新形勢下企業電子檔案管理策略初探論文
摘 要：隨著計算機的普及，計算機技術在社會生活的各個方面都有廣泛的應用，尤其是檔案管理領域。企業的檔案管理一直以來都主要以文書立卷方法，但是隨著辦公效率和對檔案管理要求的不斷提升，企業檔案管理也要不斷適應現代化技術的發展，把檔案管理工作與計算機網絡信息技術有機結合起來，形成一套以計算機管理為基礎的現代檔案管理模式。
關鍵詞：企業 電子檔案管理 問題 策略
一、 前言
隨著計算機在企業辦公，管理工作中的廣泛運用，很多企業的資料，檔案都開始以電子檔的形式存在和儲存。傳統的企業檔案主要以歸檔立卷方法進行整理，通常比較繁瑣和復雜， 工作量大，而且缺乏客觀真實性，查找起來也不是很方便和快捷，而電子檔案管理相對于傳統的紙質檔案管理來說，有很多優勢，如智能管理與識讀、高效集成與可用性、信息存儲的海量和高密度性。本文作者通過分析我國目前企業檔案電子化的管理現狀，發現了一些存在的問題，并且提出解決的方案和建議。
二、企業電子檔案管理的概念和目前存在的問題
企業電子檔案主要包括在企業正常運行的過程中，產生的與公司業務有關系的文件，圖片，影像資料等。電子檔案相對于傳統的檔案來說，只是一種存在形式的區別，一般是指以字節、比特方式儲存于磁盤、光盤、磁帶等介質中，然后通過閱讀解碼的軟件將數據，圖表，文字等信息在用戶面前顯示出來。
當前我國的企業檔案管理電子化存在以下幾個主要問題：
（一） 企業檔案管理電子化普及程度不高
電子辦公在很多國內企業中都有普遍的運用，大多企業單位都在使用計算機進行文件處理和部門之間的溝通交流的工具以及日常會議通知等事務性工作。但是電子檔案管理是屬于企業電子化辦公的更深層更系統化的運用，國內企業中能夠真正使用計算機管理檔案的仍然很少。在實行有限的檔案管理電子化的部分公司中，即使是有將計算機運用于管理檔案中，但管理層次也僅僅局限于較簡單和膚淺的目錄管理，而處于不同目錄下的電子文檔等資料則仍然是很分散的，檔案管理電子化有名無實。
（二） 企業人員對于檔案電子化管理認識不足
目前，在很多企業中，利用電腦進行文書的書寫，圖表的制作已經是很普遍的了。但是對于已經制作好的文件，在打印使用完之后，電子版的保存工作往往會被人忽視。長此以往，公司電腦中的文檔處于不斷被刪除，修改，或者覆蓋的狀態，對于這種檔案往往就沒有整理管理的價值了。2除了不同企業工作人員對檔案電子化管理沒有概念之外，連有些檔案管理人員都沒有一個正確的認識，他們認為檔案電子化管理就是在管理中應用一定數量的計算機、復機印、掃描機、刻錄盤。
（三） 電子化管理自身的難題
首先，由于電子檔案的儲存方式主要是光盤，磁帶等形式，存在復雜性，不穩定性，和儲存方式的互換性。當儲存介質性質發生變化時，儲存的信息就很容易造成丟失缺損，覆蓋，刪除，不利于完整重現信息。3
其次，電子檔案的安全性較低。由于電子檔案存放位置沒有一個統一的標準和規定，具有一定的隨意性，而且電子檔案的開放性相對于傳統的文書檔案更加高，電子檔案的獲取也很容易，導致檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險。
另外，電子檔案的儲存和顯示都需要一定的格式和軟件，但是不同的企業和單位使用的版本都會存在一定的差異，而互不兼容的電子計算機和應用軟件生成的電子檔案，使得同一個電子檔案無法在不同的使用終端無法共享，失去可讀性。
三、企業電子檔案管理的有效措施
（一） 制定標準，完善企業檔案信息化規范體系
在以及實行辦公電子化的企業中，領導應當高度重視企業檔案電子化管理的重要性，并督促建立有關制度。應當進一步提高電算化會計檔案管理者的素質，把磁性介質檔案資料的管理落到實處。在檔案信息化建設中，必須嚴格執行檔案部門有關檔案數字化、電子文件歸檔管理等技術規范標準；結合企業的實際情況，制定系統標準化的企業檔案信息化管理標準、業務規范、技術規范等。將檔案電子化管理滲透到公司的每個角落。4
（二） .提高企業檔案工作者的信息素質
要改掉傳統對于檔案管理人員的看法，在信息時代，為了適應電子化的管理，檔案工作者必須要有較高的計算機操作技術、信息網絡技術。除了普通的管理人員，還要有一批負責企業電子檔案的開發利用的精通信息管理應用技術的專業人才。
（三） 用先進的的電子、數碼設備硬件來輔助檔案管理電子化發展
檔案電子化管理需要人才也需要必要的先進設備。企業要在設備方面加大投入，除了一些必須的設備，如計算機、服務器、掃描、照像設備等電子、數碼硬件等之外，還需要進一步建立檔案電子化的載體和數據庫，實施內部局域網絡，整合內部OA和ERP系統資源，為儲存、保護、利用、歸集、開發企業的檔案，創造有利的硬件條件。
（四） 建立安全，共享性強的檔案管理的電子數據庫
在符合國家規定的標準下，選擇使用范圍最廣的統一檔案電子化的格式和軟件。將之前的文書式的檔案通過電子輸入、掃描、照相等手段，全部轉換成電子檔案，建立一個完整的的檔案數據庫。在建立檔案數據庫的基礎上，還要保證數據庫的安全，這就要求在檔案數據庫之外設置安全防護墻，防止偷竊信息和客的攻擊，對于可以接觸到數據庫的人員要進行嚴格的審查。
四、 結論
總之，企業要想真正實現電子化辦公，檔案管理電子化是其中的一個非常重要的部分。而要想實現檔案管理電子化，首先必須建立起一整套科學、嚴謹、合理的電子檔案管理制度，從而實現電子檔案管理的標準化和規范化，提高檔案人員的個人專業素質，要適應信息技術發展的需要，積極采取措施抓好自身知識更新，企業要從上到下重視檔案管理這一工作，加大投入建立安全，完整地檔案電子數據庫，做好企業的電子檔案管理工作。
參考文獻：
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