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            物業公司檔案管理制度最新

            時間:2023-02-12 20:23:50 制度 我要投稿

            物業公司檔案管理制度最新范本

              檔案管理是企業管理的重要內容之一,以下是YJBYS制度網為您提供的《物業公司檔案管理制度范本》。

            物業公司檔案管理制度最新范本

              【物業公司檔案管理制度范本】

              物業管理公司檔案管理制度提要:

              一、公司工作人員需要借閱檔案,須經總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的,要堅持勤借勤還,防止丟失、泄密。二、外單位查閱檔案,必須持介紹信經分管副總裁批準后方可查閱。 物業公司檔案管理制度

              第一章 總則

              檔案管理是企業管理的重要內容之一,公司總裁辦指定專人負責檔案管理工作,為規范公司的檔案管理,特制訂本制度。

              第二章 檔案分類

              一、綜合類

              (一)公司發起人協議書、批準公司設立的政府批文、驗資報告、

              可行性報告,各種請示、申請報告、評審意見書、認股書等; 永久

              (二)公司編文號的全部文件; 永久

              (三)公司股東會、董事會、監事會、專業委員會、總裁辦公會、業務聯席會等會議文件; 長期

              (四)公司大型活動策劃方案及有關資料,制訂實施的規章制度、機構設置改變,啟用新印章的通知批復; 永久

              (五)公司的各種請示報告及上級部門的批復; 永久或長期

              (六)集團內各單位主送我司有關重要問題的文件; 長期或永久

              (七)政府各級部門發送的文件; 長期

              (八)公司領導班子會議紀錄,辦公會議記錄,黨委會議記錄及其它研究重大問題的會議記錄; 長期

              (九)介紹信、信函存根、電報底稿; 短期

              (十)公司檔案的交接清冊和銷毀清冊; 長期 (十一)各職能部門、綜合類檔案目錄。 永久

              二、經營管理類

              (一)各職能部門管理文件、重要資料目錄; 永久

              (二)公司下達的年度考核經濟指標及完成情況; 永久

              (三)公司各部經濟考核指標; 短期

              (四)公司和業務部門對外簽訂的協議、合同; 永久或長期

              (五)上級部門制定的政策、規定等指導性文件。 長期

              三、財務類

              (一)年度審計報告; 永久

              (二)年初預算報告; 長期

              (三)財務分析報告; 長期

              (四)財務存檔資料、文件目錄。 永久

              四、人事類

              (一)公司領導成員的任免申報及上級批復; 永久

              (二)公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊 永久

              (三)職工獎懲情況記錄; 永久

              (四)職工的轉正、定級、調資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關資料; 永久

              (五)勞動工資報表(年報); 永久

              (六)有關獎勵基金和福利基金的開支情況資料 短期

              五、行政類

              (一)固定資產登記,產權移交、清冊報表和資料; 永久

              (二)基建工程的申報、批復,以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料(包括水、電、氣在內); 永久

              (三)購買固定資產計劃、資料。 永久

              六、工程類

              接管物業的工程資料,在退出時交還下個物業公司。

              備注:保管期限中:永久指10年以上,長期指5-10年, 短期指5年以下。

              第三章 檔案保管

              一、集團公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎上,按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。

              二、檔案要做到系統排列并建立案卷目錄和索引,以便于查找和利用。

              三、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案。

              四、檔案室門窗及檔案柜應符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求,檔案室內嚴禁煙火和存放易燃易爆物品,保持整潔、衛生。

              五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況,如發現生蟲、破損、被盜、失泄密現象,應及時向分管領導匯報,采取有效措施進行處理。

              六、建立健全檔案進、出登記制度,對每年收進送出的檔案材料按照保管期限分別進行統計。

              第四章 檔案借閱

              一、公司工作人員需要借閱檔案,須經總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的,要堅持勤借勤還,防止丟失、泄密。

              二、外單位查閱檔案,必須持介紹信經分管副總裁批準后方可查閱。

              三、查閱和借閱檔案的人員,必須對檔案的安全負責,不得任意拆卸、轉借、涂改、損壞和泄密。其中的機密事項只能在檔案室內查閱。如系案件調查取證需要復印者,公司內部的由總裁辦主任批準,外單位由分管副總裁批準。

              四、查閱檔案的人員,必須遵守檔案室的各項規章制度,自覺辦理借閱手續,認真填寫檔案使用登記表。

              第五章 立卷歸檔

              一、公司實行部門立卷,各職能部門、二級公司、控股公司按照檔案分類大綱,將文件、資料(包括照片、聲像)整理后交檔案管理人員歸檔。

              二、歸檔時間:各部門、二級公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄(包括上級下發的承辦和閱存的文件),于次年三月底以前移交公司檔案室,在六月底以前整理歸檔完畢。會計檔案資料由財務部存檔。

              三、歸檔的文件、資料,必須完整、規范,符合耐久要求。

              第六章 其 他

              一、以上制度規定各職能部門和二級公司、控股公司須認真遵守,如未按要求辦理,造成損失者要給予經濟和行政處罰,造成重大損失者予以除名,直至追究刑事責任。

              二、檔案管理責任人必須嚴格執行制度,造成管理混亂,檔案丟失,檔案管理部門和責任人要受到經濟和行政處罰,造成重大損失的對直接責任者予以除名,直至追究刑事責任。

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