地鐵站段辦公自動化系統網絡的建設
地鐵站段辦公自動化系統網絡的建設【1】
摘要：地鐵作為國家重要的基礎設施，是國民經濟的大動脈，也是大眾化的交通工具。
隨著社會科技的飛速發展，地鐵改革的呼聲也越來越高，地鐵站段辦公自動化系統也越來越受到人們的重視。
首先闡述了地鐵辦公自動化系統的特點，然后提出了地鐵站段辦公自動化系統網絡建設的目標、原則和要求，最后，根據建設的目標、原則和要求，提出了如何進行地鐵站段辦公自動化系統網絡的建設。
關鍵詞：地鐵站段;辦公自動化系統;網絡建設
1地鐵辦公自動化系統的特點
在科學技術飛速發展的今天，中國地鐵行業也應該要抓住機遇，深化改革，努力實現地鐵行業的現代化。
其中，努力開發出能夠適應時代發展、能夠提高地鐵工作效率和工作水平的地鐵站段辦公自動化系統已經成為當務之急。
由于地鐵行業的特殊性，地鐵站段辦公自動化系統也有其自身的特點。
它是建立在Internet的基礎之上，結合地鐵行業的特殊要求，讓地鐵不同部門之間的工作流程規范化，同時也能夠接插各種應用軟件。
由于地鐵行業的特殊要求，地鐵站段辦公自動化系統存在以下幾個特點：
(1)以網絡為中心，以非結構化數據的信息流為主要存儲和處理對象。
(2)能夠讓不同部門之間的溝通更加順利，能夠實現不同部門間信息共享，能夠為不同部門協同工作創造出條件。
2建設目標、原則和要求
2.1建設目標
以計算機技術和網絡通信技術為基礎，建立高質量、高效率的地鐵站段辦公自動化系統，能夠進一步深化地鐵改革，也能夠進一步提高地鐵工作效率，能夠讓地鐵行業邁向現代化，與國際先進水平接軌，這是地鐵站段辦公自動化系統建設的目標。
從具體的方面來說，第一，地鐵站段辦公自動化系統能夠讓各個地鐵站段的各個業務信息系統形成一個統一的平臺，形成一條信息溝通的渠道，最終實現資源共享;第二，地鐵站段辦公自動化系統能夠讓信息的傳遞不再限于紙質文件，提高了工作效率的同時也減少了資源浪費;第三，地鐵辦公自動化系統能夠將不同部門和不同級別的信息進行匯總，有利于決策層進行科學的決策和處理。
2.2設計原則
由于我國地鐵行業的特殊性，地鐵站段辦公自動化系統網絡的建設也應該要遵循一定的既定原則：第一，由于我國幅員遼闊，地鐵部門也復雜而且相當龐大，因此，地鐵站段辦公自動化系統網絡的建設也是一個復雜而龐大的工程，需要進行合理規劃和逐步的實施，這就需要鐵道部進行統籌規劃，制定相關政策，形成統一的標準;第二，為方便日后的維護和管理，應該對應用軟件和硬件堅持標準化;第三，由于地鐵行業的特點，要特別注意安全性和保密性。
地鐵行業中的很多信息涉及國家機密，為防止遭受惡意的攻擊，必須在思想上高度重視，同時在技術上提高防御水平，采取嚴格的保密措施。
2.3 設計要求
由于地鐵站段辦公自動化系統十分龐大，涉及的業務范圍十分廣泛，且由于地鐵行業的特殊性，因此，地鐵站段辦公自動化系統有一些特殊的要求。
第一，注重整體性。
這是一個全國性的系統，很多信息需要在這個系統里面進行傳遞和獲取，是各個部門進行協同工作的基礎;第二，注重實時性。
地鐵是一個動態的行業，信息在時刻發生著變化，因此，對信息進行實時更新就顯得尤為重要，這也對地鐵站段辦公自動化系統提出了高要求，要及時而準確搜集信息，同時將這些新信息進行更新;第三，注重綜合性。
因為地鐵行業涵蓋的部門很多，而且范圍很廣泛，因此，地鐵站段辦公自動化系統在收集信息之后，需要對這些信息進行一個綜合的分析，然后在綜合分析的基礎上整合出決策層進行決策和處理所需要的信息。
3地鐵站段辦公自動化系統網絡的建設
3.1利用地鐵現有硬件設施合理配置網絡
3.1.1統一計算機配置，提高辦公自動化系統終端機的數據處理能力地鐵站段辦公自動化系統在運行過程中，地鐵企業的大部分工作是交由系統終端來進行處理的，因此，系統對系統終端的數據處理能力有比較高的要求，而系統終端數據處理能力與計算機的配置有著非常密切的關系。
計算機配置低會影響辦公自動化系統的運行效率，配置不統一就可能會導致辦公自動化系統中各計算機的不兼容。
因此，地鐵站段在進行辦公自動化系統網絡建設的時候，必須對計算機進行硬件和軟件方面的整合，進行統一配置，淘汰配置低的計算機，從而有效提高辦公自動化系統的工作效率，為系統的快速運行奠定基礎。
3.1.2合理設置網絡連接，加快信息傳送速度
根據地鐵的特點，我們在建設地鐵站段辦公自動化系統網絡的時候，適宜采用星形網絡模式。
因為星形網絡模式其容錯性高且方便重新配置。
以車間或者工區為單位的辦公條件下，一臺計算機和相關設備，其物理距離并不遙遠，因此可以允許用戶共享打印機或者其它設備，從而實現資源共享的目的。
在異地車間的情況下，配置好本車間局域網之后，利用鐵通專網電話通過ADSL專線和段級辦公自動化系統網絡干網相連接，從而進行數據的流通和處理。
3.1.3采用高端服務器提高效率和安全性
地鐵站段辦公自動化系統的核心是服務器，它能夠為辦公自動化系統里面的用戶提供各種服務，同時也能夠對這個網絡進行整合和管理。
隨著地鐵站段辦公自動化系統的不斷改進，對服務器的要求也越來越高，服務器不但要滿足不斷增加的各種功能，而且還要為系統提供穩定的工作環境，因此，選擇高端的服務器，成為地鐵站段辦公自動化系統的必然要求。
3.1.4采用虛擬VPN服務保障辦公自動化網絡安全
地鐵辦公自動化系統并不是一個封閉的系統，它與Internet相連接，是具有開放性的系統，這也為系統的安全性帶來了嚴峻的挑戰。
VPN，即虛擬專用網絡，它能夠提供一種通過公用網絡安全地對企業內部專用網絡進行遠程訪問的連接方式。
VPN能夠為地鐵站段辦公自動化系統接入Internet網提供保護，同時，也能夠解決各部門局域網IP地址混亂的情況。
此外，對于各部門局域網，統一配給IP地址段并且與各終端網卡物理地址綁定能夠防止私自改變IP地址引起的IP沖突。
辦公自動化網絡建設【2】
近年來，我國網絡發展突飛猛進，對各行各業傳統的工作方式和管理模式造成極大挑戰，同樣對辦公自動化網絡建設也帶來巨大的挑戰。
為適應飛速發展的信息時代的要求，各單位必須把辦公自動化網絡建設提高到重要議事日程來抓，只有這樣才能在科技經濟日趨全球化的今天，打破單位與單位、國與國之間信息傳播的局限，盡快實現信息資源的共享。
筆者認為，要建設以計算機通信技術為基礎的辦公自動化網絡，必須做好以下六項工作：
一、加強對辦公自動化網絡建設的領導
要建立辦公自動化網絡建設的領導體制，把辦公自動化網絡建設方案納入國家和各行各業自動化建設的發展規劃，并與其同步發展，從經費、物資上得到保證。
二、加強辦公自動化隊伍建設
要針對辦公自動化網絡建設的需要，建立高水平、高技能的現代化管理機制，培養出一支能夠適應新形勢要求，掌握計算機操作、數據的錄入、數據庫管理、多媒體和網絡管理等基本技能的高素質的專業隊伍。
三、加強辦公自動化制度建設
數據庫建設的標準化、規范化決定了辦公自動化、網絡化。
因此，有計劃地建立各種數據庫是一向重要而艱巨的任務。
各單位必須做好數據庫的數據錄入工作，減少數據的丟失、重復和分散，提高信息含量，實現資源共享等，都必須有嚴格的規章制度作保證。
隨著辦公自動化的逐步實現，文檔工作僅靠傳統的管理制度管理已經完全無法適應，應該根據國家有關電子文件管理方面的規章制度，結合單位工作中的實際情況重新制定或修訂各類辦公自動化管理制度，以適應辦公自動化網絡建設的需要。
四、加大對辦公自動化設備和技術的投入
由于網絡應用的推廣，促進了辦公自動化的進一步發展，人們將要逐步實現無紙化辦公。
機關、企事業單位辦公室是信息的產生地點，要把公務、商務、經濟信息資源用活、用足，就需要及時進行信息編輯，在單位內部實施網絡化管理。
為解決傳統辦公模式中由于紙質文檔進行傳遞所造成的信息交流不暢，大量辦公文件歸檔后存放困難以及對多部門進行工作協調時效率較低等問題，要加大對辦公自動化設備和技術的投入，引進開發辦公自動化系統。
辦公自動化系統不僅能對一般文件進行管理，也能夠對圖表、圖像、聲音等非結構化數據進行管理檢索，還可以由管理人員直接在計算機屏幕上審閱積存的文件，對電子文件中不具有保存利用價值的進行刪除，對具有保存價值的文件確定保管期限，并在各份文件上注明。
由于計算機隨時可以迅速對電子檔案中的單份文件從任務角度進行檢索，既省時又省力，所以在電子文件轉化為電子檔案過程中，管理人員不必再去分類、組卷。
五、加強電子檔案的技術保護
眾所周知，光盤、優盤、軟盤等電子檔案存儲載體的存儲容量很大，構架占用空間很小，檔案庫房管理相對比較方便。
但電子檔案在保管條件上與紙質檔案相比要求嚴格，必須存放在專用庫房中，對庫內溫度、濕度進行嚴格控制，并配置防高強度磁場、電場等設施設備，還要嚴格防范計算機病毒等等。
六、廣泛運用科學技術
要加快實現辦公自動化的步伐，就必須在各行各業廣泛運用科學技術。
科學技術的進步和管理水平的提高將從根本上決定我國現代化的進程。
主要表現在以下三個方面：一是運用計算機網絡技術，建立不同程度的網絡。
如建立單位局域網、地區范圍內的局域網、全省、全國范圍的廣域網等，實現資源共享。
隨著辦公自動化網絡建設的進程，文件不再以紙質形式運轉，而是以電子郵件的形式發送，以電子文件形式歸檔，檔案館(室)變為檔案信息的控制中心，網絡中單個信息中心所能提供的信息，不再僅僅是一個信息庫中的信息，而是網絡系統中所連接的所有信息庫的信息，信息數字化已成為辦公自動化網絡建設的必然結果。
二是運用多媒體技術提高辦公自動化的水平。
多媒體技術能夠對文字、照片、圖像、聲音等多種媒體進行綜合處理，能使檔案由分散管理變為集中管理，使檔案的服務手段實現現代化。
多媒體信息檢索與普通檢索相比，增加了許多檢索點和檢索要求，用戶可按自己的需要，向系統提出圖形、圖像、聲音等多媒體信息的檢索要求，提高檔案的查全率和查準率。
三是運用計算機技術加快辦公自動化的步伐。
隨著辦公自動化的進展，計算機將從輔助性工具逐漸成為現代化管理的技術支撐，文檔工作的重點將從文檔實體管理逐漸轉移到信息管理上來，使傳統的手工管理向自動化管理轉變，將使檔案館(室)、辦公室的信息更趨精確、完善，文件、檔案從整理、編目、檢索到提供利用等，都通過計算機技術運用實現了辦公自動化。
高職院校建設辦公自動化系統勢在必行【3】
自從大規模擴招以來,為了適應發展需要,多校區辦學已經成為我國當代高職院校發展的一個特征。
我國高職院校教育在計劃經濟體制下形成的條塊分割、辦學分散、效率低等弊端,以及目前高職院校多校區辦學存在的運轉成本高、工作效率低等問題,在高校實行辦公自動化后將得到有效解決。
所以全面利用校園數字網絡系統,在高職院校中加強辦公自動化建設,實現和推進辦公自動化系統是高職院校管理信息化、網絡化的必然趨勢。
一、高職院校辦公自動化系統的主要職能
高校辦公自動化是指利用先進的科學技術,盡可能充分地利用信息資源,提高工作效率。
其基本特征是采用計算機文字處理技術、存儲各種文檔,使用復印機、傳真機或網絡等其他先進設備復制、傳遞文檔。
因此,辦公自動化系統主要職能為:公文管理、會議管理、部門事務管理、領導日程管理、文檔資料管理、人員權限管理、業務信息管理等。
高校辦公自動化系統的建設著眼于順應現代行政辦公的需要,總體上體現出操作方便、信息共享、切合實際、功能完整、安全高效、設置靈活、智能決策等特點。
二、高職院校建設辦公自動化系統擁有優越條件
高校擁有大量的計算機,校園網聯網率較高,傳真機、復印機、速印機、電話全面普及,具有良好的基礎設施條件,實現了大量的數據共享、網上信息傳遞。
高校是知識和信息集散地,人員素質較高,接受新知識、新事物較快,具有良好的計算機應用水平。
在高校,使用辦公軟件、收發電子郵件已經成為人們工作、交流的重要手段,這為辦公自動化系統的推廣奠定了良好的人員隊伍。
辦公自動化系統引入多媒體技術,使之處理語音、圖形、圖像功能加強,更能夠滿足辦公要求,提高辦公信息處理的應用范圍和價值。
高職院校校園卡主要具有儲蓄、取款、消費、身份認證、個人信息查詢等功能,其應用覆蓋綜合消費系統,包括收、繳費及各類款項支取,校內熱水收費及其它小額消費;信息查詢系統,包括身份認證,門禁、考勤、圖書借閱、計算機房上機、管理信息查詢及統計分析等。
整個系統還可與銀行系統、校內原有的軟件系統與學校管理信息系統進行良好的銜接。
高校應把推進辦公自動化和數字化校園建設結合起來,進一步健全網絡基礎設施,讓網絡覆蓋學校管理和服務的方方面面。
三、高校辦公自動化是自身建設的需要
當前,我國高職院校教育快速發展,辦學規模日益擴大,辦公工作的新情況、新問題不斷出現,如何保障管理信息的公開與暢通,管理關系的協調與統一,已成為管理者必須著手解決的主要問題。
與此同時,許多高職院校存在幾個校區,且地理位置各異,傳統辦公方式明顯不能適應遠程辦公的需求,這就要求校區間的新型的網絡化辦公方式出現。
若采用傳統方式進行跨校區辦公,文件的批閱和簽發都非常麻煩。
利用公文辦公系統,辦公人員只需在網頁上點擊幾下鼠標就能及時將公文傳送到各處理部門,并及時跟蹤事務的處理情況,極大地提高辦事效率,同時保證資料的完整性和連續性,做到有據可依。
實施公文辦公自動化也減少了紙張和墨盒的消耗,為學校節約了大量的辦公經費和資源。
四、高職院校建設辦公自動化系統策略
1.傳統辦公系統與辦公自動化系統的銜接。
辦公自動化系統源于傳統辦公系統,并應逐步取而代之。
在推行辦公自動化系統的初期甚至相當長的時期內,為保證正常的辦公秩序,必須將傳統辦公系統和辦公自動化系統并行。
現代辦公手段取代傳統辦公手段,必須是一個長期的、漸進的過程,必須充分認識高校辦公自動化建設的價值、地位、作用和意義。
防止形式主義,盲目追求的思想,一步一個腳印地先抓傳統辦公系統規范化建設,再將自動化流程與傳統辦公系統相結合,如此才能使辦公自動化逐步擴展到辦公室的各個工作領域,實現辦公手段的變革。
另外,各級領導和工作人員提高認識和更新觀念,可采取參觀學習的方法,不定期地組織人員到辦公自動化建設較成功的兄弟院校參觀學習,讓他們有一個感性的認識,提高他們辦公自動化的意識和觀念,在增強他們改變傳統辦公手段信心的同時,在技術上采取多方面的措施,確保辦公自動化系統安全可靠。
2.要注意處理好建設、管理與維護的關系。
辦公自動化系統的建設、管理與維護三者相輔相承。
同樣的系統和設備在有的學校運行良好,而在有的學校卻無法得到廣泛的應用,其關鍵在于管理的原因。
建立辦公自動化系統不難,難的是如何使系統運轉好并且發揮最大效用,這就需要管理和維護工作了。
辦公自動化建設的目的是優化服務流程、革新工作手段,沒有管理和維護工作,系統就只能是一堆毫無用處的程序代碼。
在推進過程中必須成立專門管理機構、培養專業技術隊伍、建立健全管理制度等方式,將管理和維護工作落到實處,使辦公自動化建設科學、長效地進行。
3.做好用戶培訓工作。
辦公自動化包含三大重要因素,即自動化的人、自動化的設備和自動化的系統,這三者是缺一不可的。
自動化的人是前提,自動化的設備是基礎,自動化的系統是在自動化的人和自動化的設備基礎上建立起來的。
在辦公自動化中,人是決定因素。
如果校園網建立后,大家都不積極利用,這樣再好的設施又有什么作用呢?因此,要使辦公自動化系統得到很好的推行,并使系統運行后達到預期的使用效果,就需要提高辦公人員的思想認識及業務素質。
進行用戶培訓是很關鍵的一步。
培訓可根據不同層次的人員在內容上有所側重,但最終目標是使領導和群眾都具有現代意識和觀念,對辦公自動化系統持積極態度,辦公人員能熟練地操縱現代化的辦公設備,使辦公自動化系統得以實施及高效率運轉。
4.避免“重硬件、輕軟件”的問題。
辦公自動化系統的硬件與軟件互為補充、缺一不可。
但是硬件看得見、摸得著,各單位都愿意花巨資購買配置;而軟件是一種無形資產,加上盜版軟件的泛濫,給人一種可有可無的錯覺。
因此,在軟硬件的資金投入和隊伍建設上存在嚴重的不平衡,導致系統出現“投建―閑置―報廢―重投建”的惡性循環。
要解決這個問題,首先應把“軟件使用”擺在辦公自動化建設的突出位置,組織高職院校教師進行軟件使用的討論、培訓。
總之,隨著計算機及網絡通信等技術的廣泛應用,高職院校要處理好學校內外部的工作、交流,保障學校辦公的順利運行,發揮整體實力并發揮優勢效果,就必須擁有現代化的高校辦公自動化系統。
建立一套方便快捷的自動化辦公系統,是高職院校在新的形勢下進一步轉變工作職能、工作方式和工作作風,提高工作質量和效率的一項重要手段,也是衡量學校辦學水平的重要標志。
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