淺談涉密企業檔案信息化管理探討論文

淺談涉密企業檔案信息化管理探討論文

　　涉密企業中存在大量密級不同的涉密檔案，且隨著企業不斷擴大生產規模，涉密檔案越來越多。在信息時代，計算機網絡、先進的技術為各類檔案信息的收集、使用提供便利，但同時也增加了管理涉密檔案的難度，極易引發泄密事件，所以加強涉密企業檔案信息化管理是重中之重。

　　1加強涉密企業檔案信息化管理的重要性

　　對企業信息化建設而言，檔案信息化管理是重要組成部分，它依托計算機技術、網絡技術，通過數字信息這一主要形式，對檔案資源進行充分的利用、發掘，通過一系列操作使檔案管理最大化服務于涉密企業的效益目標。檔案是涉密企業最真實的縮影，它通過文字、圖片、圖表等形式涵蓋涉密企業全面而詳實的信息，包括企業管理、生產經營、運轉決策、資金周轉、技術檔案、人事調動等，具體涉及文書檔案、財會檔案、人事檔案、商標檔案、專利檔案、經濟管理檔案等。紙質檔案由于保存時間長，加上經常被查閱，極易遺失、損壞，且溫度、濕度、火災、蟲蝕等因素也影響紙質檔案的長期保存，給涉密企業檔案管理帶來諸多不便。隨著新時期里經濟的高速發展，涉密企業對檔案的需求也從傳統的單一需求轉化成綜合需求，包括現行文件、圖書、檔案、情報檢索等，因此，面對海量的、錯綜復雜的信息，為更好地為涉密企業的運作服務，加強檔案信息化管理是必然趨勢。涉密企業檔案信息化管理的最終價值為：在科學創新的思想、現代化管理理念的指導下，通過先進的信息技術、網絡技術，把涉密企業的檔案、文件等綜合信息加以整理、開發、歸檔和保存，并在技術處理之后實現檔案管理的網絡化、數字化、信息化，管理好、保護好涉密企業的核心秘密，實現最大化的檔案利用率，使涉密企業的可持續發展獲得強有力的保障。

　　2加強涉密企業檔案信息化管理的具體策略

　　2.1做好基礎性工作，推進信息化管理

　　涉密企業的涉密檔案從傳統的紙質文檔、膠卷、圖片過渡到現代信息化管理需要一個具體的過程，只有做好基礎性工作，才能推進信息化管理的進程。檔案管理的目的是服務于涉密企業的生產與經營，所以檔案部門應針對企業涉密文件材料的形成、積累以及整理、歸納開展指導、檢查、監督等工作，并積極和其他單位、部門相互協調，在轉換、傳輸、存儲檔案信息的過程中確保檔案的準確性、完整性、真實性，特別是在歸檔、管理電子文件的環節，檔案部門務必要重視開展著錄與標引工作，依據國家的數據標準，保持著錄項目與檢索語言的統一，從而使數據制作、標識檢索等趨于規范，確保檔案數據檢索的完整與準確。同時，如果部分傳統文檔在過渡時期無法及時處理，切忌隨意堆放，務必要做好整理、分類和編號工作，妥善保存原有紙質文檔、膠卷和照片等，避免信息損壞、丟失。

　　2.2對涉密檔案數字化掃描要嚴格管控

　　最近幾年，涉密企業開始對紙質檔案開展數字化掃描的工作，但在該工作環節應注意：涉密企業嚴禁對涉及國家秘密的資料、檔案實施數字化掃描，且一般情況下涉及商業秘密的資料、檔案也不能實施數字化掃描，如果涉密企業需要掃描對商業秘密有所涉及的檔案，就應在企業內部專門安排場所進行，嚴禁把涉密檔案帶離企業。同時，加工場地務必要安裝好監控設備，對數字化掃描實施全程錄像操作；保持加工場所網絡與設備的獨立性，嚴禁和企業的辦公網絡、互聯網等連接、共享，禁止加工場所的任何計算機、網絡連接互聯網；采取必要的技術手段，拆封外接設備的信息出口，保證涉密數據沒有接口，從而有效預防在數字化掃描中泄露信息。

　　2.3落實涉密檔案管理的兩個平臺建設

　　涉密企業檔案的信息化管理是重點工作，而信息安全是系統性工程，要求企業檔案部門從管理、技術兩個層面著手，采取信息化管理策略，并尚未完善完善管理與技術條件的情況下將電子載體與紙質載體、保密與開放、集中與分散之間的關系處理好；在尚未完善管理檔案的策略的情況下切忌太過強調數字化，杜絕資源共享的隨意性。特別是針對涉密信息，務必要在信息化管理中納入重點監控的范疇。涉密企業檔案信息化管理的重點在于落實兩個平臺建設：（1）建設數字檔案庫平臺，使其與企業的PDM、OA等管理系統鏈接起來，采取信息手段、管理手段實現涉密企業科研、生產、管理、經營全過程的檔案數字化、信息化。（2）建設文檔服務器安全平臺，即涉密企業要建立文檔綜合服務器平臺，把各個計算機里散落的文件上傳到該服務器，以便集中管理、保存。相應的，在信息化環境里要重點控制涉密檔案管理的上述兩個環節，通過密碼管理、多級授權等安全控制手段確保信息系統的安全性、保密性，提升涉密企業檔案信息化管理水平。

　　2.4進一步強化電子信息安全技術應用

　　電子信息安全技術的應用對涉密企業檔案信息化管理進程的推進有重要意義。（1）物理防范策略，即設置不間斷電源，保證電子檔案信息服務器、網絡等的電力供應，并針對信息化網絡電器屬性設置好防火報警系統。（2）應用防火墻、殺毒軟件，即涉密企業要針對局域網絡建立防火墻，隔斷外部網絡進行非正常訪問的源頭，盡可能避免不法分子的攻擊網絡；針對涉密企業的內部網絡，統一采購正版殺毒軟件，統一由服務器實行病毒數據庫的更新。（3）物理斷網，即涉密企業要針對有極高保密等級的檔案信息采用非聯網電腦進行單獨的存儲，并在檔案室內保管，只有經過允許才能在檔案室里使用檔案。

　　3結語

　　要做好涉密企業檔案的信息化管理，需要企業的檔案人員具備高度的使命感、責任感，練就持之以恒的細心、耐心，把涉密檔案信息化管理視作檔案工作的技術革新，從而通過檔案信息化管理推動涉密企業的信息化發展進程，使檔案管理能更好地為涉密企業的生產、經營服務，從而發揮檔案信息化管理在涉密企業發展中的應有作用。

　　參考文獻:

　　[1]晏鷹.基于企業檔案保密問題的對策思考[J].經濟師,2014(09):274-275+277.

　　[2]許麗萍.企業涉密檔案管理的主要維度及具體措施探討[J],蘭臺世界,2014(S6):79.

　　[3]鐘景云，蔡小鋒.淺談提升企業檔案網絡信息化管理的措施[J].企業技術開發,2015(36):22+38.

【淺談涉密企業檔案信息化管理探討論文】相關文章：

職稱檔案信息化建設探討論文12-11

企業固定資產管理淺談論文07-12

企業電子商務風險管理的探討論文10-14

淺談成本管理在企業管理中的意義論文08-19

淺談軍工企業質量管理的問題及對策的論文10-20

企業檔案管理報告12-14

石油企業班組質量管理水平探討論文10-07

檔案管理論文06-24

檔案管理論文08-05

企業管理中的基礎檔案管理10-09