溫暖的國旗下初中優秀作文

時間：2025-10-11 20:32:56 溫暖我要投稿

溫暖的國旗下初中優秀作文

　　隨著電子文件大量產生，如何妥善積累、保管，如何規范電子文件的歸檔與管理，已經成為檔案部門亟待解決的問題。解決問題的關鍵，就是要從電子文件產生的源頭抓起，即從系統設計之初就要充分考慮電子文件的管理，并將相應的要求落實到系統中。所以，檔案部門不但要明晰應提出哪些具體要求，更要知曉如何從宏觀的角度來把握這些要求。

溫暖的國旗下初中優秀作文

　　系統在電子文件管理方面存在的問題

　　在辦公自動化快速發展的同時，電子文件管理工作卻相對滯后，表現在系統建設時沒有統籌考慮電子文件的歸檔和管理，不具備電子文件管理功能，導致電子文件管理不能和系統建設同步發展。例如，在開發辦公自動化系統時只注重文件運轉過程，未考慮到辦理完畢后的電子文件歸檔問題，使其在網絡中處于失控狀態，沒有達到文檔一體化管理要求;有的單位在系統建設時雖然考慮了電子文件管理，但由于需求不夠完整、規范，想到什么提什么，重文件流轉環節，輕歸檔與管理環節，缺乏對電子文件生命周期整個過程的全面監控，致使電子文件管理達不到規范、科學的要求，電子文件真實、完整、有效性不能得到充分保證。

　　辦公自動化系統是實現單位內部各級部門之間以及內外部之間辦公信息的收集與處理、流動與共享、實現科學決策的信息系統。辦公自動化系統的設計開發不僅要考慮文件流轉，還要考慮文件歸檔與管理，要做到統籌規劃，統一研發。編制電子文件管理功能需求時，只有既注重電子文件的起草、審核、校對、簽發等環節，又注重其歸檔與管理的需求，辦公自動化系統才能符合文件處理全過程的要求，才能使電子文件更加完整規范。

　　從電子文件管理者角度編制功能需求

　　檔案部門在提出功能需求時會面臨一些困難。一是對提出電子文件管理需求比較茫然，不知從什么角度入手;二是提出的需求只考慮了電子文件歸檔后檔案管理的需要，而沒有綜合考慮對電子文件的前端控制;三是提出需求時猶疑不定，經常有較大的改動，而且使用較多的檔案專業術語，導致信息管理部門和開發人員不能正確理解檔案部門的意圖。

　　筆者認為，檔案部門在編制功能需求時應注意把握兩點：

　　第一，功能需求的描述要從檔案管理者的角度出發，而非軟件設計人員的角度。電子文件管理要在電子文件生命周期內展開，即在電子文件生命周期的設計、形成和使用維護三個階段都要對電子文件形成控制。因此，編制功能需求要考慮到電子文件的形成、積累、歸檔、保存、利用和維護各個環節，而不僅僅是對檔案管理子系統的描述，要實現對電子文件——電子檔案的全過程監控。同時，還要通過功能需求方案，使設計人員能夠充分理解檔案部門的要求。這是檔案部門編制功能需求的根本出發點。

　　第二，功能需求的描述要以提出規范管理的要求為主，盡可能不把主要精力放在技術開發層面。辦公自動化系統建設的技術已經相當成熟，只要用戶提出需求，作為市場開發主體——軟件公司一般都可以從技術層面上予以實現。因此，檔案部門的主要任務是完整全面地提出電子文件管理方面的需求，諸如電子文件管理方法、管理要求等都要考慮周全，盡可能多地體現在功能需求方案之中，使有關部門充分了解檔案部門要求，通過技術手段予以實現，至于系統設計方案和實現途徑乃至具體節點的描述等，應當由專業公司負責完成。

　　編制功能需求時應把握的基本原則

　　1.一體化原則

　　對辦公自動化系統中產生的電子文件要實施從文件到檔案的一體化管理，從文件的生成階段就要對其質量進行監控，對文件轉化到檔案的整個過程進行全面控制和綜合管理。

　　2.完整性原則

　　要全面考慮電子文件的形成、收集、積累、鑒定與歸檔，電子檔案管理與利用以及系統維護的需要，使電子文件形成與歸檔、電子檔案保管與利用以及維護等各個環節所需要的管理功能在系統中得到完整體現。

　　3.實用性原則

　　編制功能需求是為了規范本單位辦公自動化系統中的電子文件管理，因此，要充分調研辦公自動化系統開發情況和實際工作需要，使提出的需求易于實現，具體實用。

　　4.規范性原則

　　編制功能需求時要嚴格依據國家相關標準和規范文件，如公文的收、發環節要依據國務院2000年修訂的《國家行政機關公文處理辦法》，公文的歸檔與管理要依據國家質量監督檢驗檢疫總局2002年發布的國家標準《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894——2002)、國家檔案局2003年發布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》和2001年發布的《檔案管理軟件功能要求暫行規定》等，特別在歸檔電子文件的標準格式上，更是要與《電子文件歸檔與管理規范》的要求保持一致。

　　功能需求的基本內容

　　編制功能需求的最終目的是對辦公自動化系統中形成的電子文件歸檔和電子檔案管理實現全過程監督、控制。電子文件收、發文環節直接影響歸檔電子文件的質量，所以一份完整的功能需求應當包括電子文件的收、發與歸檔，以及電子檔案的管理與利用等各個環節。

　　1.根據電子文件的特點，有針對性地提出管理要求

　　元數據和背景信息。電子文件的讀取依賴于它生成時的元數據和背景信息。在功能需求方案中，檔案部門應當對必需的元數據和背景信息項提出歸檔要求，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等元數據;描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產生影響的歷史環境等背景信息。

　　各方職責和管理權限。要通過明確電子文件生成和流轉部門的職責，賦予檔案部門具備瀏覽電子文件形成、運轉、發布、歸檔全過程的權限，以實現對電子文件形成、運轉、歸檔全過程的監控。

　　電子文件積累與歸檔。要圍繞電子文件的真實、完整、有效性，對電子文件積累、歸檔方面提出具體要求，以及確定電子文件的積累、歸檔工作流程等內容。

　　電子檔案在線利用與數據遷移。在線利用主要是對電子檔案的檢索與查詢、查閱申請與審核、全文瀏覽與下載等各利用環節提出功能需求。數據遷移是強調當系統設備更新或系統擴充時應及時對電子檔案進行遷移操作。

　　2.對電子文件歸檔與電子檔案管理提出功能要求

　　首先要包括對功能需求的總體描述，即提出系統中應包含哪些功能模塊，這些模塊的主要功能是什么，電子文件真實性、完整性和安全性方面的保障措施是什么等。

　　其次，要針對總體描述中提及的各功能模塊，分別提出其具體要求。即對系統應設置的收文管理、發文管理、文件歸檔、檔案管理、檔案利用等模塊進行清晰、具體的描述。包括其工作流程、必備功能和權限設置等內容。

　　編制功能需求時應特別注意的工作要求

　　1.管理權限的設置

　　明確和規定文書、檔案部門及電子文件生成流轉部門的職責及權限，可以有效地保證電子文件的質量。

　　權限設置的必要性。檔案部門只有充分了解系統中生成的電子文件數量、流轉部門、從生成到流轉再到歸檔的時間及操作者，才能確保電子文件的質量。但實際上，在一些已經開發了辦公自動化系統的單位，面臨日益龐大的電子文件數量，絕大多數的檔案部門只能被動接受，不能介入到對電子文件質量和數量的監控工作中，有關部門歸檔什么電子文件，檔案部門就接收什么電子文件，這些文件是否為最終版本，是否被非法修改過，檔案部門并不清楚。這種被動的局面既不利于保證歸檔電子文件的真實、完整和安全，也不利于電子檔案在日后得到有效的識別和利用。因此，為保證電子文件的質量，檔案部門應當對電子文件形成的全過程實行監督和指導。

　　權限設置的具體規定。系統應賦予檔案部門瀏覽電子文件運轉及歸檔各環節的權限，并對收文、發文、文件歸檔各個程序、各個工作環節的責任人及權限進行設置。

　　在收文管理中，應當明確簽收、登記、審核、催辦、擬辦、批辦、承辦等工作環節的責任人，并強調業務部門要將辦理完畢的電子文件隨時存入本部門辦結庫積累，集中保管，統一處理。

　　在發文管理中，應當規定草擬文件、審核、簽發、復核、登記等工作環節的責任人，并強調文秘部門對登記后的電子文件定稿及發文稿紙應及時退還文件形成部門兼職檔案員，由該部門兼職檔案員將其隨時存入本部門辦結庫積累，集中保管，統一處理。

　　在文件歸檔管理中，應當規定電子文件從鑒定到歸檔的工作流程及各工作環節的責任人。

　　這些規定可以明確各方責任、權限，便于操作和執行。

　　2.電子文件的積累

　　真實、完整、有效和安全是對電子文件管理的基本要求。責任部門在電子文件形成階段就要認真做好積累工作，通過嚴密的管理措施，來保證電子文件的真實、完整、有效并安全歸檔。

　　注意收集元數據和背景信息。系統應具備將電子文件元數據和背景信息與電子文件相關聯的功能，以便其能夠被輸出;凡是反映電子文件真實性、有效性，保證其長期可讀的元數據和背景信息都應當通過系統自動獲取或從其他表單中引用的方式予以保存。

　　收、發文環節中的積累和預歸檔庫的設置。在收、發文環節中，應當重點強調如何做好電子文件積累工作以及其與電子文件歸檔流程相銜接。

　　業務部門應當設置辦結庫，操作權限歸業務部門兼職檔案人員。業務人員在工作辦理完畢后可以隨時將電子文件保存到本部門辦結庫中，部門兼職檔案人員可以隨時對辦結庫中的電子文件進行鑒定、整理，并向檔案部門進行在線歸檔。

　　設置預歸檔庫，操作權限在檔案部門。電子文件在線歸檔之后，即由業務部門的辦結庫進入預歸檔庫，檔案部門可以對預歸檔庫中的電子文件相關管理信息進行修改，如修改保管期限、檔號等。

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