公司采購合同管理制度

時間：2020-08-24 11:38:52 合同法規我要投稿

公司采購合同管理制度范本

　　為規范公司經濟合同的管理，防范與控制合同風險，有效維護公司的合法權益，制定公司采購合同管理制度范本。

公司采購合同管理制度范本

　　公司采購合同管理制度范本篇一

　　1、合同簽訂必須包含以下內容：合同簽訂前必須完成對供貨商的資格審查工作，業主有要求時，對產品樣本和資格確認應有業主或監理代表的文字確認。

　　1) 產品的規格型號

　　2)產品數量

　　3)產品的質量標準

　　4)產品價格和支付方式

　　5)產品供貨日期

　　6)雙方違約責任

　　2、合同必須按項目和編號進行管理

　　編號管理原則：XXX(采購工程師姓名漢字拼音的第一個字母)—XXXXX(項目名稱的漢語拼音的第一個字母)—001

　　1)合同簽訂后，正本必須交公司采購部統一歸檔。

　　2)交工地財務復印件一份。

　　3)項目結束后，由采購工程師自行整理成卷報公司存檔。

　　3、采購工程師是項目采購合同執行人和監督人，對合同的履約負有完全的責任，由公司本部簽訂的合同也由現場采購工程師負責監督執行(合同由公司負責遞至工地)。在合同執行的過程中，要匯同現場專業工程師共同對產品的供貨質量重點負責。發現問題及時向公司主管領導匯報，及時做好換貨、退貨或終止合同的工作。

　　公司采購合同管理制度范本篇二

　　總則

　　1. 為規范公司對采購合同的管理事宜，做好采購合同的編制、簽訂、執行、修改等工作，使其符合采購管理的要求及公司的利益，特制定本制度。

　　2. 本制度適用于對采購合同管理的相關事宜。

　　采購合同的編寫

　　1. 公司辦公室是采購合同的對口管理單位，負責公司采購合同的編制、簽訂、執行、控制等管理事項。

　　2. 公司一次性采購物品金額高于訂合同。

　　3. 采購合同的編寫程序。

　　1) 選擇供應商。必須是公司認可合格供應商。

　　2) 進行談判。采購部應與合適的供應商展開談判，談判內容包括采購物料的價格、數量、質量、供貨方式、貨款支付等方面的談判，并根據談判所形成的方案選擇對公司最有利的供應商。

　　3) 擬定草案并評審。采購部應根據談判所形成的方案擬定采購合同草案，報送財務審核及總經理\分管副總進行審批。

　　4) 擬寫正式的采購合同。采購部應根據各相關部門、財務及總經理\分管副總的意見對采購合同草案進行修訂，并據此形成正式的采購合同。

　　4. 正式的采購合同必須包括以下九個方面的主要內容。

　　1) 合同簽訂雙方的姓名、地址和聯系方式。

　　2) 采購物品的單價、總價。

　　3) 采購物品的數量與規格型號。

　　4) 采購物品的品質和技術要求。

　　5) 采購物品的履約方式、期限、到貨地點。

　　6) 采購物品的驗收標準和方式。

　　7) 付款方式和期限。

　　8) 售后服務和其他優惠條件。

　　9) 違約責任和解決爭議的方法。

　　5. 采購合同的條款內容必須齊備、明確、具體，表達必須嚴謹。

　　采購合同的簽訂

　　1. 與公司簽訂采購合同的供應商必須具有法人資格，并以其自己的名義簽訂采購合同，如果委托別人代簽，采購部應審驗其委托證明。

　　2. 公司與供應商簽訂的合同必須采用書面形式，其他任何形式的合同視為無效合同。

　　3. 對于金額在1萬元以下的采購合同，可以采用傳真的方式進行簽訂，即公司將合同擬訂好后傳送給供應商，供應商進行蓋章簽字后回傳，公司蓋章簽字后發給供應商回執，視為合同成立。

　　4. 簽訂后的合同由財務部保管。

　　采購合同的執行與控制

　　1. 合同簽訂后即具有了法律約束力，采購部應及時向供應商發送訂貨單，使供應商及時準備公司所需的物品。

　　2. 采購部應配合質量管理部做好采購物料的進廠驗收工作，當所采購的物料不符合合同所約定的質量要求時，采購部應積極聯系供應商進行處理。

　　3. 采購部應建立合同履約的管理臺賬，對雙方的履約進程逐次、詳細地進行書

　　面登記，并保存好能夠證明合同履約的原始憑證。

　　4. 對于供應商需要按照樣品或圖紙加工的物料，如果存在加工過程周期長、變數多、監控過程比較復雜的現象，要求供應商提供進度安排，采購部根據進度安排與供應商進行聯絡，進行積極的協商，確保物料能夠及時運送到公司。如果供應商提供的物料將延緩公司的生產，采購部應減少在供應商處的采購數量并與其他供應商聯系，增加采購數量。

　　5. 在合同的執行過程中采購部要處理好與供應商的關系，將供應商視為公司的戰略發展伙伴，便于在生產旺季加大物料采購時能夠及時供應，在生產淡季時能夠縮減或取消物料采購的數量。

　　6. 采購部應本著經濟型的原則做好物料的采購進度控制工作，既保證倉庫中的采購物料庫存最低，同時還能保證采購物料滿足生產的需求。

　　采購合同的修改與終止

　　1. 在合同執行過程中，因供應商的原因造成無法按量供應的采購物料，采購部經調查核實，可與供應商簽訂新的采購物料的數量規定，作為采購合同的附件進行執行。

　　2. 在合同執行過程中，若外部市場環境發生變化(例如原材料價格或工資出現上漲，供應商無法按合同規定的價格交貨)采購部可與供應商進行協商，簽訂新的供貨價格的條款，作為采購合同的附件執行。

　　3. 在合同執行過程中，若因不可抗力導致供應商無法按時交貨，采購部經過核實后，可與供應商進行協商簽訂雙方的延期交貨規定，作為采購合同的附件執行。

　　4. 有下列情形之一者，視為合同終止。

　　1) 因不可抗力導致合同無法繼續執行，雙方同意取消合同。

　　2) 因市場環境或需求的變化一方提出取消合同，由雙方協商解決賠償事宜。

　　3) 出現違背合同條款的狀況。

　　4) 逾期沒有履行合同約定的。

　　5) 發生符合合同條款中合約解除的事項。

　　公司采購合同管理制度范本篇三

　　為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足公司對優質資源的需求，進一步規范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制定本制度。

　　一、請購及其規定

　　1. 請購的定義

　　請購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，并按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。

　　2. 請購單的要素

　　完整的請購單應包括以下要素：

　　⑴

　　⑵

　　⑶

　　⑷

　　⑸

　　⑹

　　⑺

　　⑻

　　⑼

　　⑽

　　⑾

　　⑿

　　⒀

　　⒁

　　⒂ 請購的部門; 請購物品所屬項目; 請購的用途; 請購的物品名; 請購的物品數量; 請購的物品規格; 請購物品的樣品、圖紙或技術資料等; 請購的物品的要求時間; 請購如有特殊需要請備注; 請購單填寫人; 請購部門主管; 請購單審核人; 采購副總審核; 財務審核人; 公司總經理。

　　3. 請購單及其提報規定

　　⑴ 請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審核批準后報采購部門; ⑵ 固定資產申購按照附表一(固定資產購置申請表)的格式進行填寫提報;

　　⑶ 其他材料設備及工程項目申購按照附表二(物資采購申請表)的格式填寫提報; ⑷ 日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫提報;

　　⑸ 請購部門在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份;

　　⑹ 涉及到請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的單子文檔也需一并提交;

　　⑺ 遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續后補。

　　⑻ 如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明。

　　⑼請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。

　　4. 公司物資請購單的提報部門

　　⑴ 公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他項目由生產部門提報;

　　⑵ 公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報; ⑶ 公司各部門專用的物資由各部門自行提報。

　　二. 請購單的接收及分發規定

　　1. 請購的接收要點

　　⑴ 采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請

　　購單是否經過公司領導審批;

　　⑵ 接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整清晰不采購，圖紙及技術資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則;

　　⑶ 通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存;

　　⑷ 對于不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。

　　2. 請購單的分發規定

　　⑴ 對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理;

　　⑵ 對于緊急請購項目應優先處理;

　　⑶ 無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門;

　　⑷ 重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。

　　3. 采購周期的規定

　　⑴ 單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下可市區采購的物資及產品的采購周期不應超過5天;

　　⑵ 單次采購金額預算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應超過15天; ⑶ 請購部門應按照以上規定的時間提前提報請購單采購部如未能按時完成采購任務

　　時應向領導說明原因;

　　⑷ 遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優先采購的策略。

　　三. 詢價及其規定

　　1. 詢價前應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通;

　　2. 屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購;

　　3. 對于緊急請購項目應優先處理;

　　4. 所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介結構詢價;

　　5. 對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品;

　　6. 詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價;

　　7. 在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。

　　四. 比價、議價

　　1. 對廠商的`供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認;

　　2. 對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出;

　　3. 收到供應單位第一次報價后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格。

　　4. 重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等;

　　5. 參考目標價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。

　　五. 比價、議價結果匯總

　　1. 比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后方可匯總;

　　2. 比價、議價結果匯總應按照附表六(比價/招標匯總表)的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核;

　　3. 如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。

　　六. 合同的簽訂及其規定

　　1. 合同：是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協議。

　　⑴ 合同正文應包含的要素

　　1) 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點;

　　2) 采購物品/項目的名稱、規格、數量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件與確認圖紙是不可分割的部分;

　　3) 包裝要求;

　　4) 合同總額應含稅，特殊情況應注明;

　　5) 付款方式;

　　6) 工期;

　　7) 質量保證期;

　　8) 質量要求及規范;

　　9) 違約責任和解決糾紛的辦法;

　　10) 雙方的公司信息;

　　11) 其他約定。

　　⑵ 合同簽訂及其規定

　　1) 如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任;

　　2) 擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低;

　　3) 為防止合同工程量追加或追加無依據，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單;

　　4) 遇貨物訂購數量較大且價格較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協助清點;

　　5) 質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品保質期;

　　6) 詳細約定發票的提供時間及要求;

　　7) 與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款;

　　8) 違約責任一定要詳細、具體;

　　9) 比價匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作;

　　10) 合同簽訂應按照附表七(合同審查批準單)的格式對合同初稿進行巡簽審查;

　　11) 合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效;

　　12) 簽訂的所有合同應及時報送財務部門。

　　七. 付款及合同執行

　　1. 付款規定

　　⑴ 按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格方可付款;

　　⑵ 按照貴公司規定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫附表八(資金支出審批單)，該審批單巡簽我那比后提交財務部付款;

　　⑶ 財務部門在接到付款審批單后應在3天內付款，以免影響合同的執行和供貨周期，遇特殊情況狂延期付款的應及時通知采購部并匯報公司領導。

　　2. 合同執行

　　⑴ 已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監督，如出現問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領導;

　　⑵ 已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質保量，按時履約;

　　⑶ 合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商并簽訂補充合同。

　　八. 報驗與入庫

　　1. 報驗

　　⑴ 供應單位已經履行完畢的合同，采購部應及時的通知質檢部門進行驗收; ⑵ 對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質檢部門的相關規定執行; ⑶ 達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質檢部門進行質檢、驗收; ⑷ 質檢部門在接到采購部報驗通知后應及時報驗，并出具報驗結果證明書，對于質檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責任;

　　⑸ 用于公司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢范圍之內。

　　2. 入庫

　　⑴ 公司所有的生產材料、設備及外協加工件入庫前均應通過質檢部門的檢驗或驗收; ⑵ 合同標的物在運達公司后采購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運;

　　⑶ 質檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接受;

　　⑷ 質檢部門已經驗收的產品倉庫應及時的入庫，并及時出具入庫清單;

　　⑸ 質檢合格后的固定資產及服務按照公司財務規定入庫。

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