建議書格式要求
1)信封(envelope)。英語的信封和中文的一樣，有三部分組成，即發信人地址、收信人地址和郵票。只不過英語信封的格式除了郵票所貼的位置(信封的右上角)和中文的一樣外，英語信封上要寫的發信人和收信人的地址和中文的大不一樣。發信人的地址應寫在信封的左上角，收信人的地址應寫在信封偏中右偏下處。
2)信頭 (heading)，即寫發信人的地址和日期(右上角)。
3)信內姓名地址 (inside address)，即寫收信人的姓名和地址(左上角)。
4) 稱呼 (salutation)，即寫對收信人的尊稱(一般用Dear Mr. … ,; Dear Madam Helen,; Dear Miss…,; Dear John,; Dear Professor Smith,等)。稱呼直接寫在收信人地址的正下方，中間空一至二行。稱呼后面的標點一般只能用逗號。注：如果是相當熟悉和隨便的朋友之間，因為彼此都知道對方的地址，故信頭和信內的地址常常省略。
5)正文 (body)，即信件內的主要內容。正文第一句句子一般和稱呼之間空一至二行。
6)信尾客套語 (complimentary close)，即寫信人在信的右(或左)下角，寫上表示自己對收信人一種禮貌客氣的謙稱。一般有Sincerely,; Sincerely yours,; Yours sincerely,; Friendly yours,; Truly yours,; Yours truly,; Cordially yours,; Yours cordially,等。
7)信尾簽名 (signature)，即親筆簽上寫信人自己的姓名。如果是用打字機或電腦寫的信，在寫信人簽名的上方，同樣應該打上寫信人的姓名。除以上七個部分外，有時一些英語書信還包括：
(1)附件 (Enclosure)，以Enc. 表示，如“附有......證明”應寫為Enc…Certificate;
(2)再啟 (Postscript)，以P.S. 表示;(3)抄送件(Carbon Copy to…)，以c.c. 表示，說明一式多份抄送其他有關人員。這些都是次要的補充部分。P.S. 主要在私人信件中使用，事務信件中應避免使用，以免造成寫信人粗心大意的印象。Enc.和c.c. 大都用在商貿信函中。
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