寫景作文：冬日雪景
關于《會計檔案管理辦法(征求意見稿)》的說明
為加強我國會計檔案管理工作，提升會計檔案管理工作水平，針對目前我國會計檔案工作的技術手段、管理方法、管理流程等的新變化，我們對財政部于1998年印發的《會計檔案管理辦法》(財會字 [1998] 32號)(以下簡稱現行《管理辦法》)中有關內容進行了修訂，形成了《會計檔案管理辦法(征求意見稿)》(以下簡稱《管理辦法(征求意見稿)》)。現對《管理辦法(征求意見稿)》作出如下說明：
一、修訂背景
財政部、國家檔案局于1984年聯合發布了《會計檔案管理辦法》，并于1998年對該辦法進行了第一次修訂。現行《管理辦法》實施10多年以來，對于規范和加強單位會計檔案管理、促進會計工作更好地為經濟建設服務等發揮了積極作用。近年來，隨著我國市場經濟體制的不斷健全、經濟社會的快速發展以及信息技術的廣泛應用，會計檔案的范圍內容、承載形式、管理方式、應用程度等均發生了較大的變化，現行《管理辦法》的有關條款已經無法適應新情況和新變化，突出表現在：(一)隨著各單位信息化水平和精細化管理程度的日益提升，越來越多的會計憑證、賬簿、報表等會計資料以電子形式產生和傳遞，并形成大量的電子會計檔案，需要予以規范。(二)隨著經營管理對會計核算多維信息需求的增加，會計檔案數量大幅上升，檔案管理工作面臨著成本效率問題，會計檔案的保管形式需要進行變革。(三)隨著我國會計法律法規的不斷完善，以及國家有關檔案管理標準的出臺或修訂，會計檔案的范圍、保管、利用、銷毀、交接等方面的規定，相應需要進行調整。
二、修訂的主要內容
(一)明確會計檔案的定義和范圍
現行《管理辦法》采用列舉的方式，提出了四類應當歸檔的會計資料，但未對會計檔案的內涵進行界定。列舉之外的其他會計資料是否應當歸檔，缺少相應的判斷標準，導致各單位在實際工作中的做法存在較大差異或者出現一些爭議。因此，根據《檔案法》以及相關制度辦法關于檔案的表述，《管理辦法(征求意見稿)》對會計檔案進行了定義，規定“本辦法所稱會計檔案是指各單位在進行會計核算過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料”。
同時，根據《會計法》，《管理辦法(征求意見稿)》對會計檔案的范圍進行了適當調整，規定會計檔案應該包括(1)會計憑證：原始憑證，記賬憑證。(2)會計賬簿：總賬，明細賬，日記賬，其他輔助性賬簿。(3)財務會計報告：月度、季度、半年度、年度財務會計報告。(4)其他會計資料：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，會計檔案銷毀鑒定意見書，其他具有保存價值的會計資料。
(二)明確電子會計檔案的管理要求
隨著互聯網的飛速發展，云計算時代的來臨，會計信息化步伐不斷加快，電子會計資料正逐步取代紙質會計資料，在會計核算和財務管理中發揮著日益重要的作用。現行《管理辦法》規定“采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并財政部、國家檔案局備案”。在信息化時代，電子檔案管理的法律規范和技術手段已經較為成熟，要求同時保存紙質和電子的會計檔案意義不大，也大大增加了檔案的管理成本。此外，所提的備案要求既有悖于國務院關于轉變政府職能、簡政放權的精神，也并不符合目前實際的做法。
為此，《管理辦法(征求意見稿)》刪除了備案的規定，并進一步肯定了電子會計檔案的有效性和可替代性(對紙質會計檔案的替代)，規定“單位內部形成的電子會計資料，同時滿足下列條件的，可僅以電子形式歸檔保存：(1)電子會計資料來源真實有效，由相應的信息系統生成和傳輸。(2)使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料數據;能夠輸出符合歸檔格式的會計憑證、賬簿、報表等會計資料;設定并履行了經辦、審核、審批等必要的電子簽證程序。(3)使用的檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案數據，符合電子數據長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相應紙質會計檔案的索引關系。(4)采取有效措施，防止電子會計檔案數據被篡改。(5)建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響。(6)不屬于永久保存的會計檔案。”、“單位從外部接收的原始憑證，附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的第三方認證的電子簽名，且同時滿足第七條規定條件的，可僅以電子形式歸檔保存。”
相應地，根據國家有關規定，《管理辦法(征求意見稿)》對電子會計檔案的移交、銷毀、利用等也提出了有關要求。
(三)完善會計檔案的銷毀程序和要求
會計檔案的銷毀是會計檔案管理工作的重要環節，其中，銷毀鑒定是銷毀的前提和基礎。現行《管理辦法》第十條規定了會計檔案銷毀的具體程序，但未明確銷毀前的鑒定工作和有關責任，同時要求“單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見”，這在一定程度上將銷毀的最主要責任歸于單位負責人。在實際工作中，為避免可能發生的風險和承擔的責任，對于已超過最低保管期限且符合銷毀條件的會計檔案，單位負責人一般也不愿輕易銷毀，會計檔案銷毀工作很難有效實施。因此，《管理辦法(征求意見稿)》增加了銷毀鑒定的程序和要求，規定“各單位應當成立檔案鑒定委員會(或小組)，定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定銷毀意見書。經鑒定，仍需繼續保存的會計檔案，應重新劃定保管期限;對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以進行銷毀。”
監銷是保證銷毀工作按照規定程序和要求進行的一項制度安排。現行《管理辦法》規定，“銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷”。會計檔案銷毀屬于單位的內部管理事務，由內部相關部門進行監銷已經能夠起到應有的監督作用，國家機關銷毀會計檔案再由財政部門、審計部門派員監銷，實際意義不大，也增加了行政管理成本。為此，《管理辦法(征求意見稿)》刪除了財政部門、審計部門派員監銷的規定，同時進一步明確單位內部組織監銷的有關要求，規定“單位檔案機構、會計機構、審計機構共同負責組織銷毀工作，并共同派員監銷。電子會計檔案銷毀時，還應當由信息系統管理機構派員監銷。”、“監銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。”
(四)結合實際需要完善或修改相關內容
一是延長會計檔案移交檔案機構(檔案工作人員)的期限。現行《管理辦法》要求會計年度終了后，會計檔案可暫由會計機構保管一年，一年后應當移交本單位檔案機構統一保管。實際工作中，很多單位會計機構的需要應對會計師事務所的審計以及業務主管部門、審計部門、稅務部門等的檢查，通常近三年的會計憑證、賬簿、報表需要隨時查閱。為減少審批手續，提高工作效率，會計機構往往申請推遲檔案移交的時間。為此，《管理辦法(征求意見稿)》規定，“屬于當年歸檔范圍的會計資料，一般應當在會計年度終了后半年內，由單位會計機構向檔案機構或檔案工作人員進行移交。因工作需要確需推遲移交、由會計機構臨時保管的，應當經檔案機構或檔案工作人員所屬機構同意，且最多不超過三年。”
二是完善會計檔案利用的有關要求。現行《管理辦法》規定，“各單位保存的會計檔案不得借出”。實際工作中，在業務主管部門的檢查、國家審計部門的審計中或者出于司法需要，會計檔案會被借出。因此《管理辦法(征求意見稿)》規定，“單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的，應當嚴格按照規定辦理相關手續。”
三是明確代理記賬中涉及的會計檔案管理問題。近年來，我國會計服務外包發展迅速，很多小企業委托中介機構代理記賬。因此，《管理辦法(征求意見稿)》規定“單位委托中介機構代理記賬的，應在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的保管要求及相應責任”。
四是根據會計檔案的實際利用情況，將會計檔案的定期保管期限由五類改為四類，刪除了三年的定期保管期限類別，并相應調整了附表中的保管期限。
《會計檔案管理辦法(征求意見稿)》與現行《會計檔案管理辦法》對照表
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