醫院人事檔案管理中存在的問題及對策論文
摘要：醫院人事檔案能夠反映每位在職員工的成長經歷、個人學歷、職稱評定、道德面貌以及工作任職期間內獎懲情況，屬于重要信息資料，能夠幫助醫院更高效的管理各類人才。隨著市場競爭的激烈化以及社會經濟的發展，醫院在人才需求方面不斷提升，人事檔案管理必須向著科學化、高效化方向發展。根據目前醫院在人事檔案方面的管理效率及準確性狀態而言，仍存在不少問題。本文首先分析了問題所在，并在此基礎上提出了幾點針對性優化策略。
關鍵詞：醫院；人事檔案；檔案管理；新醫改
隨著我國醫療衛生體質的改革，醫院各部門、各科室均有顯著變革，在發展運營期間對每位員工的人事檔案管理直接關系到醫院的時代適應性以及人才需求保障[1]。醫院人事檔案管理會受到內在環境及外界因素的影響，在新醫改背景下存在著明顯不足之處。本文以醫院人事檔案管理為切入點，研究了現階段管理中顯露的問題及改進策略。
1、醫院人事檔案管理的問題所在
1.1信息利用率偏低
受到硬件設施及重視程度的影響，目前仍有不少醫院在檔案管理上延續著傳統管理模式，即人工整理、記錄每位員工相關信息，在紙質檔案資料狀態下實施人事管理工作[2]。該方式很容易由于紙質檔文件破損或丟失而導致檔案信息不全面，在檔案的查詢與歸類整理上也無法提升效率。從整體上來看，人事檔案管理匯集了醫院的諸多信息，若無法提供真實、有效、全面的信息，則檔案的最高價值無法發揮。在傳統管理模式下，人事檔案還停留于員工的基本信息層面，例如姓名、年齡、畢業院校、任職科室、工作經驗等，缺乏對員工在入職后各階段的個人表現以及突出才干，導致無法通過檔案挖掘每位員工的最高價值。
1.2管理手段落后
21世紀以來，信息資源的利用率呈現出質的飛躍。信息技術的使用是檔案管理的必然趨勢，也是不容小覷的管理手段，對于醫院檔案而言，由于涉及的信息資源類別較多，傳統管理模式下無法對每一條信息實現科學化管理，無法利用數據庫實現快速搜索[3]。部分醫院由于信息化程度不足，導致在檔案管理軟件方面無法充分應用，只能夠通過計算機檢索目錄并存儲信息，仍停留于初級信息化管理模式。這一現象在縣級以下醫院較為常見，部分醫院利用人工完成檔案的編輯與分類，不僅延長了工作時間，還可能由于歸檔不及時出現檔案遺失和分類錯誤情況，無法提升管理效率。
1.3重視程度不足
隨著醫院業務項目的拓展以及辦院規模的擴大，醫院在市場競爭下更重視醫療衛生條件的提升以及服務質量的提升，在一定程度上忽視了人事檔案管理的重要性，導致檔案管理制度仍延續著傳統模式[4]。管理人員的工作積極性不強，不愿投入精力及時間用于優化檔案管理模式并提升硬件軟件操作技術水平。對于普通員工而言，不少員工甚至不了解檔案的重要性，也不清楚檔案在工作調動中的意義。由于醫院工作人員及檔案管理人員的雙重不重視，導致目前人事檔案管理發展受限，在相對缺乏的積極性下只能延沿用傳統管理模式。
1.4規范性不足
規范性不足，主要體現在仍沿用著傳統管理模式的部分醫院及正處于轉換期醫院，在檔案內容上缺乏完整性與真實性。完整性體現在每位員工檔案信息的全面性方面，不少醫院只記錄了員工的基礎信息，缺少對在職期間的工作變動、個人表現、獎懲情況等信息，無法根據這類信息判斷是否符合評選先進的標準或是否符合該崗位要求的職業道德標準[5]。真實性體現在檔案信息內容是否失真，部分醫院人事檔案部門在員工入職時并未重視信息的真實性，不少人在填寫檔案履歷表時內容較簡單，甚至謊報工作年齡及工作經歷，部分信息無法及時核對，導致檔案信息失真。
1.5硬件條件落后
目前雖然不少醫院已經設置了檔案管理的專用辦公室，并配備了相關管理人員，但工作室的硬件條件仍處于落后狀態，例如室內潮濕的環境會讓紙質檔案逐漸發霉，計算機配備數量不足導致檔案管理效率偏低等。加上不少檔案管理室并沒有配備專業的防潮防火設施，若檔案管理仍處于紙質階段，則很大程度上無法保障檔案文件的安全性。
1.6管理專業性不達標
雖然目前我國已經開設了檔案管理相關專業，但對于醫院而言，在人才聘用上并未保障每位檔案管理人員專業對口。在缺乏相關管理經驗以及專業素質狀態下，檔案管理無法得到切實提升，管理人員缺乏責任感，可能出現檔案資料丟失、信息失真等情況，對醫院檔案工作的發展產生阻礙[6]。由于缺乏專業性，對專業檔案管理軟件的操作技能不熟練，導致管理模式落后，主要體現在人事檔案的分類、整理、歸檔、收集等方面。缺乏信息化管理狀態下，純手工管理可能出現信息未及時更新情況，例如個人業務資質考試結果的錄入、職稱晉升等。檔案資料信息歸檔不及時也會造成資料的漏放、錯放、缺項或遺失危險。
2、醫院人事檔案管理的改進措施
2.1創新管理模式
信息化管理是檔案管理的未來發展必然趨勢，醫院涉及的人事信息量較大，必須建立人事檔案數據庫，并通過數據庫完成對檔案信息資料的搜索、查詢、變更。國家正加大新一輪醫療改革制度的推行，原本人事檔案的靜態管理必將逐漸轉變為動態化管理，實現信息資源的全面性與真實性。當今醫療改革的新動向是有效整合醫療資源并利用醫療資源，同時推動全民健康，充分調動及發揮醫院人力資源的功效。人事檔案管理者應認識到信息化管理模式是行之有效、與時俱進的重要方式，也是提升檔案管理工作效率的必要手段。管理模式必須適應新的時代需求，對人事檔案資料實現數據庫以及專業檔案管理軟件的信息化管理，讓信息資源通過信息系統得以存儲、檢索、印制、掃描、查閱，提升管理效率以及檔案資料利用率。
2.2細化檔案分類
人事檔案管理內容與常規檔案內容不同，其不僅包含每位醫院在職員工的基礎信息，還涵蓋了其在任職期間的職位變動、職稱變動、獎懲情況等多方面信息。要想高效利用人事檔案記錄信息，必須將檔案管理的分類細化。傳統應用的人事檔案標準類目為9類及4類，新時期下必須對現有類目加以微調，逐項整改現有分類，保障檔案的權威性與準確性。
2.3加強信息鑒定力度
由于醫院人事檔案管理必須確保每位人事檔案信息資料的真實性，因此必須強調檔案資料的材料鑒定以及信息全面性收集力度。管理者在此方面必須加強重視，在移交檔案材料以及新資料歸檔時應主動聯系檔案材料形成部門，查看信息是否真實。在人事檔案管理中，職工的職位調動、職稱晉級等資料重要性較高，必須保障此類資料的真實性，在反復核對并鑒定材料來源之后才可進行歸檔，確保檔案內容的可靠程度，杜絕一切虛假信息，例如編造工作經歷、編造入職年份等。
2.4改善管理環境
人事檔案管理對環境的要求較高，無論是信息化管理還是傳統紙質檔案管理，必須提供整潔、干凈的工作環境，提升管理效率。在紙質檔管理模式下，需注重對檔案室的防潮、防火、防霉管理，避免紙質檔案出現破損或遺失情況；在信息化管理環境下，則應強調打印機、計算機的配備以及網絡的接入，購置專業檔案管理軟件，保障信息化資料錄入及搜索的便捷性。
2.5提升人員專業素質
首先在人員聘用上應盡可能保障檔案管理人員屬于專業對口，建議選擇年輕人員從事檔案的歸檔、整理工作，促使其不斷學習先進新型的檔案管理技術，例如學習計算機信息處理技術、檔案專業軟件操作技術等，并注意其責任感的培養。年輕人的學習效率相對更高，有利于檔案管理效率的提升。其次，若聘用人員屬于非檔案管理專業，則需加強專業知識學習，通過階段性培訓保障其在上崗任職前符合崗位要求以及職業道德要求。可通過競爭上崗方式確保檔案管理人員隊伍不斷優化，促使每位員工主動提升自身業務水平。福利待遇方面，醫院可通過薪酬水平的調整以及福利待遇的發放促使檔案管理人員提升工作積極性，讓其充分發揮潛能，增強工作的主動性。
3、結束語
在醫院深化改革過程中，人事檔案管理直接關系到工作人員的切實利益。無論是任職人員還是檔案管理人員，均需考慮到檔案管理真實性的必要性，重視管理模式的優化。雖然現階段仍有部分醫院采用傳統效率偏低的管理模式，但人事檔案管理必須得到重視，保障信息利用率。可通過會議形式讓在職員工了解檔案信息真實性的必然要求，從上至下的強調檔案對職業變動及職稱評定的重要性。根據對目前醫院人事檔案管理中呈現出問題的分析不難發現，檔案管理的優化策略可從提升人員素質、保證信息真實性、應用信息化管理模式等方面著手，不斷提升檔案管理有效性。
參考文獻：
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[5] 盧毅.如何發揮醫院人事檔案信息在人力資源管理中的作用[J].中國管理信息化，2014（23）：112- 113.
[6] 王少娜，羅濤，曲穎，等.醫院信息系統下人事檔案管理系統的設計與應用[J].中國病案，2017（10）：52- 54.
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