秘書技巧心得：速記在秘書工作中的應用

秘書技巧心得：速記在秘書工作中的應用

　　導語：秘書工作的這種性質特點，決定了速記能力對秘書工作和秘書人才的重要性，下面就由小編為大家介紹一下秘書技巧心得：速記在秘書工作中的應用，希望對大家有所幫助！

　　“秘書參與政務，管理事務”，是領導的助手、參謀。

　　信息，對秘書工作有至關重要的作用。廣泛、豐富、及時準確地儲備信息，迅速有效地提供和利用信息，是秘書工作的重要內容，突出特點。

　　秘書工作的這種性質特點，決定了速記能力對秘書工作和秘書人才的重要性，決定了《速記學》這門課程在秘書專業教育中的重要地位和作用。

　　一、速記的重要作用

　　速記學是現代化快速書寫技能的科學，屬于語言學的范疇。他在秘書工作中的重要作用可以從以下幾個方面論述。

　　（一）記錄口授文稿

　　有一些社會生產和科技發達國家，領導者口述，秘書速記，整理修訂，領導簽署，即刻打印，及時發出執行，這是普遍應用的工作方法。運用速記辦文，不致因記錄跟不上而打斷講話人的思路，影響其情緒；能使口授文稿一氣呵成，保證辦文質量，加快辦文速度，有助于提高管理的職能和效率。通常，領導人到辦公室一兩個小時，就可以處理幾十封來信，形成幾件文稿。

　　我們的秘書工作者，如普遍掌握了速記技能，隨著領導班子成員素質、水平的不斷提高，也能采用這種口授文稿的做法，那么，不但會大大提高我們各部門的管理職能和效率，而且對克服“文山會海”這種長期以來令人頭痛的流弊，會起重要作用。目前，我們許多部門，當年的年度計劃，在第一季度末寫出來的并不算太晚，去年年度的總結，近年寫兩三天更不足為怪。這種情況，和今天的時代，我們肩負的“四化”任務，極不適應。這種慢騰騰的工作，低得可憐的效率，實在令人擔憂。

　　運用速記比用漢字書寫，其速度要快三至五倍。秘書人員掌握了速記就如虎添翼，對工作非常有利。有這種能力的秘書，哪位有水平的領導不是得之如寶，走到哪里都會離不開他。

　　我們黨在延安時期就很重視速記。老一輩革命家、領袖，如劉少奇、朱德、任弼時、張聞天等同志，他們講話常常沒有稿子、風格各異。毛主席講話，常常是拿一張紙，寫著幾個鉛筆大字，講起來滔滔不絕，妙趣橫生。他們的許多重要文章，都是根據當時講話的速記稿整理出來的。

　　在國外，一些科學發達國家，用速記整理出來的著作，文件更是不計其數。如《列寧選集》、西蒙諾夫的《日日夜夜》、《卓別林傳》、《巴黎公社的會議》以及希特勒大本營“元首會議”的部分記錄等等，都是運用速記記錄整理出來的。又如陀思妥耶夫斯基長達四十萬頁的小說《賭徒》也是作者同秘書安娜合作，用速記在二十六天里完成的。

　　（二）完整、準確地進行會議記錄

　　作為秘書，在會議、會談中作記錄是經常的工作。會議、會談記錄僅記出席、缺席、議案和決議等是遠遠不夠的，這樣的記錄沒有反映出討論的經過，以及討論的不同意見。其實，有些會議、會談的動態，如能記錄下來也是很有必要的，它便于領導研究問題、決策工作。速記，可以幫助我們記下完整、準確的會議情況。

　　要記錄會議的全貌，就必須運用速記。記錄會議、會談的決議、結論，要一字不漏，全面準確，這更是速記的專長。

　　如果是國際會談，就更顯示出速記的方便和重要了。1969年底，我曾擔任中國同日商談判進口汽車的速記任務。國際談判，有談有譯，這就使記錄有語言間隔的空閑時間可利用，記錄起來更能從容不迫。如果又能通曉談判國的語言，那就更游刃有余，甚至可以隨時將翻譯不準處加以更正。對外會談使用速記，最能發揮其重要作用。

　　特別是傳達上級領導的指示，時間性強，要求我們迅速準確地記錄，這就更能顯示速記的重要作用。如果是自己記錄自己傳達，可不用翻譯，直接照速記符號宣讀，即迅速又準確。

　　搞側記，運用速記，拾遺補缺，非常方便。例如：有的重要會議，因某種特別原因領導不能出席，要秘書代聽，可利用速記，將會議重要部分全部記錄下來，以備使用。據說，孫中山先生《三民主義》手稿，在陳炯明叛變中，毀于廣州大元帥府。當時孫中山日理萬機，無暇伏案，于是根據速記員當時所作的關于十幾次演講的速記記錄，整理成書出版。我在1979年速記的《于是之談表演》、《施光南談作曲》、分別被《南國戲劇》、《人民音樂》采用發表。考試大收集整理

　　（三）調查、采訪利用速記好處多

　　根據已掌握的材料，用速記符號擬好調查提綱，下去調查，能有的放矢。在核實某一問題、實踐時，采用邊問邊速記的方法把證人的原話記錄下來，必要時重述證詞，去偽存真，這對核實問題，得出正確結論，具有非常重要的作用。同時，這樣的調查談話，不但問題集中，節省時間、提高效率，還可以起到一定的保密作用。

　　采訪，更要口問、耳聽、眼觀、手記、心想。如以漢字記錄會漏掉重要字句和生動的語言；光顧低頭寫、影響眼觀、心想。如用速記邊記邊觀察、邊思考、邊提問，得心應手，能真正進行有深度的采訪，還可以贏得時間描繪現場，使采訪立體化、視覺化。這樣，久而久之會提高思維的反映能力和寫作水平。

　　二、新科技、現代化辦公設備和速記的關系

　　在秘書工作中，速記的重要作用無庸置疑。在科技日新月異發展的今天，有人以為高檔音像設備、自動化辦公設備層出不窮，辦公手段日益現代化，可以代替速記，速記無用了，這是一種誤解。錄音機有聲無形，速記有形無聲，它們功能各異，不能互相取代。況且自動化、現代化辦公設備是為了提高辦公效率，它們都需要有效率有能力的人來操作和控制，尤其是一些重要場合，有些機器設備不允許使用的。可以這樣說，對具有速記技能的人來說，音像設備，自動化、現代化辦公設備的出現是珠聯璧合，而不是取代的淘汰。

　　日本、歐美等發達國家，今天音像設備應用非常普遍，但速記卻更盛行更發展了。據美國1980年統計，有職業秘書三百八十七萬六千人，另有一百二十萬打字員，他們都會速記。在美國培養秘書人才的高等學校中，打字、速記是必修的共同課。蘇聯在四十年代就把速記列為中等學校高年級的必修課，并在全國推行國家統一的速記法。日本、西德、意大利、法國、波蘭、芬蘭、比利時等許多國家，都有專門培養秘書的學校，均將速記列為必修課。

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