研究生學位檔案管理的思考論文
關鍵詞：檔案論文范文
研究生教育是高層次知識結構人才的培養，在研究生教育、培養過程中形成的研究生學位檔案是研究生學習、科研和實踐活動的真實記載，是具有保存價值的重要歷史資料，記載并反映了導師和研究生之間教與學活動的學術思想、學術水平和學術成果，同時也反映了研究生管理部門的管理情況和管理水平。因此，研究生學位檔案管理作為各高等院校檔案管理工作的重要組成部分也越來越受到重視，加強研究生學位檔案的管理具有十分現實的意義。
一、研究生學位檔案的內容和特點
（一）研究生學位檔案的內容。要做好研究生學位檔案的管理和利用，首先要明確研究生學位檔案的內容。研究生學位檔案主要是指培養和學位授予等活動中形成的具有保存和利用價值的的文字、圖表、照片、聲像等文件材料，涵蓋了研究生培養的整個過程，能夠比較客觀地反映高等院校研究生培養的能力、水平和最終結果。具體包括：研究生學籍信息表、培養計劃書、開題報告書、中期考核報告、必修環節記錄（包括參加學術活動手冊、科研實踐、社會實踐報告等）、成績單（包括學位課、選修課和專業課考試成績）、學位論文評閱及答辯產生的一系列材料以及在學期間取得的科研成果（包括正式見刊的學術論文、著作、專利、獲獎等）和最終版學位論文等等。
（二）研究生學位檔案的特點。
個性化。學位檔案是以每個研究生個體為單位單獨立卷，是研究生在學期間整個培養過程的真實記錄和教育結晶，與每個研究生的學習、科研密不可分，反映了研究生個人的綜合素質，對研究生本人求職、深造具有憑證價值。
2.廣泛性和多樣性。研究生學位檔案記錄了研究生從入學到授予學位的全過程，涉及研究生、指導教師、教研室、論文評閱人、答辯委員會、學位評定委員會和各級研究生管理部門等，需要多方面的合作才能完成，可見其來源及形成既廣泛又復雜。由于學位檔案的內容涉及面廣，檔案中既有文字材料，又有表格、照片、影像材料;既有紙質版材料，也有電子版材料，且各自具有不同的特點和要求，從而使得學位檔案的內容和形式也是多樣性的。
3.階段性和連續性。研究生從入學到最后獲得學位，需要經過學位課程的集中學習、參加臨床教學實習、社會實踐、實施科研課題、完成學位論文及論文答辯、學位申請等多個階段。每一階段都隨之產生相應的學位檔案材料，每一階段形成的檔案材料又是相互聯系的，貫穿于研究生培養和學位授予的全過程，反映了研究生專業基礎理論知識由淺入深、科研能力由弱到強的漸進式發展全過程。
4.科研性和保密性。研究生在導師的指導下完成研究課題，由此產生的學習成果、發表的學術論文、實驗記錄、科研成就等相關材料是學位檔案的重要組成部分，代表著研究生的學術水平，對學位檔案中的個案進行研究，可以了解到每一個研究生具備的科研素質和能力，因此學位檔案本身就具有一定的科研價值。同時，有些優秀的研究課題具有前瞻性、創造性，在研究生學位檔案中的學位論文、科研記錄等都有深刻的反映，并且會提出保密申請，對涉及技術創新、知識產權或科研開發等特殊的信息資源，為了情報信息的安全性、知識經濟的嚴肅性，學位檔案管理必須具有保密意識，嚴格保密制度。而且，研究生學位檔案的形成過程也是研究生教育與管理的過程，學位檔案是研究生自我歷史的階段性記錄，有些涉及個人隱私，作為學位檔案管理者一定要嚴格遵守保密制度。
二、目前研究生學位檔案管理普遍存在的問題
（一）研究生學位檔案管理者意識淡薄，專業知識欠缺。大多數研究生管理者的思想意識仍限于傳統的管理體制，對于檔案管理的意識還較淡薄，沒有予以足夠重視。加之研究生管理的日常工作也非常繁雜，對學位檔案管理缺乏時間和精力，而且研究生管理者大多是兼職檔案管理人員，知識結構單一，檔案管理知識相對欠缺，沒有經過專門的檔案基本業務培訓，缺乏有效的約束機制，責任心不強，造成歸檔資料不齊全，整理不規范，查找利用困難。
（二）研究生學位檔案管理規章制度欠缺，相關管理部門歸檔不及時。高校和培養單位的研究生管理者往往對如何提高研究生培養質量予以重點關注，忽視了研究生學位檔案管理的重要性。由于對研究生學位檔案的地位和作用認識不到位，重視程度不夠，致使研究生學位檔案缺乏系統有效的管理制度，給歸檔的完整性和規范性帶來了一定影響。學位檔案材料涉及內容多而廣，不僅具有多樣性和復雜性，時效性也很強，還具有跨年度性。但目前多數研究生學位檔案都是在研究生離校前才匆忙整理，材料內容千篇一律，不僅質量不高，也體現不出學位檔案的個性化特征。
（三）研究生學位檔案管理信息化程度低。目前多數高校、培養單位雖配備了計算機和網絡技術，但并沒有真正實現檔案電子化管理，研究生學位檔案管理手段仍很陳舊，大多仍采用手工作業，距檔案信息網絡平臺管理還相差甚遠，許多珍貴的信息資源隨著檔案材料的歸檔被束之高閣，沒有發揮出學位檔案資料的應用價值。而且，隨著研究生招生數量的增加，檔案數量也必然隨之增多，對檔案質量的要求也會提高，僅靠有限的檔案管理人員手工操作顯然已不合時宜，所以改變現行檔案管理模式，提高研究生學位檔案系統化、信息化管理勢在必行。
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