談人事檔案信息化管理策略論文

談人事檔案信息化管理策略論文

　　摘要：人事檔案是個人的成長經歷記錄，對于用人單位而言，有著重要的指導和參考作用。隨著信息化技術的發展，傳統的檔案管理方式也在發生改變。但是，由于一些觀念的影響，信息化管理的開展進度緩慢。本文就通過探討檔案管理工作信息化過程中遇到的問題，提出一些改進策略。

　　關鍵詞：人事檔案；信息化管理；改進策略

　　隨著社會的發展，規范化和誠信化是當今社會人事工作的兩大標準，人事檔案作為人力資源的憑證和依據，已經為社會和個人所重視。因為人事檔案是個人情況的真實記錄，能夠清楚地反映個人的經歷和背景，這對于用人單位而言，是最直接有效的衡量憑據。但是，目前我國大多數用人單位的人事檔案還是傳統的紙質材料，而且由于紙質檔案的缺點，丟失檔案、遺漏檔案的情況時有發生。這樣不僅給個人帶去一些不必要的麻煩，而且用人單位也無法全面掌握人員情況，給管理帶來困難。所以為了解決紙質檔案的明顯缺陷，數字化的檔案已經是許多用人單位所倡導的一種方式，那么如何加強這些檔案的信息化管理，已經成為用人單位必須探究的新問題。

　　一、人事檔案管理信息化的重要性

　　（一）提升檔案管理工作效率

　　因為人員流通的關系，人事檔案的管理工作也變成了一項動態性的工作，所以對于檔案管理人員而言，對人員檔案的變更及時進行記錄和修改是一項看似輕松卻很繁瑣的一件事。而且由于傳統的紙質文檔，檔案的錄入還需花費管理人員的大量時間，所以工作效率想提高卻找不到法門。同時，一個單位的人員數量不少，管理人員不可能將每個人的人事信息都爛熟于心。但如果實現檔案管理信息化，一旦出現人事變動，管理人員可以通過管理軟件的強大功能來減少檔案變更所花費的時間，就可以大大提升工作效率。

　　（二）確保人事信息的及時更新

　　人事檔案管理一旦實現信息化，管理系統的相關功能就可以對新錄入的人事信息自動進行分門別類，保證人事信息的及時更新。作為實現信息化管理最重要的功能之一，信息的及時更新能夠幫助用人單位在作出相關人事決策時，不會因為遺漏而作出錯誤的決定，從而保證了職工的切身利益。

　　（三）保證人事的管理合法化

　　人事糾紛是現在許多用人單位比較頭疼的問題，而且也讓許多人的利益得不到保障。特別是有些單位在辭退員工的工作上不規范處理，由此產生人事檔案信息不全的問題，造成許多勞動糾紛。因此，使一些簡單問題復雜化，導致雙方都要花費大量精力去完善人事信息，影響日常工作的順利進行。而如果實現人事檔案的信息化，及時更新信息系統，就可以保證人事信息的準確和全面性。因此，只要管理人員不出現人為疏漏，檔案信息會一直存在系統中，為個人和單位提供最有效的憑證，從而減少勞動糾紛，并催生出一系列人事管理的合理制度，保證人事管理的合法化。

　　（四）保證人事檔案信息的秘密性

　　人事檔案管理工作具有很強的保密性質，傳統的紙質檔案發生篡改、涂改的事件不在少數，而實現信息化之后，系統的保密性增加了檔案的安全性，只要加強管理系統的密碼保護，人事檔案信息的秘密性就可以得到保證，當然還要注意網絡不法人員的攻擊等特殊情況的出現，及時進行檔案備份，以確保信息安全。

　　二、人事檔案信息化的問題與不足

　　（一）對人事檔案工作本身缺乏重視

　　人事檔案管理工作是每一個用人單位的重點工作，但是不少單位的人事檔案管理存在一個“雷聲大、雨點小”的情況，其根本原因就是沒有對人事管理工作形成一個正確的認識。大部分人認為該項工作只是輔助性質工作，因而放松了對其的管理力度，造成檔案管理工作遠遠落后于單位的其他工作，而也正是對人事檔案管理工作的不重視，提出信息化就顯得有些困難。因為信息化就意味著要更新一整套硬件設施，這筆經費投入在許多用人單位看來，有些不值得，這也是人事檔案管理信息化推進困難的原因之一。

　　（二）人事管理檔案的信息化水平不高

　　管理手段上的傳統。現在許多用人單位提供的人事檔案還局限在紙質檔案上，管理的中心點依舊是實體檔案，沒有跟上電子化檔案的大潮。所以在利用效率上依舊很低，而且檔案管理的材料無論是從管理還是保管，都依舊是人工操作。在工作量巨大的檔案管理工作面前，無疑使得許多工作人員感覺力不從心。

　　（三）專業管理人才缺乏

　　檔案管理工作雖然不是一項新工作，但是隨著信息化的推進，這項工作也開始慢慢發生蛻變。使得檔案管理不再是一項人人都可以“兼職”的輕松活。因此，檔案管理信息化過程中的尷尬就出現了，沒有專業的管理人才，使得檔案管理工作出現高屬性低配置的情況，影響了檔案管理工作的發展進程。

　　三、人事檔案信息化的改進策略

　　（一）提升人員對檔案管理信息化的認識

　　信息化建設已經是人事檔案管理工作的一個主要方向，但是許多人對于這一點還沒有一個充分清醒的認識，對于信息化建設持觀望態度，造成信息化進程緩慢。所以，要實現人事檔案信息化，就要改變人員的態度。首先，對檔案管理人員，要求必須是積極上進，擁有良好的學習態度，能夠快速接受信息化管理過程中的新知識。其次，提高管理人員的檔案意識，實現在做好本職的管理工作時，能夠認識到自身工作的重要性，這樣才不至于產生懈怠，影響自身工作的積極性。最后，要讓檔案管理人員認識到，這項工作是不能夠一蹴而就的，需要其能夠在不斷地學習中，循序漸進地摸索，這樣才能做好檔案管理工作。

　　（二）建立完善的人事檔案管理制度

　　人事檔案關系到單位人員的切身利益，所以對于管理人員而言必須要細心認真。而針對檔案信息化的新要求，管理制度的重要性更加凸顯，所以必須堅持制度改革的要求，從實際出發，根據單位自身的特點，制定一套完善的管理制度。該制度應該明確檔案管理信息化過程中的人員職責和工作要求，管理人員應該做到在工作中遇到問題，能夠及時反應，保證事態不惡性發展。而對人事檔案的提取和查閱，應該有相關的手續流程，保證檔案管理工作的嚴謹性。

　　（三）注重專業管理人才的培養

　　人事檔案的信息化管理是一項專業性較強的工作，所以傳統認為的檔案管理是人人都可兼職的看法是錯誤的，在倡導信息化管理時，一支高素質的管理隊伍是必不可少的。管理人員在完成本職工作時，除了具有較強的專業知識外，還要根據信息化的發展程度，掌握更為先進的管理方法和電腦操作技術。因此，用人單位在建設檔案信息化時，應該加大對相關人員的培訓力度，組織學習相關的知識技能，對于特殊的技能，有必要邀請專業老師進行培訓，這樣才能達到信息化管理要求。

　　（四）完善檔案管理的相關硬件設施

　　檔案管理工作的信息化，意味著要更新一大批硬件設施，比如必備的電腦、打印機等，而對于一些特殊檔案的日常安全保護，滅火器以及除濕機也是必不可少的。因為人事檔案如果出現損毀，補救工作會相當困難。所以除了及時備份，日常硬件的維護工作也非常重要。因為相關設備的添置，防盜也成為必須注意的問題。人事檔案是重要的社會資源，對于個人和用人單位都極其重要，因為現代社會對人才的要求越來越高，人事檔案作為最重要的憑證，加強對檔案的管理是必然的。而信息化的手段，可以更好地進行檔案管理。所以，只有轉變觀念、合理利用信息化平臺、充分發揮信息化技術，才能真正提高檔案管理工作的水平。

　　參考文獻：

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