中國人和美國人在文化方面的一個細微差異體現在交換個人信息的方式上， 例如：交換文件，照片和名片。舉個例子，中國人通常傾向雙手遞送名片，且名片上的字對著接收名片的人，這樣可以讓對方很容易看到信息。但美國人則不那么注重交換文件本身的動作；而更注重確保能方便地收到所需要的正確文件。
當然，這兩種交換文件的辦法都沒有錯，但這與申請人去使館面談那一天是有關系的。在申請過程和面談時您都會遞交很多的文件和表格。按照美國領事處的設計，遞交文件只能通過窗口下端一帶有凹槽的狹長窄縫進行。如果申請人用雙手來遞交象結婚證，學歷證書或者是名片的文件，那會很困難。事實上，當申請人揝著一張照片或者一本護照并且等待簽證官員去拿取這些材料時，那就更困難了。這中間被厚厚的玻璃隔擋，無法接取材料。如果1500個申請人每天重復此遞交材料的方法，那就會延誤每一位申請人的面談。窗口凹槽的設計是為了材料可以來回滑動傳遞，而不是讓你用雙手遞交。遞交文件最好的方式很簡單，就是將文件放到窗口下端窄縫處，使其自動滑落到凹槽里，簽證官員（他/她）在合適的時候接取。您可以注意到，很多簽證官員也會用同樣的方法把材料退回給申請人。請注意，盡管我們的文化習俗可能有差異，但簽證處的宗旨是為所有合格訪客的旅行提供便利，同時與我們每一位申請人進行有效的，禮貌的和專業的互動。