬測試可以檢驗各類數據的準確性及合理性，驗證各模塊的準確度，協調各部門操作員之間的關系，避免在實際運行時出現摩擦。

　　當模擬測試無問題后，可以將ERP系統與原有系統并行一段時間，一般是三個月，如果未發現什么異常，則可以將舊系統拋棄掉。

　　盡快適應新ERP系統，才能更早的發揮該系統的作用，加速企業的發展。

　　三、制藥企業ERP成功實施的策略

　　ERP項目實施具有高風險性，結合大部分制藥企業的實施經驗及筆者自身的體會，筆者認為在制藥企業引進ERP項目的過程中可以注重以下幾個方面，以確保項目的順利實施。

　　(一)調查企業自身現狀及定位目標

　　ERP實施是一項耗資較大的項目，在實施之前，企業必須對自身狀況進行詳細的調查與分析，同時，還需要對企業將來的發展戰略目標有清晰的認識，只有確立清晰的目標并在實施過程中充分考慮該目標，才能為后期的實施計劃做充分的準備。

　　(二)正確選擇ERP軟件

　　ERP軟件的正確選擇是企業實施成功的關鍵。

　　不同的軟件企業有不同的擅長的領域。

　　對于制藥企業來說，選擇一個與多個制藥企業有著成功合作經驗、制藥ERP模塊技術穩定的軟件商非常重要。

　　企業在選擇軟件時，還應該根據企業的實際經濟狀況、業務狀況等方面的條件來選擇適合自己的軟件系統。

　　(三)最高層管理者的高度重視與支持

　　ERP項目一般持續時間較長，需要企業投入大量的資金和人力，并且在實施的過程中，因為變動較大，有的部分會持反對意見且不配合實施工作，此時就需要充分發揮領導層作用，灌輸正確的理念，發揮積極的領導作用。

　　(四)組建項目小組

　　ERP項目在實際運行之前需先組建一個內部項目小組，以處理整個ERP項目周期內的具體事務，在實施過程中涉及的具體問題較多，一個強有力的ERP小組是項目順利進行的重要保證。

　　另外，內部的信息技術人員和企業將來的ERP管理人員需全程參與ERP項目小組的工作，為該項目提供相應的支持。

　　(五)制定項目預算和進度表

　　ERP的實際投入與預期一般不會一樣，這種變動性很可能會影響到項目的實施進度。

　　所以在項目啟動之前，應當充分了解整個項目的投入規模及潛在費用，充分考慮可能會影響項目進度的因素，制定合理的預算及進度表，并隨時跟蹤項目進度。

　　(六)培養自己的ERP系統管理員及建立管理制度

　　企業應當綜合考慮ERP系統的管理及維護，一直依靠軟件商的實施顧問是有風險的，企業在項目啟動之初就應當在企業的IT部門挑選一至兩名人員作為ERP系統的管理員。

　　管理員應當在項目開始啟動就加入到項目小組內，全面參與到項目的建設的各階段，掌握整個系統的基本操作等一系列知識，以便在未來對各部門的使用者進行指導，并處理日后的系統維護工作，確保ERP系統在企業的順利進行。

　　同時，項目小組可以制定一套ERP系統管理機制，并通知各部門必須嚴格遵守。

　　四、結語

　　制藥行業的特殊性為制藥企業成功實施ERP增加了難度。

　　制藥企業在引進該項目之前應當對自身的情況進行細致、準確的分析，在此基礎在選擇好的項目方案，積極做好項目過程中的各項工作，確保ERP項目能夠順利完成并發揮其最大的作用。

　　以上是筆者根據自身實施ERP系統的經驗及相關資料，提出的一些對于制藥企業如何實施ERP系統的建議，不當之處敬請指正。

　　參考文獻

　　[1]晁芳，胡元佳，王一濤.影響我國制藥成功實施ERP的因素分析及策略.[J]中國藥房.2011(22).

　　[2]焦強.國內制藥企業ERP建設和實施過程中的常見問題和解決方案.[J]藥學進展-綜述與專論.2010(34).

　　企業ERP系統實施準備【2】

　　[摘 要]ERP是一種管理思想,SAP作為一款優秀的ERP軟件,是將其思想具體實際化、實施化,是集信息技術與先進的管理思想于一身的一種工具,作者通過參與企業采用SAP軟件實施的ERP建設項目,總結出來企業ERP系統建設中財務模塊準備、實施階段中需要注意的事項和問題。

　　[關鍵詞]ERP SAP 財務模塊 信息化

　　ERP系統是在物料需求計劃和制造資源計劃技術成熟之后,隨著企業管理模式和網絡化技術的迅速發展而形成的一種新的企業信息化管理系統。

　　其功能覆蓋市場預測、供應鏈管理、生產計劃管理、庫存管理、人力資源管理、設備管理、銷售管理以及相關財務管理的整個企業生產經營全過程。

　　本人作為一名財務工作者,有幸參與了企業的ERP建設項目,這里僅以個人的粗淺認識和參與企業的實際情況介紹一下企業ERP系統建設中財務模塊準備、實施中的幾個問題。

　　一、ERP、SAP簡介及企業信息化戰略的定位

　　ERP即企業資源計劃系統,是指建立在信息技術基礎上,以系統化的管理思想為企業決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。

　　ERP作為一個在全公司范圍內應用的、高度集成的系統,日益成為當今時代企業內部管理所必需的業務應用系統,但同時企業的管理者也必須清楚地認識到SAP只會為企業帶來一個ERP的“空架子”,它需要企業自身賦予其靈魂,讓它真正成為為企業“量身定做”的管理系統。

　　企業在決定ERP項目建設之初必須確立數字化建設在企業管理和發展中的地位和作用并且有一個具體實施目標。

　　企業推行數字化建設的意義在于它是實現打造最具競爭力企業戰略目標的一個重要支撐點;是促進管理手段創新、提高企業管理水平的必由之路;是整合企業資源、提高工作效率、降低生產成本的客觀需要;是提高職工隊伍綜合素質的重要推動力。

　　二、ERP財務模塊上線的需解決的問題

　　無論基于哪方面的原因,上ERP財務先行,可以說是“路人皆知”,而財務自身各方面的特點又造就了它的上線必定的任重道遠,因此我們如何因地制宜地統籌規劃,充分認識到方方面面的困難,是保證公司ERP財務模塊按時上線的關鍵。

　　1、公司決策層如何確定未來管理層次(組織架構),管理模式

　　ERP上線后肯定是一級核算,但到底是一級管理,還是二級管理;是全部的一級核算,還是部分的一級核算;是固定現有機構設置,還是有合并、分立舉措;無論從業務流程梳理、資產劃撥、安定人心、構建技術平臺等各方面看,管理層次、管理模式的不確定性嚴重制約了其他工作的開展,而且很有可能造成大量不必要的重復無用工作。

　　2、如何發動全員參與

　　由于對創新的抵制,對打破原有固定模式的恐懼,對失去現在職位的危險,對并行階段超大工作量的厭惡,對操作界面不友好,不同于舊有習慣作業,學習難度大等的“一知半解”,必然造成大多數的財務人員徹底、堅決、強烈地反對ERP的上線。

　　對此我們不僅要通過不斷的宣傳、培訓,通過“一把手”工程的強大公事,讓每名員工認識到公司要走信息化道路,上ERP勢在必行,只有及時跟進才不至于讓自沒有退路,還要盡早的明確未來的財務管理架構,“先安其心,在謀其事”。

　　3、如何梳理業務流程

　　使用SAP軟件的精髓就是要給企業帶來管理水平的提升,而提高管理水平的必由之路就是業務流程的梳理、優化。

　　沒有特定的組織架構,業務流程無從梳理。

　　前已提及,財務自身的實際情況決定了它的流程必定瑣碎、繁雜、與各模塊頻繁接口,同時涉及眾多人員。

　　目前我們的業務流程,同一業務發生在不同的二級公司處理流程可能不同,同一業務不同時間發生處理流程可能不同,同一業務不同的人員來辦處理流程可能不同(比如一個差旅費報銷流程可能是審定事由→稅管人員審核發票→財務主管→廠領導→往來掛賬→資金預算→出納付款,也可能是其他各種流程)。

　　正因為如此,規范財務核算、管理中的各個流程、制度、內控體制尤為重要。

　　另外,對現有軟件系統的去留,也應盡早決則,否則將影響到流程的梳理(如固定資產管理軟件)。

　　另外,我們還需清楚地認識到無論最后上線或擬上線的ERP財務模塊多么完美,必須為日后接口拓展保留足夠的余地;但過多的二次開發必定帶來系統維護、升級的困難。

　　三、ERP財務模塊上線希望實現的新突破

　　財務子系統要具備的功能應該包括透明性、集成性、適用性、靈活性、開放性、可靠性等,這里僅對我個人想到的新功能闡述如下:

　　1、優化、統一業務流程絕對是首當其沖的,最大的突破。

　　我們目標就是要梳理出一套即符合集團統一設計,又體現行業特色的,能徹底糾正以前工作中的偏差的目前最優流程。

　　2、對于有權使用人員來說,一切盡在掌握。

　　SAP能提供所有最小核算單位,所有協同部門的相關信息,這也是透明性的體現。

　　3、更好的與其他業務部門協同工作,更準確清晰的劃分各自職責。

　　ERP上線,必然導致大量外來原始信息觸發財務憑證的自動生成(如固定資產系統自動生成折舊憑證,采購系統自動入庫、領料生成庫存增減憑證,生產系統自動計產、耗料生成成本費用憑證),從而減少財務人員的簡單重復勞動,減少傳遞過程中的錯誤,使會計信息更具集成性、實效性和真實性。

　　需要財務與其他業務部門做好協同工作。

　　4、實現編碼一體化,這也是集成性的體現。

　　一個層次是要實現會計科目、客戶、供應商、項目(大修、維簡、安全生產)、員工、部門,包括所有的物料、設備、固定資產、無形資產等所有編碼的統一。

　　任何一個會計核算中心(最后可能精確到機臺)使用的編碼都必須唯一,它使用的編碼可能只是全部編碼體系的一小部份,但它必須囊括在公司整體編碼的框架中,不允許例外存在。

　　如一個客戶、供應商編碼,一個物料編碼必須明確唯一地指定一個客戶、供應商或物料,不允許同一個外部單位對應多個編碼、一碼多物、一物多碼現象存在。

　　第二個層次是要實現同一編碼下核算內容的統一。

　　如一個會計科目只能對應一項經濟業務,不能有歧義,必務使每名使用SAP的人員、與SAP有接口的所有人員了解真實意義。

　　5、成本精確還原:一級核算有可能帶來成本結轉,但不利于分析考核,如果仍延用內部價結轉則存在還原問題。

　　還原包括兩部份,內銷利潤還原和分配公司制造、期間費用、稅金及附加。

　　6、產品成本歸集從制造成本上升為完全成本。

　　目前核算一般只歸集到制造成本,基于精細管理的思想應擴展到產品全部成本。

　　7、將標準成本引入SAP,實現初步系統自動分析。

　　8、現金預警功能。

　　9、實時報表的可行性,從月報表到日報表。

　　10、部分預算功能進系統:如年預算核定數、追加預算批準數、比預算超降額。

　　11、單筆往來賬目逐筆清賬,此功能可實現資金的精準控制。

　　12、財務風險的控制。

　　13、員工整體素質全部提升。

　　四、小結

　　一個公司為什么上ERP,不是裝門面,不僅限于謀求更好的運營水平,是要樹立新的管理理念,提高核心競爭力。

　　因此,對ERP工作及其理念要進行積極的、全面的、整體的、系統的有效培訓,讓ERP理念深入人心,根深蒂固,進而崩發出一股全體參與的、上下聯動式的巨大的合作力量,這樣有助于ERP工作的全面開展,有助于企業管理的徹底改造,更有助于業務流程的梳理和優化再造。

　　參考文獻:

　　[1] 文洋.《SAP系統項目實施與操作指南》,電子工業出版社.2007年9月

　　[2] 王紋.《SAP財務管理大全》,清華大學出版社.2005年4月

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