2017自考《檔案管理學》第十章復習：統計工作
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第十章 統計工作
一、 檔案統計工作的內容和任務
1、檔案統計，就是以表冊、數字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關情況。
內容包括檔案的基本登記和綜合統計兩部分。
從統計的對象來看，分為兩方面：
A、對檔案實體及其管理狀況的統計;
B、對檔案事業的組織與管理狀況的統計;
目前，我國檔案工作的基本情況統計，分為四個層次：
其一，全國檔案工作基本情況統計;
其二，專業系統檔案工作情況統計;
其三，地方(包括省、市、地、縣各級)檔案工作基本情況統計;
其四，檔案館、檔案室檔案工作情況統計。
2、任務
對檔案和檔案工作的發展情況進行統計調查、統計分析， 提供統計資料，實行統計監督。
二、 檔案統計工作的'意義、要求和步驟
1、 意義
A、是認識檔案工作的一種重要手段;
B、可以把定性分析和定量分析結合起來;
C、是檔案事業建設的一項重要的基礎工作;
D、可以為制定檔案工作的方針、政策和編制檔案事業發展規劃提供提供依據。
2、 要求
A、準確性、客觀性、科學性
B、遵循全國統計工作現代化的要求
統計指標體系完整化，
統計分類標準化，
統計調查工作科學化，
統計基礎工作規范化，
統計計算和數據傳輸技術現代化，
統計服務優質化。
3、 步驟
A、統計調查
B、統計整理
C、統計分析
三、 檔案統計調查
1、 統計表報
2、 專門調查
四、 檔案統計資料的整理
統計分組： 簡單分組和復雜分組
五、 統計表
六、 綜合指標
1、 絕對數2、 相對數
檔案行政管理機關和檔案館的統計
一、 檔案構成統計
總的說來，它是檔案館全部檔案材料現有數量和狀況的一種統計。要求將檔案館內的全部檔案以其來源性質分組，即分成：建國后檔案、革命歷史檔案、清代以前檔案、民國檔案等部分，并以此說明現有檔案數量和狀況。
二、 檔案利用統計
它是一種對各種類型檔案被各機關、各項工作利用的情況和程度的統計。
三、 檔案工作人員情況統計
它對于研究檔案館工作售貨員的需要量，各種干部的比例，各檔案館干部的對比分析和平衡，培訓工作的安排等，具有重要的.作用。
四、 檔案館建設狀況統計
檔案行政管理機關的任務之一，是負責檔案館網的規劃與籌建。這種統計對研究我國檔案事業的發展，是一種很有意義的資料。
五、 檔案室建立情況統計
檔案室是機關工作的重要組成部分，是現行機關檔案集中保管的機構。檔案行政管理機構及時了解檔案室建設的情況是非常必要的。這就要對檔案室的建設情況進行統計。
提供利用工作
一、含義
檔案工作的總目的，是提供檔案為社會主義事業服務。為了實現這個目的必須做一系列的工作，其中直接傳遞檔案信息為黨和國家各項工作服務的環節，稱為“檔案的利用服務工作”，或簡稱“檔案利用工作”，又稱“提供利用”。檔案利用工作的基本內容，就是介紹和報道館(室)藏檔案的內容和成分，通過各種方式為利用者實際提供文獻材料和情報信息，進行咨詢服務。
二、利用工作的地位
檔案的提供利用是檔案工作為社會主義事業服務的直接手段，它是兼承檔案工作內外關系的一個重要環節，在檔案工作中占有突出地位。
它是檔案工作聯系社會的一個窗口，是衡量檔案工作好壞的.主要標志。
它在一定程度上體現了外界利用檔案的需要，對整個檔案工作具有一定的檢驗和推動作用。
總之，它是檔案工作中最富有活力的一個環節。
三、注意問題
1、服務思想
A、 全面地為檔案用戶服務
B、 及時地為檔案用戶服務
C、 準確地為檔案用戶服務
D、 有效地為檔案用戶服務
2、正確處理提供利用與保密之間的關系
提供利用和保密，從根本上來說是一致的。提供利用時要注意保密，保密是限定了利用的對象和范圍，是為了更好地利用。
澄清“利用危險，保密保險”以及“歷史檔案無密可保”的錯誤思想。
要認真深入地審定檔案內容，根據時間、地點和條件的變化情況，調整檔案的密級，逐步擴大開放范圍，減少煩瑣的批準手續，方便廣大利用者的正常利用。
檔案提供利用的途徑與方式
一、基本途徑
1、提供檔案原件
2、提供復制品
3、提供檔案信息加工品
二、幾種主要的方法
1、檔案閱覽服務(二史館閱覽室、廣西區檔案館閱覽室)
2、外借服務
3、制發復本
4、展覽與陳列服務(二史館陳列室、廣西區檔案館閱覽室)
5、制發檔案證明服務
6、檔案目錄信息服務
7、檔案咨詢
檔案用戶調研工作
一、檔案用戶需求調研的原則
1、客觀性原則
2、針對性原則
3、全面性原則
4、服務性原則
二、影響檔案用戶的主、客觀因素
(一)社會因素
1、社會政治因素
2、社會經濟因素
3、科學文化因素
(二)檔案工作因素
1、檔案工作的方針和政策
2、檔案管理工作的水平
3、檔案利用服務工作的`質量
(三)檔案用戶自身因素對其利用需求的影響
1、檔案用戶的職業因素
2、檔案用戶的知識水平
3、檔案用戶的工作經驗
三、檔案用戶需求的構成
1、學術用戶需求
2、實際利用需求 工作、生產、科研等
3、普遍利用需求
四、幾點帶規律性的問題
1、受社會因素的影響
2、宣傳報道對檔案用戶需求的影響
3、檔案用戶需求心理的求便心理
4、檔案用戶利用檔案的行為結果對其以后需求行為的影響
開放檔案工作
一、開放檔案的含義
開放檔案就是將一般可以公開和保密期限滿的檔案，解除“禁閉“，向社會開放，允許檔案用戶在履行簡便的手續后，即可通過一定的方式，進行開發利用。
《中華人民共和國檔案法》規定：國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿30年向社會開放。經濟、科學、技術、文化等類的檔案向社會開放的期限，可以少于30年，涉及國家安全或者重大利益經及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于30年。
二、開放的意義
1、開放檔案是有得于社會進步的新方針，是加快我國政治民主化的一個新步驟。公民享有利用檔案信息資源的權利。
2、開放檔案也是現代檔案館自身發展的一項重大措施。由封閉型、半封閉型向開放型的方向轉變。
3、開放檔案可以促進檔案館的各項業務建設。
三、開放檔案的條件
1、物質條件
2、檢索條件
3、制度條件
4、社會檔案意識條件
四、開放檔案的鑒別
1、確定開放期
2、開放檔案鑒別工作的組織領導
成立鑒定小組，經鑒定后，報本級檔案行政部門批準后開放; 把握不定的檔案，鑒定小組應報本級人民政府審批。
3、檔案的解密、降密
依照<<各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制范圍的暫行規定>>：各級檔案館保存的涉密檔案，其解密工作，由各級國家檔案館負責進行。
一般原則和辦法是：
A、未進館的1991年1月1日前形成的涉密檔案，由各檔案形成機關、單位負責解密;對館藏將滿30年的涉密檔案，原檔案形成者認為仍屬國家機密的，應當自該檔案屆滿30年之日前6個月，以文件形式通知有關的檔案行政機關或檔案館;過期未通知的，由檔案館進行處置;
B、1991年1月1日以后形成的涉密檔案，未接到保密期限變更通知的，自保密期限屆滿之日起，即自行解密;
C、各檔案館保存的經濟、科學、文化類的涉密檔案，有必要提前向社會開放的，應向檔案形成機關發出要求提前解密的`通知，有關機關接到通知的半年內應予以答復，否則，檔案館可根據有關辦理;
D、撤銷機關的，由承擔其職能的單位負責;如無，則由檔案館負責處理。
凡涉及下屬內容的檔案，均應控制使用，不可開放。
——凡對社會開放會影響黨內團結、黨和國家機關工作正常開展，危害國家安全、社會安定，損害國家利益的檔案。
——凡對社會開放有損于個人形象、尊嚴、聲譽、人身安全的檔案。
——凡對社會開放會影響兩黨、兩國政黨關系及其他對外關系的檔案。
——凡對社會開放會削弱我國經濟實力、科技實力的檔案。
——機關、單位及個人移交、捐贈、寄存檔案時明確提出不能開放的檔案。
——其他會影響黨和國家利益的，不宜對社會開放使用的檔案。
五、開放檔案公布
1、開放檔案的公布權
<<中華人民共和國檔案法>>規定：屬于國家所有的檔案，由國家授權的檔案館或者個人公布;未經檔案館或者有關機關同意，任何組織和個人無權公布。
集體和個人所有的檔案，檔案的所有者有權公布，但必須遵守國家有關規定，不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權益。
2、公布檔案的方式
《中華人民共和國檔案法實施辦法》： 通過報紙、刊物、圖書等出版物發表;通過電臺、電視臺播放;陳列、展覽檔案或其復制件;出版發行檔案史料;公開出售復制件;散發或者張貼檔案復制件;在公開場合宣讀、播放檔案原文等。
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