高校檔案管理創新措施論文
摘要：本文分析了數字時代對高校檔案管理工作的要求，并對河南信息統計職業學院檔案管理工作存在問題進行深入、詳細分析，提出了相應的解決方案，以期為相關領域的研究提供參考。
關鍵詞：數字時代；高等學校檔案；管理創新
在數字時代，數字化、網絡化已成為人類社會邁入信息網絡社會的兩大基本趨勢。社會網絡化進程的加快，高等學校檔案載體的多元性、信息源的多樣性、內容描述的豐富性、管理方式的靈活性等日益突顯。這些變化給高校檔案管理現代化提出了一個新的標準，即高等學校文件、檔案管理的網絡化、多元化、復雜化。但是，河南信息統計職業學院的檔案資源管理還沒有適應數字時代的步伐和要求，檔案的價值和功能尚沒有得到充分發揮。
1數字時代對高校檔案管理工作的要求
1.1數字時代發展的需求。隨著數字時代的發展，信息成為比物質和能源更為重要的資源，以開發和利用信息資源為目的信息經濟活動迅速擴大，以數字化校園、智慧校園為主體的信息化建設，全面融入到了高校教學、科研、管理等各個方面，檔案信息化建設成為檔案管理的必然趨勢。1.2校園建設的要求。隨著高校事業的不斷發展，檔案工作呈現新的發展態勢。一是檔案內容不斷增加，內涵不斷豐富，學校在數字時代發展的大潮中，也要求檔案管理者能及時地收集檔案，提供準確、有效的信息，以不斷豐富檔案內容。二是隨著辦公自動化水平的提高，辦公檔案的載體也發生了變化。圖片、音像、磁盤等多種檔案載體類型并存，逐步取代了單一的紙質檔案，載體的類型數字化程度日益提高。必須利用豐富的檔案信息資源，挖掘校園文化內涵，凝練和傳播大學精神，發揮數字資源效用。1.3師生員工對檔案的需求。高校作為重要的人才培養和社會服務基地，居于科學研究的前沿，在知識傳播和獲取方面有先天的優勢，更應該重視檔案資源的開發利用，不斷提高檔案信息化水平。傳統的檔案管理方式已經不能滿足高校的使用需要，不能實現檔案信息的快速查詢與訪問，無法適應現代檔案信息化的管理要求。
2河南信息統計職業學院檔案管理現狀
2.1檔案管理制度的健全性和執行力問題。目前，河南信息統計職業學院盡管都制訂了相關的檔案管理制度，然而，這些管理制度仍不太完善。主要表現在如下幾個方面：一是數字檔案管理不規范。數字時代背景下，檔案管理工作人員的工作任務和工作職責沒有明確、具體的規定，只是規定了一些簡單、粗糙的內容，檔案歸檔時間、歸檔范圍上的相關規定則特別簡陋、模糊，對于檔案在查閱、借閱時的登記更沒有十分完善的規定，由此造成檔案材料的損毀、丟失等現象時常出現。二是檔案原始材料歸檔制度不健全。歸檔制度不健全導致檔案原始材料收集難、收集的材料不完整，甚至不準確和不系統，不能完全滿足數字時代背景下高校檔案管理工作的需求。目前，學院教師對于檔案收集、管理工作也不夠重視，甚至不太認可檔案管理工作。在日常檔案材料的收集、整理、保存過程中，部分檔案材料收集不全的現象時有發生，如有的檔案材料只收集了文字部分，對于影像、圖表、表格等部分內容沒有很好地記錄下來；又如在教學材料收集過程中，教學科研成果是教師自己在教學過程中取得的成就，應該由其保管自己的勞動成果，以便日后查閱、使用，然而，有的教師擔心檔案管理部門會把自己辛苦取得的科研成果材料弄丟，也有的教師認為一旦自己的科研成果材料上交給學校后，自己以后使用起來不方便，還需要辦理各種各樣的繁雜手續，影響到自己對科研成果材料的使用。三是數字檔案材料整理不規范。目前，由于河南信息統計職業學院檔案工作管理制度不太完善，在檔案收集、整理過程中，對檔案材料的重要性沒有更好地認識，直接導致檔案管理人員沒有責任感、主動性，缺乏認真、負責的工作態度。在實際操作中，檔案管理人員往往只注意對紅頭文件的收集與整理，往往忽視了一些零散材料的收集與歸檔，對于一些管理工作材料的收集和整理不夠認真，歸檔也不太規范，忽視了對原始文稿、資料的收集整理，認為這些材料都不太重要，利用的價值也不高，沒有認真進行相關材料的歸類、存檔，導致在以后的管理使用中，查閱困難，甚至遺失的現象經常發生，嚴重影響了檔案管理工作的發展。2.2管理職責劃分的明晰性與協同性問題。檔案管理工作人員的工作任務和工作職責沒有明確、具體的規定，導致工作人員在檔案管理過程中不負責，推三諉四，沒有責任感的現象時有發生，使檔案管理工作得不到有效開展，很多學校就會投入大量的人力、物力與財力，做表面性的工程，忽視了日常的積累，嚴重降低了檔案的應用價值。同時，由于檔案管理涉及方方面面的內容，檔案管理內容繁多，檔案較為分散，每個職能部門均直接（間接）承擔著檔案保存及管理工作。這樣的多頭管理特別容易造成范圍不清，職責不清。2.3技術應用素質的綜合性和專業性問題。檔案管理人員極少數是檔案學專業出身的，主要表現在計算機水平落后，實際操作能力差，對工作流程不熟悉，業務范圍不明確等方面，這樣的檔案管理隊伍無法滿足檔案管理現代化工作的要求。工作人員的綜合素質不高，直接影響高等院校檔案管理工作水平。專業性檔案管理人才缺失是檔案管理工作中一個十分嚴重、棘手的問題，隨著數字時代的到來，必須建立一個專業性強、綜合素質高的檔案管理人才隊伍。
3創新高等院校教學管理模式的具體措施
面對數字時代電子計算機的飛速發展，應當樹立檔案規范管理的創新意識，從培養檔案管理人員專業化、規范化檔案管理知識能力入手，幫助其徹底轉變傳統的、陳舊的檔案整理觀念，樹立面向未來的現代化檔案管理意識，全面樹立檔案管理創新、服務意識，不斷提升檔案管理工作人員技術水平、業務素質。3.1建立高等院校檔案管理標準。高等院校檔案信息資源建設是我國數字時代背景下，高等院校檔案管理現代化工作的重點與關鍵點，實現高等院校檔案信息化需要各項管理規定的保障。目前，在檔案管理實踐過程中，河南信息統計職業學院存在管理方法簡單、管理手段落后等問題，影響檔案管理規范化進程。為了提升高等院校檔案的建設質量，適應我國高等院校檔案現代化管理的規范化要求，高等院校應結合自身實際情況，建立一套規范、操作性強的檔案管理制度，選擇符合學校實際的先進、可靠和適用的檔案信息管理系統，確保檔案管理工作順利推進。3.2規范高等院校檔案信息平臺。逐步推行檔案信息平臺建設工作，做好數字時代高等院校檔案信息化、系統化、網絡化工作。建立數字化的檔案信息庫，方便職能部門、教師、檔案工作人員查閱檔案；通過網絡化的檔案服務，實現不同院校教學資源之間的共享，提升檔案的利用率。3.3建立高等院校檔案管理體系。基于目前檔案管理部門工作職責不清、任務不明的現狀，應建立由學校負責人、二級學院負責人、專職檔案管理工作人員組成的檔案管理體系，具體制訂數字時代背景下，每個崗位的工作職責，避免出現問題后的“推諉扯皮”現象發生。轉變檔案管理的創新方式，重點應包括由實體檔案管理為主轉向以數字化檔案管理為主、資源管理為主，促進技術應用管理由區域性管理向全方位、網絡化管理模式轉變的創新。3.4加強高等院校檔案管理隊伍建設。一是提升檔案管理人員的職業素養。一方面要加強檔案管理人員專業理論知識的學習，做到對檔案專業知識了然于胸；另一方面要密切關注數字時代背景下，高等院校檔案管理的新動態，及時更新先進的管理技術與手段。二是提升檔案管理人員的職業道德素養。營造積極向上、正能量的工作氛圍，努力培養和增強高等院校檔案管理工作人員的責任感與榮譽感，弘揚無私奉獻的為人民服務精神。三是加強在職人員的職業培訓力度，提升檔案管理人員的業務水平，使其能熟練、高效地操作掃描儀、照相機、計算機、移動硬盤等電子設備。
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作者：朱曉杰
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