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公文寫作培訓
公文寫作較之于一般文章的寫作，從選材立意、結構安排、語言表述到寫作文風、行文格式以及時間和數字用法等都有其特殊要求，應遵循特定的規范。寫作者應了解公文寫作的一般知識，熟悉其行文格式，把握寫作要領及規律，練好基本功。
公文寫作培訓
重點應把握如下六個方面：
一、領會意圖
公文寫作是遵“令”而作，也就是要根據領導和機關的意圖行文。
因而，寫作公文首要的是要準確了解、把握領導和機關交擬文稿的意圖，明確行文的目的、要求、中心內容以及發送和閱讀對象等，即明了為什么寫、寫給誰、寫什么、使用什么文種等。
只有意圖明確，才能確立正確的寫作思路、采取正確的寫作方法，寫出的公文才能對路。
在把握行文意圖及相關要求的基礎上，還要有針對性地熟悉和了解有關政策法規，明確與寫作內容有關的工作指導方針和政策界限等，作為行文的指導;同時，收集有關資料，對起草文稿相關的問題進行必要的了解和調查，也就是要充分占有材料、分析研究問題，提出可供選擇的措施和意見等，即提煉觀點。
總之，領會意圖的過程，也是確立寫作思路的過程，它是公文寫作的基礎和首要環節。
二、準確立意
公文“立意”，一是要正確。
這是由公文具有權威性和約束作用所要求的。
只有立意正確，才能寫出符合黨和國家路線、方針、政策，準確體現行文意圖的公文，寫出的公文才對工作有指導作用，從而發揮其應有的效用。
二是要清晰。
公文無論是提出問題、解決問題，還是表明觀點、提出要求，都應表述明確。
只有立意清晰，寫作思路才清楚，表述才充分達意，公文才具有適用性。
三是要集中。
立意集中，要求一篇公文一般只突出表達某一基本思想，溝通某一主要情況，提出和解決某一主要問題，也就是說要緊緊圍繞中心、突出中心，以此統帥全文。
四是要有新意。
根據新的形勢、任務和時代特點，提出新觀點、新思路，拿出新的措施和辦法，以增強公文的感召力、針對性和指導性。
三、準確擬題
一個完整的公文標題，一般由發文機關名稱、事由和文種三部分組成。
擬定一個好的標題，一是公文的事由要精確達意，準確體現公文的基本內容。
二是要根據公文內容準確選用文種，對號入座，達到內容、形式和文種的統一。
三是文字要力求精練。
公文標題要簡短通順，一般的標題應提倡寫一句話，用幾個字、十幾個字高度概括。
精練文字，除了在事由部分盡量壓縮外，遇到內容較多、情節繁雜的公文，可用“有關問題”“若干問題”一類的詞語來概括。
四是要精明文義。
公文的標題要開門見山，精明醒目，在標題的含義上要精明扼要，突出重點，高度概括;在邏輯關系上要做到概念準確，立意新穎，觀點和材料相統一;在用語上要合乎語法要求，用詞準確。
四、精于謀篇
公文謀篇主要應從三個方面下功夫：一是正確反映公務活動的發展規律和內在聯系。
公務活動與其他社會活動一樣，有其自身的發展過程和內在聯系。
盡管公文的篇章結構可以有不同的變化，但總是以反映公務活動發展規律和內在聯系為依據的。
二是公文謀篇要為更好地表達立意服務。
謀篇的根本目的在于更好地表達立意。
謀篇是形式，立意是內容，形式要為內容服務。
因此，公文謀篇必須適應立意所包含的內容的需要，尋求好的表達形式，怎樣有利于表達好立意，就怎樣謀篇。
三是謀篇應適合不同種類公文的寫作要求。
各種公文的篇章結構盡管有所不同，但同一種公文大體上有比較固定的寫法。
這就要求寫作者應較全面地熟悉和掌握各種公文的寫作知識，在謀篇上盡可能符合不同公文的一般邏輯思維要求及其在結構安排上的約定俗成的表現形式。
五、文風鮮明
公文寫作文風的基本特征，主要體現在準確性、鮮明性、生動性三個方面。
準確性是對公文寫作文風的首要的、基本的要求。
公文寫作力求準確，要求寫出的公文情況真實、觀點正確、合乎邏輯、表述精確以及標點符號使用、引文表述等準確規范。
鮮明性是體現公文質量與水平的重要標志。
一是觀點要鮮明。
主張什么、贊成什么、提倡什么、反對什么、要求什么、注意什么等，都要旗幟鮮明、毫不含糊。
二是寫法要鮮明。
做到行文立意鮮明，高度體現行文意圖;觀點鮮明，合乎邏輯，論證充分，論點、論據、論證融為一體;謀篇布局重點突出，層次安排清楚，首尾照應，過渡段、過渡語使用得當，背景交代清楚等。
生動性在于增強公文的可讀性，提高宣傳效果。
通常請示、批復、告知類公文要注意明確、簡潔;法規、辦法、章程類公文力求嚴謹、周密;而報告、講話稿等則可輔以使用號召性、鼓動性等語言。
六、表述規范
公文除在語言表述上要求體現準確性、生動性、鮮明性外，在公文中的名稱、數字、時間表述以及公文中的省略、標點符號的使用上，也應遵循其特定的規范要求。
——公文中的名稱表述。
其一般要求是：文稿中第一次出現的人名(含職務)、地名、組織機構名稱等應寫全稱，除符合規定者外，慎用簡稱;同一名稱在文稿中多次出現時，前后要統一。
文中涉及若干人的職務時，要按有關規定正確排列次序，重量、長度計量單位名稱按國家規定書寫，對有些明文規定不用的名詞，要使用新的提法。
正確使用專用術語，引用譯名以統一、通用的譯名為準。
——公文中的數字表述。
其一般要求是：表示數量、長度、高度、面積、體積、重量和百分比等，一般使用阿拉伯數字;表示若干萬、若干億等的整數時，可以“萬”“億”為單位與阿拉伯數字并用。
名詞、成語、分數中的數詞，表示序數的序詞，以及“三四個”“七八十人”等數字，用漢字;“一年四季”“理由有二”等表述，其中的數字也用漢字。
引用法規中的章、節、條、款時，原來用漢字的套用漢字，原來用阿拉伯數字的，用阿拉伯數字。
公文中的標題順序號可依次選用漢字、小寫數字和阿拉伯數字。
通常情況下，一、二、三、四級標題，依次選用漢字小寫數字、漢字小寫數字加括號、阿拉伯數字、阿拉伯數字加括號表述。
科技、財會、統計類公文及報表等所用數字，應根據國家規定和國際通用的方式表述。
——公文中的時間表述。
表述時間應準確、具體。
其一般要求是：避免使用一些不清楚的時間概念，如“前年”、“昨天”等等，而應寫明具體年、月、日，緊急文電還應加注時、分。
公文中的年份一般用全數，不得省略。
公文中出現歷史朝代年號時應加注公歷年份。
——公文中的省略。
公文中的省略應以準確、明白、不發生誤解為原則。
其一般要求是：公文中的姓名、地名、單位名、時間一般用全稱書寫，其中地名、單位名稱也可使用規范化簡稱。
公文中第一次出現的地名、單位名稱等已使用全稱，加說明“以下簡稱為××××”，再次出現時可用簡稱，有些確已為普遍公認、熟悉的事物和提法，可用簡稱。
時間名稱一般不用時間代名詞，外國人的姓、名一般應寫全。
——公文中標點符號的使用。
公文中標點符號的使用與一般文章大致相同。
需引起注意的是，公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號;公文中表示次序單獨用漢字小寫數字時，數字后使用頓號，數字加括號時不用標點符號，次序數“第×”后用逗號，整數和小數間的隔點，一般用圓黑點。
公文寫作處理
一、公文處理的概念
公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、立卷、歸檔在內的一系列銜接有序的工作。
二、公文處理的作用
公文處理具有十分重要的作用。
（一）是各級黨政機關實現管理職能的前提和基本方式。
（二）是國家檔案事業的基礎。
（三）是機關聯系的紐帶。
三、公文處理的任務
行政公文處理的主要任務有：擬制、傳遞、辦理、管理。
（一）行政公文的擬制
行政公文的擬制，是任何行政機關、社會團體和企事業單位處理公務的必須工作。
擬制行政公文，首先，擬制者要認真學習和深刻領會黨和國家的方針政策。其次，擬制者要熟悉本地區、本部門的客觀實際情況，將黨和國家的方針政策與本地區、本部門的實際結合起來。再次，擬制者要熟練地掌握公文寫作的基本知識。
（二）行政公文的傳遞
行政公文的傳遞，是行政公文處理中的一個重要環節。因為任何公文只有通過傳遞這一環節，才能送達受文機關，發揮公文的效用。
傳遞公文的要求，一要準確，二要快速，三要保密。
傳遞公文的方法，一般采用外郵、內傳和電傳三種。
（三）行政公文的辦理
公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。
（四）行政公文的管理
1.分發與閱讀。
分發的公文，要經過嚴格的登記手續，一般只發組織，不發個人。要注意時限與密級。時限性強的公文，要及時分送；密級高的公文，要控制發送機關，并編號備查。
公文的閱讀有一定的范圍。要按有關規定辦事。不得自行擴大閱讀和傳達范圍。對傳閱的公文要隨時了解公文去向，加強催閱、清退制度。
2.翻印與復制。
行政機關的文件，未經制發機關的批準或授權，不得自行翻印與復制。經批準翻印或復制時，要注明翻印或復制機關的名稱、翻印或復制的時間及份數，并向原發文機關備案。秘密文件的復制，須按規定履行批準手續，并建立嚴格的登記管理制度。復制的文件要有復制機關的標記，并按原本文件樣子和要求管理。
3.利用與保管。
加強公文的管理，其根本目的是為了利用，充分發揮公文的效用。而公文的利用，又對公文保管工作提出了更高的要求。文秘人員要對本機關現有公文、存檔公文、余存和準備銷毀的公文，分門別類地妥加保管，不斷健全保管制度。機關撤、并，干部和文秘人員調動時，有關公文都應按規定保管和移交。
4.清退和銷毀。
行政機關文秘部門，都應定期對收進和發出的公文列出清單進行清理和清退，并將清理和清退情況向上級機關報告。應清退的文件，要按規定和有關手續清退，不得自行處理。凡是不需要立卷和超過保管期限的文件，要定期銷毀，不得散失。銷毀秘密文件，必須履行登記手續，報經主管領導人批準，并由二人以上監銷。
四、公文處理的原則
（一）執行政策
（二）實事求是
（三）集中統一
（四）優質精簡
五、公文處理的管理機構
《辦法》第七條規定：“各級行政機關的辦公廳(室)是公文處理的管理機構，主管本機關公文處理工作并指導下級機關的公文處理工作。”
公文的發問辦理程序（略）
公文的收文辦理程序
收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
一、簽收
簽收是公文發送方與接收方的交接手續。公文發送一般以信件形式套封送達。送出文件時，應在公文送達簿上填寫以下項目：發文單位、送達日期(月、日，急件需具體到時、分)、收件人(單位)、收文號、件數、密級等。收件人應在公文送達簿上簽收。
二、登記
收文登記是公文進入收文處置過程的重要環節。收到的公文經過拆封、清點、分類后，應立即登記在《收文登記簿》上(用微機處理的公文也不例外)。登記的內容包括：收文日期(月、日，急件需具體到時分)、來文字號、收文號(即順序號)、來文單位、來文標題、份數、密級、緊急程度、處置過程及結果等。還要在登記完畢文件首頁的固定位置(一般在右上方)蓋上本機關的收文章。收文章內容有：機關名稱、收文號和收文年、月、日三項。一份文件在《收文登記簿》上和收文章上的收文順序號、日期要一致，以方便日后查找。來文字號的登記，可以全登(包括機關代字、年份和序號)，也可以只登序號。收文號為本機關收文登記的順序號，不應有漏號或重號。收文號須同時登記在文件加蓋的收文章之內。
來文登記注意的事項：一是隨到隨登，應于收文當日進行登記。二是要準確無誤，特別要防止隨意簡化或省略，特別是使用計算機管理公文，這一點尤為重要。三是幾個部門聯合發的公文，可只登記主要部門和聯合發文的機關數。四是對沒有標題的來文，可根據公文內容自擬標題，不應只登記“通知”、“函”，這樣日后查找困難。對標題太長的，可做摘要式登記或使用主題詞。機密以上密級的公文，應注明密級，保密期可不注。
登記以上內容，應做到及時、準確，用語簡明扼要。
三、審核
審核的重點有以下幾點：一是先審核來文是否應由本機關辦理，對不應由本機關辦理的公文要選出，待下一步做退辦件處理。二是審核來文是否符合行文規則，如發現有越級請示、一文多事、報告中夾帶請示內容的，視為違背規則之處，要予指出。三是審核來文是否符合國家法律、法規及其他有關規定，這項工作是審核中的重點和難點，應十分謹慎。四是涉及其他部門和地區的事項是否經過了協商和會簽。五是文種使用、公文格式是否規范。審核重點一般是“請示”、“意見”文種方面；格式上注意“簽發人”、“附注”等是否標注齊全。
四、公文摘編
摘編是對重要公文在辦理前做的加工處理，目的是為節省辦理公文的時間提供便利條件。
文摘是公文內容的摘要，它對篇幅較長、內容較復雜的公文，做了簡單而精確的再表達。文摘應該準確地反映出原文的精神，不遺漏重要內容，不能做補充解釋或評論，力求簡要而明確，要使讀者不需看原文就能知道公文的重點內容與概貌。
提要是公文的內容提要，對公文內容有簡要介紹和評價，作用是向讀者概要提示公文內容。編寫提要時對內容做出的分析和評價，要言之有據，客觀而準確，篇幅簡短。
綜述是針對某一問題，對一段時間內收到的有關公文進行全面系統的歸納、整理、分析后編成的綜合材料。它一般不需要評論和提建議，只是客觀地綜合敘述各份公文中涉及的情況和問題即可。
數據資料匯集是根據一定的需要和題目，對分散在多份公文中的有關基礎數據資料加以匯編集合而成的系統材料。它的內容可以是針對某一地區、系統、機關單位的全面情況，也可以是集中反映一個方面或一個具體問題。其形式有文章式的、報表式的等多種。
文摘、提要可以附在公文上供有關人員閱處，還可刊登在《公文信》、《來文摘報》、《今日來文摘要》等刊物上。綜述、數據資料匯集一般是單獨成文，也可刊登在《信息快報》、《大事紀要》等刊物上。
五、擬辦
擬辦是公文的處理人員在對公文認真閱讀和分析之后，提出自己的見解和建設性意見，供領導人審核決策。
（一）摘寫“內容提要”。對篇幅長、內容較復雜的公文，要用準確、簡練的文字表達出來，為領導閱文提供便利。做好此點，首先要細讀全文，然后把核心內容提煉出來加以“壓縮”，做到“言簡意賅”。
（二）提出具體的處理意見，也稱辦文預案。這是秘書人員在辦文中根據文件內容和要求，預先為領導提出的辦理意見或設想的方案，并附上有關的背景材料，供領導人審批時選擇、參考，如果所提的方案有兩個或兩個以上時，應將傾向性意見放在最前面。如果對公文中的問題處理認為有把握時，可以草擬出復文文稿一并供領導審核等。
（三）傳閱。傳閱是公文擬辦的一部分。在多種傳閱活動中若想取得好的效果，應做到以下幾點：一是科學合理地安排傳閱路線。二是適當分流。一份公文的閱讀者有既閱又辦的，也有只閱不需要辦的。三是創新傳閱方式。如開辟閱文室；設置內部閱文欄窗；利用有關會議集中傳達文件；四是要有一套嚴格而又簡便的傳閱登記管理制度，既使閱文者便于閱讀，又能嚴格管理。
六、批辦
批辦就是將公文批交承辦部門辦理。
對上級來文需要遵照辦理和長期執行的，要明確主辦部門，轉請辦理。批辦意見要明確，不能只閱不批。請承辦部門如何辦理，是研究提出意見還是遵照執行，或是綜合協調；是正常辦還是限時急辦，都應該有明確的意見，不能模棱兩可。涉及兩個以上部門共同承辦的，要確定主辦部門，這是為了明確承辦中的責任。
應該注意的是，在公文送批時，文秘人員要嚴格按照程序辦理，那就是先將公文送分管領導閱批，然后才能送主要領導者閱批。如果把送批程序弄顛倒了，會帶來很多麻煩，甚至影響到工作。
七、承辦
公文批辦后到達承辦部門，即進入了承辦過程。承辦部門收到交辦的公文后應及時處理，不得延誤或推諉。緊急公文應按時限要求辦理，確有困難的，要及時說明情況。對不屬本單位或不宜本單位辦理的，要及時退回交辦部門并說明理由。
八、催辦
催辦的方式有以下幾種：一是電話催辦。也是最為常用的一種方式，用電話詢問公文辦理的情況方便快捷，可以反復使用多次，有利于隨時掌握新情況、新進展。二是發催辦函(單、件)，此時需要對方按要求填寫催辦內容，這樣便于催辦方掌握日后有可查的資料。三是會議催辦，召開專門會議催促和了解承辦方的辦理進度及有關情況。對牽涉到諸多部門的事項，適宜采用會議催辦的方式。四是上門催辦，針對十分緊迫的重要事項，有關人員到承辦事項所在地現場催辦，這種方式較前幾種效果要好得多，但除非情況緊急時不宜過多使用上門催辦方式。
九、查辦
查辦是公文處理的管理機關或其他專門組織對一些重要公文實際執行情況所進行的核查協辦工作。查辦與催辦都帶有監督性質，但又有明顯區別：催辦是對承辦公文過程的監督控制，重點在于使公文“按時”完畢；查辦不僅監控公文的承辦過程，重點要管公文產生實效的全部過程，按時、按質、按量地將有關事務辦畢。催辦是以一份公文展開活動；查辦則是以一類事情展開活動。在若干份公文都反映同一類事情的情況下，查辦往往針對這類情況展開活動。
十、注辦
由公文的承辦人在承辦公文的過程中，將承辦活動中的情況記錄在《文件處理單》上，其主要內容有：是否辦復，復文號和日期，召開會議的名稱和與會人員，決議和結果，電話聯系時受話人姓名和通話內容，現場辦公的人員、解決問題的方法和結果，主要閱卷人、簽注日期等。
辦畢公文的處置
一、清退
清退即經過清理將有關辦畢的收文按期退歸原發文機關或由其指定的有關單位。需要清退的公文包括：絕密公文、有重大錯漏的公文，被明令撤消的公文，僅供征求意見或審閱的公文，一些未經領導本人審閱的講話稿，其他發文機關指定需要清退的公文。清退公文的辦法，或按規定成批定期進行，或隨時清退。但不論以何種方式清退，都應該辦理一定的手續。對要清退的公文，任何人不允許私自摘錄或復制。
二、銷毀
銷毀即對沒有保存價值和可能性的辦畢公文所做的毀滅性處理。需要銷毀的公文主要包括：所有沒有留存價值的公文，沒有留存必要的重份公文，不立即銷毀有可能造成失密或樣子損壞的公文，一般性的沒有保存價值的草稿，印制公文中形成的校樣、印版等。銷毀的方式有：焚毀、變成紙漿、粉碎、清洗消磁等。但對要銷毀的文件必須按照規定履行有關手續，個人不得私自銷毀文件。
三、暫存
以不屬于上述范圍的公文暫時予以妥善保存。
四、立卷與歸檔
標準：
1. 紙張規格
公文需要使用A4紙尺寸，這是為了保證方式統一，并且便于存檔。
2. 字體要求
一般來說，公文需要使用宋體、黑體、楷體等常用字體。在字號方面，標題一般為小三號，正文常用小四號，已經整理的日期、編號等需要更小的字號展示。
3. 標題
公文的標題一般放在稿紙的上方中央，字號要稍微大一些。一般按照具體公文的種類來進行命名。
4. 公文編號
公文編號一般位于日期之后，用空格隔開。公文編號格式一般為 xxx字〔yyyy〕zzz號，在正文的左上角處展示。
5. 正文
正文則是公文的核心部分，需要注意的事項有：
正文首段應該寫明為何寫這篇公文；
文中不要有口語化的表達，需要保持客觀、公正；
句子要簡潔明了，不要有長句或者復雜的語匯；
寫完正文后進行一定的推敲和校正，保證邏輯清晰、通順。
6. 結尾
公文的結尾需要設置“此致”，后面是署名和日期。簽名、印章和手寫日期在此處單獨標注即可。
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