強化工商檔案管理 服務經濟社會發展論文
隨著經濟的不斷進步，如何規范好工商檔案管理， 以最大程度合理利用好工商檔案的信息資源，對我國社會主義市場經濟的發展起著重要的作用。然而從改革開放以來，我國雖然采用了社會主義市場經濟的模式，但是我國還現在還處于摸索階段，制度并不是很完善。 如何完善規范工商檔案管理，使之能夠滿足我國社會主義市場經濟的要求，服務我國的社會經濟發展還是目前有待探究的重要課題。
1. 工商檔案涵義
工商檔案是一種專門的獨立的檔案， 它是工商管理機關對市場經濟活動依法進行計劃經濟管理的重要依據和憑證。
2. 工商檔案的特點
2.1工商檔案主要種類
工商檔案主要的種類有：企業登記檔案、個體工商業戶登記檔案、商標檔案、經濟合同檔案和經濟案件檢查檔案五個門類。工商檔案的類型有很多，并且每個類別都有自己的體系， 檔案的 ，都有自己特別的形式。管理工商檔案有一般適用的方法，也有自己獨特的形式[1]。
2.2工商檔案特點
2.2.1 工商檔案的靜態性
靜態性主要是指工商檔案管理呈現一種靜止的狀態，主要有經濟糾紛案件檔案和經濟合同檔案。經濟案件檢查檔案是工商管理部門對各種違法違章經濟活動進行查處形成的材料， 包括發案材料調查取證材料、筆錄材料、結案材料等。這些材料一旦形成，所記載和反映的事物就不再變更。事后調查的主要是原始的材料。這類檔案的用處主要是便于調查原有的資料。
2.2.2工商檔案的動態性
這是指檔案材料形成以后， 材料的數字和內容帶要經常變更， 呈現一種動態的變換。這類檔案包括企業登記檔案、個體工商業戶登記檔案和商標檔案，這屬于檔案的動態性。以企業登記檔案為例， 一個企業從開業到結束需要的材料有企業籌建、開業、資質驗證、年檢換照、名稱變更、經營機制轉變等方面的材料。在營業期間， 無論是企業法人和企業性質的變更， 還是經營范圍和經營地址的變更等等， 職能部門都必須依據原有的檔案隨時辦理和記載其變更情況， 離開了這些檔案， 職能部門就無法正常開展工作[2]。這類檔案的利用體現為現行機關從事本職工作提供必備的依據上。
3.對工商檔案管理形式的探討
因為工商檔案具有靜態性和動態性兩個特征，所以管理的時候不能搞一般化，而應該具體問題具體分析，采取“ 統分結合， 以統為主” 的綜合化管理形式。
對于第一種類型的檔案， 因其相同于一般專門檔案， 具有靜態性的特征， 可以納入綜合檔案室集中統一保管。即： 經檢檔案按“ 一案一卷” ， 經濟合同檔案按“ 一事一卷” 的原則， 由職能部門整理立卷，逐年度向綜合檔案室移交。綜合檔案室根據全宗內全部檔案的情況， 統一分類、排列、編號、統計、編目、提供利用等綜合管理。
對于第二種類型的檔案， 因其是職能部門日常工作必備的依據， 則應由職能部門設專人專柜保管。文件材料整理立卷， 檔案的編號編目， 日常提供利用均由職能部門進行， 綜合檔案室對其進行目錄管理，并負責檔案統計及其它業務的監督指導。如企業登記檔案， 按誰發照誰立卷的原則， 由企業登記部門分籌建企業、企業法人登記、無企業法人的營業登記和歇業企業登記四種類型分別立卷、編號， 建立登記臺帳。編制案卷目錄， 然后根據企業的性質， 分別不同類型， 建立企業分類卡片。企業在生產經營活動中，企業登記檔案呈動態， 應由企業登記部門設專人專柜延續保管使用。案卷目錄交綜合檔案室保存一份，以便綜合檔案室對其進行監督管理。
企業歇業后， 檔案材料由動態轉化為靜態， 其保管形式應按靜態檔案處理， 即將歇業企業原有的檔案抽出組卷， 按歇業登記時間先后。
對兩種管理形式的思考由于主管部門對工商檔案管理形式尚沒有統一的規范， 其管理形式往往各行其是， 有的強調集中統一管理， 搞一刀切， 要求把機關全部檔案集中于檔案室保管， 其結果， 因有些材料變動頻繁， 給檔案的管理和機關的日常工作造成不便;有的強調使用方便，將檔案材料分散到各個職能部門保管， 使綜合檔案室徒有虛名， 其結果， 違背了綜合管理的原則， 破壞了全宗內檔案的完整性。這兩種管理形式， 都具有一定的片面性，對于工商檔案的管理都是不可取的。
4.工商檔案管理該如何發揮作用
4.1 完善制度，強化管理
制定工商檔案管理的詳細制度，加強對各個檔案的管理機，分類建立檔案管理室。此外可以建立電子檔案管理，促進工商檔案管理電子化，建立企業登記電子化的工商管理檔案數據庫，完善工商信息。
4.2 提高工商行政管理系統監管執法和消費維權整體水平
提升服務經濟社會發展效能通過企業信用分類監管檔案、個體工商戶分層類監管檔案、商品交易市場分類監管檔案的綜合利用，完善12315信息系統、打擊傳銷規范直銷系統、公平交易執法辦案系統，建立上下聯動、快速反應的綜合指揮調度平臺，形成信息互通、業務聯動的市場主體監管機制，提升監管執法、消費維權的整體水平和服務效能[3]。
4.3 轉變管理觀念和方式，將檔案進行系統化分類
轉變我國對于工商檔案管理的管理觀念。經濟的發展帶來了互聯網的變化，以前紙質的檔案已經不能滿足時代的需要電子化的管理已經逐步成為主要的管理方式。此外為各級政府提供輔助決策依據，引進檔案管理專業人才，建立一個強大的完善的電子數據庫供于查閱，建立市場主體現狀、市場發展預測、市場監管趨勢等分析模型，建設工商行政管理數據分析輔助決策系統， 為各級領導提供輔助決策依據， 為社會公眾提供市場預測和消費預測服務。
4.4 完善電子系統及其信息資源，提高服務效率
加強對于工商檔案的管理利用，發揮檔案的作用，服務社會的經濟發展。可以通過檔案的掃描、排序、系統用戶認證等功能，完善電子檔案查詢系統，提高查詢服務效率，是企業方便查閱，提供工作效率，完善系統信息資源。
5. 結語
工商檔案的管理是否做好，對我國社會經濟的發展起著一定的作用。完善的工商檔案管理體系可以提高工作效率，節約時間成本，為企業提供便利。因此，我認為需順應互聯網時代的發展，將檔案進行電子化，并建立一個強大的健全的電子信息系統，提供便捷的服務，促進我國經濟的發展。(作者單位：吉林省公主嶺市工商局)
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