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采購代理委托的管理制度范本(通用14篇)
在現實社會中,我們都跟制度有著直接或間接的聯系,制度具有合理性和合法性分配功能。我們該怎么擬定制度呢?下面是小編整理的采購代理委托的管理制度范本(通用14篇),歡迎大家借鑒與參考,希望對大家有所幫助。
采購代理委托的管理制度范本(通用14篇)1
一、 經費的審批報銷
學校的一切經費支出,由校長把關,總務主任負責實施,全體師生員工應遵守財務制度和財經紀律,支持財會人員履行職責。校長負責處理學校經費開支中的重大問題。
1、學校實行“一支筆”審核財務開支的制度,凡學校的一切經費支出都由校長簽予以報銷。購置貴重物品價1000元以上須經校務會討論決定。
2、凡上級有關部門通知校領導,教職工參加的會議,外出聽課,學術討論會,參觀考察,函授學習等的`開支,必須經校長同意,在通知單上批文,附在報銷單據上,經總務部門審核,校長簽,按財務管理規定及時報銷。
3、學校同意購買的教學用品、辦公用品、衛生用品、實驗儀器及藥品的報銷,原則上應持有國家統一正式票,由購物人,財物保管員驗收人簽,總務主任簽,校長審核簽,及時報銷。手續不齊全者出納和會計應予以拒報,否則,當事人和財會人員以作差錯事故處理。
4、財會人員發現在經費使用中,不符合有關財務制度,或違反財經紀律的,應履行職責,向主任和校長匯報,及時處理,否則,作失職論處。
5、學校的基建項目校長全權負責把關,預、結算簽后予以支出。
二、財物(校產)管理制度
為加強學校公物采購、審批、管理做到計劃購置,妥善保管,合理使用,責任明確,據有關規定,結合本校實際,特制定本制度。加強學校財產管理,是保證教育工作順利進行的物質條件,本著勤儉辦學的原則,全校師生員工必須人人愛惜學校財物,人人參與財物管理,上下一心,形成共識,切實加強財物的常規管理。
1、學校財產、物資的管理和使用,貫徹“統一領導,分工負責,管用結合,合理調配,物盡其用”的原則,實行管理人員責任制。
2、學校固定資產管理按行政管理體制,實現行政負責人和使用管理人員雙重責任制。根據校產分布情況,按使用單位和存放地點,落實到處、室、班、組、人,誰用誰管,有獎有罰。
3、新購置的固定資產,必須符合審核、采購、驗收、報銷手續,經會計和財物管理員按發票登記后,方可使用。
4、建立和健全固定資產帳、冊制度,做到帳冊記錄齊全、帳物相符,物價一致。
5、總務處每學期對校產全面清查一次。
6、各科室校產清冊一式三份,總務處和有關處室財務管理員各執一張貼在本辦公室內。辦公物品的使用情況作為評比先進辦公室的一項指標,辦公室內公物的遺失或損壞,各科室負責人應予及時查處。
7、固定資產的減少,包括調出及報廢、損、丟失、變價等都必須經過部門負責人,校產管理員的鑒定,填報“申報單”報校長室審批,總務處備案。
8、班級課桌凳,衛生用具,教學用品,電器,設備等公物由班主任落實到人保管使用。
采購代理委托的管理制度范本(通用14篇)2
一、職責部門:業務部
1、負責按本單位的要求組織對供方進行評價,編制《合格供方名錄》,并對供方的供貨業績定期進行評價,建立供方檔案。
2、負責制定采購計劃,執行采購作業。
3、負責編制《采購物資分類明細表》。
4、負責對采購物資的進貨驗證
5、編制《供方評定記錄表》
二、采購物資分類
采購物資分為三類:
1、重要物資:構成最終產品的主要部分或關鍵部分,直接影響最終產品使用或安全性能,可能導致顧客嚴懲投訴的物資。(一級)
2、一般物資:構成最終產品非關鍵部分的物資,它一般不影響最終產品的質量或即使略有影響,但可采取措施予以糾正的物資。(二級)
3、輔助物資,非直接用于產品本身的起輔助作用的物資,如一般包裝材料等。(三級)
三、對供方的評價
1、業務部根據采購生產需要,通過對物資的質量價格、供貨日期等進行比較,對同類的重要物資和一般物資,應同時選擇幾家合格的供方。業務部負責建立并保存合格供方的質量記錄,根據《采購物資分類明細表》規定的產品類別,明確對供方的控制方式和程度。
2、對有多年業務往來的重要物資的供方,應提供充分的質量證明文件,適當時包括以下內容,以證實其質量保證能力:
a、供方產品質量狀況或來自有關方面的信息(如供方其他用戶對其產品質量的反饋);
b、供方質量管理體系對按要求如期提供穩定質量產品的保證能力;
c、供方顧客滿意程度;
d、產品交付后由供方提供相關的服務和技術支持能力(如堆棧件供應,維修服務等);
e、其他方面,如履約能力有關的財務狀況,價格和交付情況等
3、對第一次供應重要物資的供方,除提供上述的'書面證明材料外,還需經樣品測試及批量試用,測試合格才能供貨。
4、對于一般物資供方,除應提供必要的質量證明文件外,
還需要經過樣品驗證和小批試用合格,業務部提供評價意見,廠長批準,可列入《合格供方名錄》。
5、對于批量供應輔助物資的供方,也應提供質量證明文件,業務部相關人員在進貨時對其進行驗證,并保存驗證記錄,合格者由廠長批準后即可列入《合格供方名錄》。對零星采購的輔助物資,其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。
6、供方產品如出現嚴重質量問題,各部門(單位)應向供方發出《糾正和預防措施處理單》。如兩次發出處理單而質量沒有明顯改進的,應取消其供貨資格。
7、業務部每年對合格供方進行一次跟蹤復評,填寫《供方年度業績評定表》,評價時按百分制,質量評分占60%,交貨期評分占20%,其他(如價格、售后服務等)占20%。評定總分低于60(或質量評分低于48),應取消其合格供方資格;如因特殊情況留用,應報廠長批準,但應加強其供應物資的進貨驗證,并執行上述條款。連續第二次評分仍不及格,應取消其供貨資格。
四、采購
1、采購計劃
業務部主管根據本單位的《月生產計劃》及庫存情況編制《月采購計劃》及庫存情況編制《月采購計劃》,經廠長批準后實施采購。
2、采購的實施
a、業務部根據批準的《月采購計劃》、《采購單》,按照采購物資技術標準在《合格供方名錄》中選擇供方并進行采購;
b、第一次向合格供方采購重要和一般物資時,應簽定《采購合同》,明確品名規格、數量、質量要求、技術標準、驗收條件、違約責任及供貨期限等。
五、采購產品的驗證
1、如采購物資發生質量問題應采取隔離、標識、通知供方、退貨、更換等方法。
2、具體的采購作業,由采購員以“采購單”的形式執行。
采購代理委托的管理制度范本(通用14篇)3
一、制定目的及范圍
為進一步加強公司制度管理,健全企業采購制度,提高采購效率,明確崗位職責,降低采購成本,減少不必要的開支,保證采購工作的正常化、規范化,特制定本制度。
本制度涉及的采購類別包括:項目采購(材料采購、工程采購)、年度采購、零星采購、應急采購。
本制度涉及的采購物品包括:單價萬元以下的工程設備、工程原料、實驗器材、實驗藥劑、化學藥劑、勞保用品、辦公用品以及應急事件、突發事件中需要采購的物品。
本制度中有權申購的部門包括:工程部、研發部、咨詢部、市場部、辦公室、財務部。
二、采購原則
1、采購公司經營中一項重要的工作,各級管理人員和采購經辦人必須高度重視。
2、采購必須堅持“秉公辦事、維護公司利益”的原則,并綜合考慮質量、價格因素,擇優選取。
3、各類物資均應向正規商家采購,原則上要求所有采購物資均應開具發票。
4、物資采購由需求部門負責采購、詢價及后期談判。
5、各部門應有專人負責采購事務,申購人與采購人不得為同一人。
三、采購流程
1一般采購流程1.1采購申請
1.1.1采購之前,申購人應向倉庫詢問所需物資是否有庫存,以免重復采購。
1.1.2采購之前,申購人依據所需物資的品名、規格、數量、需求日期及注意事項填寫“申購單”。其中工程項目采購應提交工程預算,按采購原則進行采購。
1.1.3緊急采購時,由申購人在“申購單”上勾選“緊急”選項,以便各部門加快流轉,及時處理。
1.1.4若撤銷采購,應立即通知采購人,以免造成浪費。 1.2申購:工程項目采購提交工程預算并經公司負責人批準后由申購人填寫“采購物資流轉單”,其他采購經本部門負責人批準后,由申購人填寫“采購物資流轉單”。 1.3詢價
1.3.1各部門負責采購的人員分別詢價,提供三家以上供應商及價格,財務部提供歷史價格加以比對。
1.3.2采購人詢價時應注意審查供應商的主體資格(經營狀態、是否按時年檢、有無失信記錄、是否涉及重大訴訟等),要求供應商提供聯系方式以便相關負責人核價。確定供應商后,應要求供應商提供證明主體資格的材料(企業提供營業執照副本復印件、個人提供身份證復印件)。同時,采購人應在“采購物資流轉單”上注明所采購物資的商品名稱、規格、型號等基本信息。
1.4核價:采購人或相關負責人參考歷史價格對擬采購物資進行核價,填寫“采購物資流轉單”中的“核價結果、核價意見”。
1.5審批:采購人將“采購物資流轉單”經逐級審批,報公司各級負責人審批后,方能進行采購。
1.6采購實施與驗收入庫
1.6.1“采購物資流轉單”經各級負責人審批簽字且經財務部備案后,由采購人辦理借支采購金額或通知財務辦進貨款手續。
1.6.2采購人按照核準的“采購物資流轉單”向供應商訂貨,并以電話、傳真等方式確定交貨日期或到市場采購。對于需要訂立買賣合同進行采購的物資,應同時按公司合同審批程序進行流轉。
1.6.3所有采購物資到貨后,由采購人、申購人、入庫人協同,按照預定的采購質量標準及數量進行驗收,并辦理入庫手續。如因需立即使用不能及時入庫,應先由申購人、采購人驗收,在緊急情況解除后,及時辦理入庫手續。如采購物資質量、數量不符合要求,應及時保存證據,與供應商協調退換貨事宜。采購人、入庫人驗收完畢后,應出具證明驗收合格的單據,交予財務部備案。
1.6.4所有采購物資原則上要求貨票同行,采購人應在貨到后1個月內辦理報銷手續,因超過報銷時間財務部門不受理報銷的,責任由采購人承擔。
1.6.5采購物資不論金額大小,一律由采購人簽字,財務部負責人審核,報公司總負責人核準簽字后方可報銷。 1.6.6采購人應將供應商的送貨單及我公司開具的入庫單、物資采購流轉單、收款收據等單據交予財務部方可結款或開具支票。
2特殊采購流程
2.1集中計劃采購:凡屬日常辦公用品必須集中購買的,各部門應在每月25日前將審批通過的“采購物資流轉單”交至辦公室,由辦公室在月底統一購買。
2.2零星采購零星采購是指偶然發生的、所采購物資低于元的采購(如因公司接待、聚會需要進行的采購,場地調查、工程施工過程中因缺少配件、材料而臨時進行的采購等),具有臨時性、偶發性、金額低的特點。
2.2.1各部門人員需要進行零星采購的,應首先以電話的方式征求本部門負責人,征得負責人同意后,堅持“必需、質量、價格”的原則進行采購。
2.2.2采購人應選擇可靠的供應商進行采購,采購時應購買注有品名、商標、制造廠商、保質期等基本信息的合格商品。所購物資原則上要求供應商開具發票,應供應商原因不能開具發票的,應要求開具收款收據。
2.2.3零星采購原則上由采購人先行墊資采購。采購人完成采購后,應填寫“物資采購流轉單”,按照一般采購程序完成流轉后,將“物資采購流轉單”、發票或收款收據交予財務,由財務進行報銷,財務應在所有材料提交后日內將采購人墊付金額退還采購人。 2.2.4零星采購采購人應對所采購物資的質量負責,若所采購物資發生質量問題,由采購人與供應商協商退換貨事宜。
2.2.5因場地調查、施工等工程需要而進行的零星采購,應在完成采購后納入工程預算。因其他原因發生的`零星采購,需要入庫的,應在采購完成后補辦入庫手續,由倉庫管理人員開具入庫單,將入庫單交予財務部方可報銷。
2.3應急采購應急采購是指公司因應急處置需要,而臨時進行的采購。應急采購由公司應急處置小組進行。
2.3.1在接到應急處置任務后,應急處置小組負責人發現需要緊急購買材料、設備的,應先向倉庫管理人員詢問,確定沒有所需材料、設備后,向上一級負責人匯報,得到上一級負責人同意后方可進行采購。
2.3.2應急采購無需進行三方詢價,應以最便捷的方式進行采購,兼顧價格和質量。
2.3.3應急采購結束后,應急處置小組負責人應編制應補填“采購物資流轉單”,按照一般采購流程進行流轉。剩余物資要補辦入庫手續,取得入庫單。若應急采購無法開具發票或收款收據的,應急處置小組負責人應作書面說明,列明應急采購物資來源、價格等信息,報上一級負責人審批、簽字。
2.3.4應急采購原則上由應急處置小組負責人墊付。采購完成后,應在日內將“采購物資流轉單”、入庫單、發票、收款收據(說明)交予財務部審核,財務部在所有材料提交后日內將墊付金額退還墊資人。
2.4年度采購年度采購是指因部門生產需要,需定期進行的采購。
2.4.1需進行年度采購的部門,應編制年度需求預算,逐級申報審批后,交予財務部審核、備案。
2.4.2年度需求預算批準后,各部門采購人應從優秀供應商名錄中選取三家進行詢價,要求供應商提供蓋有公司公章的報價單。需要進行招標的,按照相關程序進行招標。
2.4.3采購人詢價后,填寫“年度采購物資流轉單”,逐級審批后,交予財務部備案。
2.4.4“年度采購物資流轉單”獲批準后,采購人應與選定的供應商訂立合同,確定價格及付款方式。合同應按公司合同審批程序流轉。財務部按合同的約定支付價款。
2.4.5年度采購進行過程中,采購人應注意市場價格的變化,若供應商供貨價格明顯高于市場價格,應及時與其協商,協商不成的,終止履行合同。
2.4.6應年度采購需要訂立的合同,應為不固定總價合同,按季度或按年度進行結算。
四、備案
1采購結束后,采購人應將采購單、采購物資流轉單、入庫單、發票或收款收據等材料復印兩份,原件交予財務部審核、付款,一份復印件留存本部門,一份復印件連同供應商主體證明材料、聯系方式交予公司法務保管。
2法務人員接受采購相關材料時應要求采購人填寫材料接受清單,按照采購所屬項目進行歸檔,以便日后查詢。
五、采購紀律
1采購人職責
1.1建立供應商資料與價格記錄檔案。
1.2做好市場行情的經常性調查。
1.3詢價、比價、議價及訂購作業。
1.4所購物資的品質、數量異常的處理及交期進度的控制。
1.5做好平時的采購記錄及對賬工作。
2采購人行為規范
2.1采購人員應嚴格按照本制度進行采購作業,采購完成后及時進行備案并確保備案材料真實、齊全。
2.2若采購人員違反本制度進行采購作業或沒有及時備案導致采購資料丟失或損毀的,第一次由分管負責人進行批評教育,若再發生類似事件,按嚴重程度給予采購人員降職、降薪、轉入試用期或予以辭退。
2.3采購人員不能接受供應商任何形式的饋贈、回扣或賄賂;若因嚴重失職或違反本制度作出不適當行為的,給予辭退。給公司造成損失的,應賠償公司損失,情節嚴重涉及違法犯罪的,提交司法機關處理。
采購代理委托的管理制度范本(通用14篇)4
為更有效的制止鋪張、浪費現象,切實管理好辦公經費,依據相關法規、政策,結合我單位實際情況,制定本采購制度,具體內容如下:
一、要由民主推薦,成立采購管理小組,至少三人以上。
二、對常規性及較大宗的單位辦公用品的采購,年初要有具體詳細的計劃,并報單位領導辦公會審批。
三、對單筆購置5000元,批量購置10000元的固定資產,要上報局機關審批。
四、采購單價在500元(含500元)以下的(來源:)低值易耗品和日常辦公用品,以及在500元以內的.日常開支由辦公室負責人審批決定;購置單價在500元以上的大宗款物品或500元以上的支出項目由辦公室負責人報請局分管領導審批。
五、辦公室對所采購的辦公用品及其他物品應進行入庫清點、造冊登記,對價值在200元以上的大宗辦公用品及其他物品應建立相應臺賬,對其領用人、保管人、使用人都一一登記。領取時要經辦公室負責人審批通過,履行必要的領借手續,一旦丟失或人為損壞應照價賠償。
六、采購小組在外出采購時,不得一人獨自行動,須3人以上集體行動。
七、采購小組在外出采購時,對所購物品需經市場調查,做到心中有數。嚴把質量關,力爭使所購物品物美價廉。
八、采購小組在采購后,對采購發票要嚴格按照財務制度把關,發票內容要實事求是,所購物品品名、規格、數量、單價、價款、經辦人等內容應齊全。
九、未盡事宜按照國家相關規定執行。
采購代理委托的管理制度范本(通用14篇)5
為加強對單位采購活動的內部控制和管理,防范采購過程中的差錯和舞弊,結合單位實際,特制定本制度。
一、崗位責任
1、辦公室采購人員負責按照采購預算實施采購活動,包括確定采購方式、詢價議價、擬定采購合同、完善采購文件。
2、辦公室倉庫保管人員負責所購貨物的驗收與入庫,并完善相關記錄。
3、單位聘請法律顧問負責對采購合同協議的審核。
4、單位聘請項目監管部門負責對貨物、工程驗收的審核。
5、分管副主任負責審核采購價格、驗收入庫和監督完善采購文件。
6、主任負責對采購合同、付款的審批。
7、財務科負責審核確定采購方式、發票真偽、支付貨款。
二、活動流程
1、各科室根據實際所需填寫“申購單”,經科室負責人審批同意后,定期報辦公室。
2、辦公室將各科室申購單匯總后,每月統一提出申購計劃,先報分管領導審核,然后經主要領導審批同意后交由采購人員實施采購。大宗物品須經主任辦公會研究同意后實施采購。
3、單項2千元(含)以上或批量2萬元(含)以上的大宗物品、1萬元(含)以上的維修工程,必須通過政府采購途徑購買;單項2千元以下或批量2萬元以下的.小額零星物品、 1萬元以下的維修工程,可以自行購買,并索要正式、合格發票。
對小額零星采購,按照“比質比價、貨比三家”的詢價原則,確保公開透明,降低采購成本。
4、對大宗物品,辦公室負責與供貨單位擬訂采購合同,然后由法律顧問審核,報主任審批后存檔備案。
5、對到貨物品,由辦公室倉庫保管人員進行驗收入庫,出具驗收證明。對重大采購項目或維修工程要成立驗收小組。對驗收不合格的物品要及時上報處理。
6、辦公室采購人員將應付款項目報財務科審核,并經逐級審批同意后由財務科執行付款結算。
三、其他相關控制措施
1、單位應當確保辦理采購業務的不相容崗位相互分離、制約和監督,并根據具體情況對辦理采購業務的人員定期進行崗位輪換,防范采購人員利用職權和工作便利收受商業賄賂、損害單位利益。
2、加強采購業務的記錄控制。由檔案室負責妥善保管采購業務的相關文件,包括:采購預算與計劃、各類批復文件、招標文件、投標文件、評標文件、合同文本、驗收證明、投訴處理決定等,完整記錄和反映采購業務的全過程。
3、對于大宗設備、物資或重大服務采購業務需求,由單位領導班子集體研究決定,并成立由單位內部資產、財會、審計、紀檢監察等部門人員組成的采購工作小組,形成各部門相互協調、相互制約的機制,加強對采購業務各個環節的控制。
4、加強涉密采購項目安全保密管理。涉密采購項目,應當在政工科的監督指導下,嚴格履行安全保密審查程序,并與相關供應商或采購中介機構簽訂保密協議或者在合同中設定保密條款。
采購代理委托的管理制度范本(通用14篇)6
為使酒店的采購工作走上制度化、規范化,合理控制成本,強調責任指標到人及提高工作效率,特制定本制度及操作流程。
一、酒店采購的基本要求:
1、所有授權范圍的物品采購時,均需比較至少三家供貨商的價格及品質,月結類物品每月每一類至少要有三家供貨商提供的報價單;
2、采購人員對自己采購的物品價格及品質負責;
3、駐店采購員需每月一次針對較多使用的物品通過電話、傳真、網絡、外出調查等方式獲取(包括非授權物品)價格信息,并整理成價格信息庫,以書面報告形式上報酒店總辦及酒店財務部;
4、所有供貨商名片、報價單、合同等資料及樣板必須登記歸檔并妥善管理,如有人員變動時按酒店管理公司移交手續進行移交資料;
5、駐店采購禁止采購任何未經正常有效審批人審批后申購單上的物品,保證手工經審批后的采購單與電腦下單一致,否則財務部將不予報銷處理;
6、禁止使用部門自行采購物品或私自與供貨商洽談采購事宜;
7、駐店采購負責跟進各供貨商的貨款及時簽批支付事宜,對到期的應付帳款,酒店財務部應及時支付,以建立酒店的良好形象。
二、物品采購監督要求:
1、所授權的物品,分為兩類:A、供貨商月結;B、直接到市場采購,授權生效時酒店必須成立《供貨商評定小組》(由酒店總辦、酒店采購、使用部門、酒店財務部組成),每月對各類物品進行分析(包括但不限于物品的用量、價格、品質等),將物品進行分類(制定供貨商月結還是進行直接市場采購,最終要形成文件,由評定小組匯簽確認,酒店財務部存檔備查,并抄送一份酒店管理公司),部分物品可以先定直接市場采購,待條件成熟時轉為供貨商月結;
2、月結的供貨商選定,采購對已經確定供貨商月結的物品,應邀請至少三家供應商報價,由供貨商評定小組進行價格及品質的比較和討論,對各類月結物品選定供貨商,各部門可分頭組織進行市場調查,根據市場調查的價格,定期與供貨商確認固定期間的供應價格,在此確認期間(時限長短根據當地市場情況,由評定小組決定),供貨商將按此固定價格提供酒店所需材料(形成會議紀要,評定小組部門負責人進行匯簽抄送酒店管理公司);
3、酒店財務部制定倉存物品的采購線(即最高庫存量及最低庫存量,補倉不能超過最高庫存量,儲存不能低于最低庫存量),由倉庫人員編制,酒店財務成本會計根據以往該物品的使用量及經營情況進行合理分析,審定出各物品的采購線,財務負責人簽名確認后,呈酒店總經理審批實施,審批后的文件由倉庫及成本會計存檔備查,并按實際情況定期進行更新,財務部對每次部門申購數量進行認真審核監督,避免因物品積壓造成浪費;
4、酒店財務部對物品價格進行認真監督,必須每月組織人員對酒店各類物品進行不同市場的.價格調查,每月一次通過電話、傳真、網絡、外出調查等方式獲取酒店各類物品(包括非授權物品)的價格信息,并整理成價格信息庫,以書面報告形式上報酒店總辦,并抄送集團管理公司總辦及集團財務部;
5、對正常物品的申購,酒店駐店采購接到單后必須1個工作日后回復意見,酒店財務部接到單后必須1個工作日后回復意見后報送到總辦審批,對特殊物品或者對價格及品質有其他意見的,也必須在1個工作日后反饋意見給申請部門。
三、各類物品采購流程(該流程是針對授權范圍內的物品,授權范圍外的按以前流程操作):
1、倉庫補倉物品的采購流程:
該類物品主要指副食品類,如因酒店倉庫硬件原因,該類物品的部分不能在倉庫保管,而在使用部門的二級倉庫進行保管的,倉庫直接把二級倉庫收編管理,該類物品的補倉由倉庫負責填單。
對倉庫的每種存倉物品,應按本文件中的第二大點第3小點規定的流程設定合理的采購線。
A、上述物品的倉存量接近或者低于采購線時,應需要及時進行補充貨倉里的存貨;
B、倉庫主管要填寫一份“物品申購單”(見附件,對申購單中的每項內容必須如實填寫,如沒有發生的則填“沒有發生”);
C、駐店采購按照申購單要求,在至少三家供貨商中進行比較,選定相應供貨商,把三間供貨商資料附在申購單后面(包括但不限于報價資料),由駐店采購在申購單上簽名確認,提出采購意見及注明可以到貨日期;
D、酒店財務部成本會計簽名加意見(如對價格及其他有問題的,必須立即跟采購人員溝通,并立即給出建議方案),到酒店財務第一負責人簽名確認;
E、酒店總經理進行審批后轉由酒店采購進行實施購買。
2、鮮活食品凍品的采購流程(主要指蔬果類、肉食類):該類物品主要指蔬果類及肉食類,包括蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮、水果等物料的采購申請。
A、由各酒吧、各部門總廚或者主管(要有餐飲總監簽名確認),根據當天經營情況,預測明天用量,填寫每日申購單交駐店采購(按照以前單據格式);
B、酒店采購當天下午以電話下單(針對供貨商月結)或者次日直接到市場采購。
C、酒店財務部成本會計與使用部門定期進行溝通,對上一日該類物品采購的數量進行檢查(包括已使用及未使用的數量),如發現有較多剩余的,必須提供處理方案及日后申購數量的建議,并報總辦批示。
四、物品驗收入倉及財務付款處理流程:
1、物品的申購單用紙質先走完申購審批流程;
2、紙質申購單流程審批完畢后,補倉部分及直拔部分申購單由倉庫人員負責系統錄入申購單,其他部門申購部分由總辦文員負責系統錄入申購單,再由駐店采購文員從系統制定采購訂單進行下單供貨商或者自行市場采購(根據申購單批示要求內容操作);
3、物品采購回來后,倉庫必須根據紙質申購單與系統生成的收料單相核對無差異后,再根據系統生成的收料單與使用部門進行貨品驗收,倉庫再根據收貨驗收情況從系統打印入倉單;
4、入倉單(附有連同收料清單及發票)的審批流程:倉庫制單人簽名——采購人員簽名——財務部成本會計復核簽名確認是否符合要求(包括但不限于申購物品數量、價格等)——酒店財務部負責人簽名——酒店總經理簽名審批——財務部根據與供貨商協議進行付款;
5、屬于直接到市場購買的,先由駐店采購借支采購備用金(具體金額根據酒店的規模及業務量,報酒店管理公司審批),先由相關申請部門人員提出紙質采購申請,并須走紙質采購審批流程后,(營運物品可走酒店審批流程,除此以外的物品直購須走集團采購審批流程)再由總辦文員錄入申購單(暫不用做采購訂單及倉庫的收料單),倉庫收貨時根據收貨的數量及單價開手寫收貨單,再做采購訂單,其他操作按上述流程,以采購人員名義進行報銷處理;
五、駐店采購對前期的機動采購制度描述的采購行為負責執行采購工作
一般情況下不能再由使用部門自行采購(除總經理特批,但必須要流程表上注明特殊情況說明及物品報價)。
以上流程暫時試行,日后操作過程中發現問題會檢討修改!
采購代理委托的管理制度范本(通用14篇)7
一、藥劑科應在監督管理部門和院藥事管理委員會的領導下,負責全院的藥品采購、儲存、保管和供應工作,其它科室和個人不得自購、自制、自銷藥品。
二、藥庫由專人管理,應設置藥品保管員及藥品采購人員負責藥品的采購、驗收、保管工作。庫房保管采購人員應具備良好的政治思想素質和專業技術知識,嚴格執行相關的法律法規。
三、藥品采購必須在監管部門的監督管理下向證照齊全的生產、經營批發企業進行采購,選擇藥品質量可靠、服務周到、價格合理的供貨單位,藥劑科必須將供貨單位的證照復印件存檔備查。
四、藥品采購人員必須嚴格遵守《藥品管理法》及有關的法律法規,按照藥品招標的中標目錄和本院基本用藥目錄采購藥品,保持相應庫存量,以滿足臨床用藥需要。
五、采購藥品要根據臨床所需,結合醫院基本用藥目錄、用藥量及庫存量制定采購計劃。采購計劃交藥劑科主任初審,然后報監管部門和主管院長審核同意后方能進行采購。新品種必須由所用臨床科室提出書面申請報告報藥劑科,藥劑科再交監管部門和主管院長簽字審批后方可采購。
六、采購進口藥品時,必須向供貨單位索取《進口藥品檢驗報告書》,并加蓋供貨單位的印章,采購特殊管理的'藥品必須嚴格執行有關規定。
七、在采購活動中,應堅持優質、價廉的原則,不得采購“食”、“妝”、“消”、“械”等非藥保健品及無批準文號、無有效期限、無廠牌、無注冊商標等藥品進入醫院。對不符合質量標準和有關規定者不得采購入庫。不得向無藥品經營許可證的單位和個人購置中、西藥品
八、采購藥品必須執行質量驗收制度。如發現采購藥品有質量問題要拒絕入庫,對于藥品質量不穩定供貨不及時的供貨單位要停止從該單位采購。
九、庫房購進調出藥品必須建立真實、完整的購銷記錄,如實反映藥品進出庫情況,嚴禁弄虛作假。
十、強化藥品采購中的制約機制,嚴格實行采購、質量驗收藥品付款三分離制度。庫房保管員、采購人員必須每月向監管部門匯報本月采購藥品的品種、數量、渠道、金額、庫存等情況。藥劑科必須每年向院領導、監管部門、院藥事委員會匯報本年度采購藥品的品種、數量、渠道、金額、庫存等情況。院領導、監管部門、院藥事管理委員會定期對藥品采購渠道、藥品質量、藥品管理制度執行情況進行檢查。
采購代理委托的管理制度范本(通用14篇)8
一、物品采購程序
1、學校采購工作在學校黨委、行政的領導下,由總務處負責實施,努力完成學校下達的各類日常辦公用品及其它物品采購任務,保證學校教育教學需求。
2、大宗物品采購,由總務處提供相關資料,經校長同意后,報送區政府招標辦,按程序招標采購。
3、應急物品采購需提前填寫《物品購置申請表》,送交總務處匯總,具體流程為:處室填寫“物品購置申請單”→處室主任審批→總務主任審批→分管副校長審批→常務副校長審批→校長審批(不能在區教育局裝備中心記帳購買的`,1000元以下由常務副校長審批,1000元以上由校長審批)。
4、總務處負責人及時組織相關人員,嚴格按計劃要求進行物品采購。
二、物品采購制度
1、各類物品原則上由總務處統一組織采購,需入庫登記后方可領發。
2、專業性較強的食品設備及材料,一般情況下由總務處協同相關處室專業人員進行采購;特殊情況下,還應請求上級有關部門派專業人員監督指導采購。
3、財務室、固定資產管理室嚴格按照程序辦理采購報帳及資產登記手續,做到帳、物、卡相符。
三、物品采購要求
1、采購前應對多家供應商的物品質量、價格進行綜合評定,采取校內招標方式,選擇供應商。
2、所有采購均需二人或二人以上進行。
3、負責采購人員必須廉潔自律,敬畏有關財經制度和紀律的規定要求,確保所購物品貨比三家,物美價廉,嚴禁收受賣家饋贈或宴請。
4、建立采購物品入庫、出庫登記制度。
四、物品采購票據要求,所有發票必須是正規票據
1、采購物品在1000元以下,可以現金支付。
2、采購物品在1000元以上,實行轉賬支付。
五、說明:不符合上述制度的采購行為,學校不予承認,不予報銷,后果由經辦者個人負責;情節嚴重的,追究當事人的責任。
采購代理委托的管理制度范本(通用14篇)9
一、目的
為了規范公司行政辦公用品采購,加強對采購行為的監督管理,提高資金的利用效益,促使采購在公開、公平、公正的前提下,依據質量第一、價格優先的原則進行,特制定本規定。
二、適用范圍
本制度適用于公司日常辦公用品、辦公設施設備、辦公家具等實物資產,以及公司活動用品等零星物品的.采購。
三、管理職責
行政采購專員負責行政辦公用品的物資采購
四、內容
(一)申購審批流程
1、各部門耗材專員按標準配置領用日常辦公用品和設備,日常辦公用品由行政采購專員定期集中采購,存于公司庫房。
2、員工若因工作需要增加標準配置外的其他用品,應逐級申報審批。
3、單價金額100元以上500元以下的物資申購,由使用人或使用部門內勤填寫《請購單》,經本部門負責人、行政負責人批準后,由行政采購專員購買。
4、單價金額500元以上的物資申購,由使用人或使用部門填寫申請,逐級審核并報公司省總或省副總批準后,由行政購買。
5、涉及金額較大的特殊采購,除按上述程序審批外,還應交總公司審核。
(二)常規物資采購方式
1、常規物資指常用辦公用品、辦公設施設備等物資。
2、行政負責尋找、甄別、建立常規物資的長期供貨方,簽長期合作合同。
3、每年至少一次對公司長期供貨商進行評價,評價內容主要包括服務、質量、產品質量、價格、售后服務等情況,不能滿足公司需求的應及時更換。
4、采購工作應在收到《申購單》、《請示簽》后兩天之內完成。
(三)非常規物資采購方式
1、非常規物資指除開發項目設計、工程、預算、市場推廣專業采購外公司所需物資,如公司活動用品等。
2、根據需采購物資性質、金額大小、交貨時間要求等因素,主要采取
三種方式進行采購:公開招標、邀請招標、詢價采購,由行政外勤具體實 施。
3、采購工作應及時完成,不得影響工作的正常推進。
(四)其它
1、日常用品完成采購后,應及時到行政內勤處辦理登記入庫手續;其他類采購應在使用人處辦理驗收手續。憑入庫或驗收簽字到財管中心辦理財務手續。
2、及時準確地提供所采購物資的維護保養人名單、地址和電話,積極聯系維護人員上門保養,完善售后服務。
3、及時完善財務借款手續,做到一事一清,在取得票據的一周內在財務銷賬。
4、按公司財務管理和合同管理規定,金額在(單項)伍仟元以上的采購應簽訂采購合同,并嚴格按合同條款執行。
5、主動征求員工對辦公用品的意見,及時調整和改善品質,以滿足辦公需求。
6、各公司行政每年至少安排一次對所購辦公用品的市場詢價工作,由非行政外勤人員執行,以監督行政采購工作。
五、本制度由集團董事會辦公室負責解釋并歸口管理。
六、本辦法自發布之日起執行。
采購代理委托的管理制度范本(通用14篇)10
為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本,滿足公司對優質資源的需求,進一步規范物資采購流程,加強與各部門間的配合,特制定本制度。
一、申購及其規定
1.申購的定義申購是指某人或者某部門根據需要確定一種或幾種物料,并按照規定的格式填寫一份要求獲得的物料的單子的整個過程。
2.申購單的要素(完整的申購單應包括以下要素):
⑴申購的部門;
⑵申購的日期;
⑶申購物品的需求日期;
⑷申購的辦公用品名稱;
⑸申購的物品數量;
⑹申購的物品規格;
⑺申購如有特殊需要備注;
⑻申購單填寫人簽字;
⑼申購分支機構負責人簽字;(注:所有申購必須經分支機構負責人確認簽字方可遞交集團行政人資部);
⑽集團行政人資部確認簽字;
3.申購單提報規定:
⑴申購單應按照要素填寫完整、清晰,由公司領導審核批準后報行政人資部;
⑵申購單的`更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報行政人資部。
二、申購單的接收及分發規定:
1.申購的接收要點
⑴采購部在接收申購單時應檢查申購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰,檢查申購單是否經過公司領導審批;
⑵通知物料管理人員核查申購物資是否有庫存;
⑶接收申購單時應遵循無計劃不采購,名稱規格等不完整清晰不采購,庫存已超儲積壓的物資不采購的原則;
⑷對于不符合規定和撤銷的申購物料應及時通知申購部門。
2.申購單的分發規定
⑴對于申購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理;
⑵對于緊急申購項目應優先處理;
⑶無法于申購部門需求日期辦妥的應通知申購部門。
3.采購周期的規定
⑴每月12——15號各部門提交申購單;
⑵采購周期不應超過每月17號;
⑶采購部如未能按時完成采購任務時應向領導說明原因;
⑷遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優先采購的策略。
三、詢價及其規定
1.詢價前應認真審閱申購單的品名、規格、數量、名稱,遇到問題應及時的與申購部門溝通;
2.屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購;
3.對于緊急申購項目應優先處理;
4.所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價,原則能不通過其代理或各種中介結構詢價;
5.對于申購部門需求的物資如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品;
6.詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價;
四、比價、議價
1.經成本分析后,研擬底價,設定議價目標
2.決定采購條件(向廠家詳細說明名稱、數量、規格、品質要求、交貨期、地點等)
3.其他廠商價格是否較低
五、比價、議價結果匯總
1.比價、議價匯總前應匯報公司相關領導,征得同意后方可匯總;
2.如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。
六、合同的簽訂及其規定
1.合同:是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同,受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協議。
2.合同正文應包含的要素
1)合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點;
2)采購物品/項目的名稱、規格、數量、單價、總價及合同總額,清單、技術文件與確認圖紙是不可分割的部分;
3)包裝要求;
4)合同總額應含稅,特殊情況應注明;
5)付款方式;
6)質量保證期;
7)質量要求及規范;
8)違約責任和解決糾紛的辦法;
9)雙方的公司信息;
10)其他約定。
七、合同執行及付款規定
1.合同執行
⑴已簽訂合同由采購部負責跟進、進行監督,如出現問題,采購部應及時提出建議或補救措施,并及時通知申購部門及公司領導;
⑵已簽訂的合同在執行期間,應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況,跟蹤并督促其保質保量,按時履約;
⑶合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同,遇未盡事宜應及時協商并簽訂補充合同。
2.付款規定
⑴按照合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫付款審批單巡簽后提交財務部付款;
⑵財務部門在接到付款審批單后應在3天內付款,以免影響合同的執行和供貨周期,遇特殊情況延期付款的應及時通知采購部并匯報公司領導。
八、入庫
⑴公司所有的物料入庫前均應通過行政人資部門的檢驗或驗收;
⑵已經驗收的物料應及時的入庫,并及時出具入庫清單;
采購代理委托的管理制度范本(通用14篇)11
一、辦公室物品主要指用于后勤服務與管理等方面的物品,包括辦公設備、日常用品、接待物品和后勤服務工具等。
二、辦公室物品的采購,按照先批準后購買的原則,由各科室將擬購物品清單報文書科登記,由文書科報辦公室領導審批同意后統一購買。一次性辦公室物品采取金額在20xx元以內的,報辦公室分管財務副主任審批;一次性辦公室物品采購金額在20xx元以上(含20xx元)的,報辦公室主任審批。
三、經審批,由文書科負責采購。一次性辦公室物品采購金額在200元—20xx元的`由兩人共同購買;一次性辦公室物品采購金額在20xx元以上的由三人共同購買。
四、所購物品實行入庫報領制度。按照收支兩條線的原則,由文書科指派專人分別對物品入庫和領用進行登記,領用人員需注明領用日期、用途、數量等內容。每季度應對物品購買和領用情況進行匯總,報辦公室主任和分管財務副主任,并在主任辦公會上通報。
五、辦公室購買的各種物品只能用于辦公室工作和服務,不得私自使用或送、借他人使用。
六、各科室因工作需要,需使用公用物品的,必須履行領、借手續。一次性辦公用品的領用直接向文書科領取,并由領用人簽字確認;領、借貴重辦公設備、接待物品和其他辦公用品,必須經辦公室主要領導或分管領導同意,并由領用人簽字確認。領用物品未使用完或借用物品用畢應及時退還文書科,并作好物品退還登記。
七、因個人原因,造成領、借用物品丟失、損害的,由領用人照價賠償。因保管人員管理不善,致使物品損毀、被盜、遺失的,由保管人員照價賠償。
八、文書科要按照“日清、月結”的要求,及時清點辦公室公用物品,做好登記,每月向辦公室分管財務副主任、主任報告使用情況。
采購代理委托的管理制度范本(通用14篇)12
為了規范公司的物資采購行為,降低采購成本,加強對采購的監督管理,按照科學有效、公開公正、比質比價、監督制約的原則,特制定本制度。
一、本制度是公司采購重要物資、一般物資、輔助物資以及其他開發新產品、新工藝所需物資過程中的決策、質量檢驗和價格監督等行為的基本規范。
二、物資需求(采購)計劃的分類
1、月度物資需求計劃即月采購計劃;
2、臨時物資需求計劃即物資采購計劃單。
三、采購工作應遵循的原則與方式
(一)采購原則:
1、執行詢儀價原則。物資采購要貨比三家,擇中選優,臨時性應急購買的物品除外;
2、供方評定原則;
3、職責分離原則,采購人員不得參與物資檢查驗收;
4、一致性規定,采購的物品必須與采購單所列要求的規格、型號、數量相一致。
5、秉公辦事、維護公司利益原則。
(二)采購方式:
1、招標采購;
2、固定廠商、長期報價采購;
3、即時詢價采購。
(三)付款方式:
1、預付部分款項;
2、貨到憑發票報銷付款;
3、貨到后分期付款;
4、貨到延期付款;
5、以上方式的結合。
四、采購計劃請購和實施
(一)提出與確認:料庫依據公司生產計劃和物資消耗定額,根據庫存情況核定采購數量,編制月份采購計劃。經部門主管、公司主管領導簽字后,傳遞到供應部,物資采購請購審批程序完成。零星物資(生產、技術等急需材料、配件、設備)由使用部門提出申請并填寫物資采購計劃單,由部門領導審核,經料庫審查確認,主管副總審批后交供應部實施。設備采購由技術部配合。
(二)選擇采購渠道,確定采購價格
供應部接到經批準的'《物資采購計劃單》,先核對采購內容,查閱《物資供應商登記臺帳》和其他有關資料后,根據采購物資的緩急程度,參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料,除經批準的緊急特殊情況外,精選三家以上的供應商進行詢價(設備采購由技術部配合)。對于廠商的報價資料進行整理后,采購經辦人員應深入分析,擬訂議價方式及各種有利條件,和符合規定的采購方式向廠商議價。采購經辦人員詢價、議價以及對有關物資的質量、付款方式等內容洽談完成后填寫《采購物資詢議價報告表》,經供應部部長審核后,進行采購。必要時與供應商簽定《購貨合同》,按合同審批程序審批后再進行采購。做好采購質量記錄。
五、質量驗證與檢驗
質檢中心負責對采購物資進行驗證(設備采購由技術部配合),采購物資未經質量檢驗合格不得辦理正式入庫手續和結算手續,特殊情況經公司主管領導批準特例處理。所有特例處理的情況均須記錄備案。各種生產用物資進廠后,由料庫填寫檢驗通知單,經質檢中心檢驗并將檢驗結果送至料庫,由料庫按其質量狀況進行標識。不合格物資由料庫報供應部按有關規定處理。嚴重不合格的物資要求全部退貨,嚴禁進入生產過程。
六、物資驗收入庫結算程序
采購物資到廠后,料庫提請質檢中心對采購物資進行檢驗或驗證。檢驗或驗證合格后,填寫各類《物資入庫驗收單》,簽字后物資登記入庫。采取預付款方式的采購物資,由采購人員憑《采購合同》或《采購物資詢議價報告表》,填寫《借款單》,經總經濟師審核批準后辦理預付款手續。采取除預付款方式之外的方式付款的采購物資,在采購物資到廠入庫后,由采購人員憑《采購合同》或《采購物資詢議價報告表》,《物資入庫驗收單》,以及購貨發票根據公司財務報銷的有關規定經總經濟師審核批準后辦理報銷付款手續。
七、規定要求
(一)物資需求(采購)信息傳遞規定:
1、物資需求使用單位必須在《月采購計劃》或《臨時物資采購計劃單》上將所需物資的相關技術標準要求說明,特別是品種、規格、型號以及對采購物資的其它特殊要求填寫具全。
2、所需物資需試用后方能結算付款的,物資需求單位應《月度采購計劃》或《臨時物資采購計劃》上注明相關事項。
3、物資需求使用單位要及時掌握所需物資的市場信息情況,在《月采購計劃》或《臨時物資采購計劃》上將所需物資的市場信息情況列明。
4、物資需求使用單位需要對所需物資的規格或數量進行變更時,必須立即通知供應部,雙方協商積極配合處理好有關事宜。
(二)物資采購規定:
1、物資采購部門必須按照“質量第一”和“公開、公正、公平”的原則,以“降低成本、保障生產經營”為目的,切實做好物資的采購供應工作。
2、供應部要嚴格遵守供貨商評定規定,通過“同等條件,質優優選、價低優選、近處單位優選、老供貨單位優選、直接生產單位優選、信譽好單位優選”的方式,綜合考慮“質量、價格、交貨期、售后服務”四個方面的內容,在“重質量、遵合同、守信用、看服務”的前提下,做好物資供應商的考察選擇工作。對同類的重要物資和一般物資,應同時選擇三家以上合格的供方,并保存合格供方的質量記錄。
3、凡采購的大型設備、成套設備、大宗物資,必須采取公開招標的方式,由隨事成立的公司招標小組確定相關事項。
4、若因缺貨等原因無法按需貨日期完成物資采購,供應部應及時通知物資需求使用單位,雙方積極協商處理好有關事宜。
(三)采購物資驗收入庫、出庫規定:
1、采購物資到廠后,必須經質檢中心檢驗或驗證合格后方可入庫。
2、對于經檢驗或驗證不合格的采購物資,料庫通知供應部,由供應部與供貨商進行協商,采取退貨、換貨或索賠措施。
3、各需求單位在物資驗收合格后按單位使用情況填寫領料單,經部門領導和主管副總批準后到料庫辦理領料出庫手續。
(四)采購物資付款規定:
下列情況財務部應拒絕支付采購款項:
1、與《采購合同》或《采購物資詢議價報告表》規定的付款方式或付款金額不一致的款項。
2、質檢中心未在《物資入庫驗收單》上簽字的款項。
3、《物資入庫驗收單》中列出的采購物資的數量、品種與《采購合同》或《采購物資詢議價報告表》不符的款項。
4、所需物資需試用后方能結算付款的,物資需求單位應《月度采購計劃》或《臨時物資采購計劃》上注明相關事項。
(五)采購紀律規定:
1、各物資需求使用單位應根據生產經營管理需要,本著“節約、降本”的原則提報物資需求采購計劃,對任何亂報計劃、鋪張浪費甚至違規違紀提報物資需求采購計劃的行為進行嚴肅處理。2、物資采購經辦人員必須牢固樹立企業主人翁思想,盡職盡責,堅持原則,秉公辦事,切實維護公司的利益,保障公司采購成本的最低化、采購質量的最優化、采購效率的最快化。
采購代理委托的管理制度范本(通用14篇)13
一、公司所有辦公用品的采購工作
統一由辦公室負責采購,其他任何部門不得擅自采購。自行采購辦公用品的不予報銷其采購資金。
二、辦公用品的分類
本制度所規定的辦公用品分為一般辦公用品和特殊辦公用品兩類。一般辦公用品指單位價格100元以下的日常辦公消耗性用品,如筆、本、紙、碳粉等;特殊辦公用品指單位價格在100元以上但不超過500元的一次性辦公用品以及單位價格在500元以上的非消耗性用品。
三、辦公用品的采購
1、一般辦公用品的采購在每月月末由辦公室依據庫存及辦公用量情況提出采購計劃,報辦公室主任批準后,集中購置;特殊辦公用品的采購,由所需部門填制《辦公用品申購單》(需部門經理簽字),報辦公室主任批準后,由辦公室統一購買。
2、采購人員必須嚴格按照采購審批計劃進行采買,不得隨意增加采購品種和數量,凡未列入采購計劃或未經領導審批的'物品,任何人不得擅自購買。否則,財務不予報銷。辦公用品采購要嚴把采購物品質量,做到秉公辦事,貨比三家,擇優選買,不從中謀取私利,并做一《辦公用品報價對比分析表》報總經理審批。
3、認真辦理出入庫登記手續,未辦理入庫手續的用品,不準直接使用。
四、辦公用品的領取
1、一般辦公用品可根據工作需要,由使用部門工作人員直接到辦公室文秘室簽字領取。
2、特殊辦公用品需由使用部門填寫《辦公用品請領單》,經本部門經理簽字轉辦公室主任批準后,至辦公室文秘室辦理領用手續。
五、辦公用品的管理
1、要認真做好新購物品入庫前的檢查、驗收工作,要建立辦公用品管理臺帳,做到入庫有手續、發放有登記。
2、各表單至辦公室文秘室領取。
六、報銷規定及程序
1、報銷時,發票必須附有申購單,否則不予報銷;
2、未經辦公室確認,自行采購辦公用品的不予報銷其采購資金;
3、所有報銷單必須由辦公室主任簽字方可,否則,財務不予報銷。
4、經辦人辦公室主任復核會計審核財務經理審批董事長出納
本制度最終解釋權歸公司辦公室,自董事長簽字之日起實施。請各部門及員工嚴格遵守并執行,謝謝工作支持與合作!
采購代理委托的管理制度范本(通用14篇)14
一、目的
為了進一步加強公司制度管理,健全企業制度,監督和控制不必要的開支,保證采購工作的正常化、規范化,特制定此制度。
二、工作程序
(一)采購原則
1.采購是一項重要、嚴肅的工作,各級管理人員和采購經辦人必須高度重視。
2.采購必須堅持“秉公辦事、維護公司利益”的原則,并綜合考慮“質量、價格”的競爭,擇優選取。
3.一般日常辦公用品及其它消耗用品由行政管理部人員負責采購;
4.物件采購應盡量采用月結方式為付款條件與供應商洽淡。
(二)采購申請
1.采購之前,采購經辦人依照所購物件的品名、規格、數量,需求日期及注意事項登錄OA系統填寫“物品申請單”。
2.緊急采購時,由采購部門在“物品申請單”備注上注明“緊急采購”字樣,以便及時處理。
3.若撤銷采購,應立即通知行政管理部人員或采購人員,以免造成不必要的損失。
(三)采購流程
1.采購經辦人登錄OA系統,在“物品申請單”內需填寫所購物品的'估算價格、數量和總金額。
2.各采購經辦人在采購之前必須通過OA系統進行審核,審核通過后方能進行采購。
3.采購物料定單可打印一份交與財務。
(四)采購經辦人職責
1.建立供應商資料與價格記錄。
2.做好采內參市場行情的經常性調查。
3.詢價、比價、議價及定購作業。
4.所購物品的品質、數量異常的處理及交期進度的控制。
5.做好平時的采購記錄及對賬工作。
(五)采購方式
1.集中計劃采購:凡屬日常辦公用品必須集中計劃購買。
2.長期報價采購:凡經常用物品須選定供應商議定長期供貨價格。
3.每年第一個月重新審定上年度供應商,與供應商洽淡需兩人以上進行,并對供應商評審,且作出相關評審記錄。
(六)采購實施
1.“物品申請單”通過OA系統審批完畢后,辦理借支采購金額或通知財務辦進匯款手續。
2.采購人員按核準的“物品申請單”向供應商下單并以電話或傳真確定交貨日期或到市場采購。
3.所有采購物品必需由倉庫或使用部門驗收合格簽字后,才能辦理入倉手續。
(七)采購付款方式
1.物品采購無論金額多少,一律由經辦人簽字,財務經理審核,總經理核準簽字后方可報銷并提供有效發票及采購清單。
2.物品采購付款可通過OA系統申請付款,可上傳相關文件、采購清單及有效發票。
(八)采購經辦人行為規范
1.采購人員應本著質優價廉的基本原則,經過多方詢價、議價、比價后填寫定“采購定單或物品采購申請單”。
2.采購經辦人應盡職盡責,不能接受供應商任何形式的饋贈、回扣或賄賂;若因嚴重失職或違反原則作出不適當行為者,給予辭退,情節嚴重者提交公安機關處理。
三、附則
各部門需要采購時,凡是沒有按上述審批手續審批和流程采購的,財務部將拒絕付款。
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