中專學校檔案管理的電子檔案管理論文

中專學校檔案管理的電子檔案管理論文

　　中專學校的持續發展過程中檔案管理工作的重要性不言而喻。過去部分學校在檔案管理工作中采用較落后的方式，現今電子檔案管理的應用越來越引起中專學校的重視。

　　一、電子檔案管理的意義

　　檔案是人們生活活動的記載資料，具有十分重要的意義，檔案的保管方法隨著人類進步的腳步不斷變更。部分中專學校采用的仍舊是傳統的檔案管理模式，然而伴隨計算機技術的廣泛運用，檔案的保管辦法已經產生了巨大的變革，中專學校的檔案管理應擺脫傳統的方式，采用先進的技術進行代替，擴大檔案的保存領域。電子檔案管理實現資源的共享，信息化的應用可以提供海量存儲功能，資源共享功能和跨地域檢索功能的實際應用將使得中專院校內的檔案保存工作上升到新的水準。

　　二、保障中專檔案管理中實行電子檔案管理的安全性

　　中專學校應提升相關設備設施的安全性能，控制電子檔案管理的專一性，對于該系統要進行有規劃性的科學升級，對電子檔案進行專項化的維護整理，控制設施設備的良好穩定運行。對于重要的檔案信息進行必要的備份管理，防止發生意外狀況時造成嚴重的損失。系統內部可以進行防火墻工作模式，通過系統殺毒、網絡體檢、指紋鑒定等多種科技手段提高系統運行的安全性，最大化地防止電子信息的流失和被盜取。控制電子檔案管理的信息安全性是將電子檔案管理引入中專學校檔案管理中的重要基礎和前提。

　　三、建立完善的規定細則，促進中專電子檔案管理的規范化

　　中專學校內部應該建立一套完整的管理方案，構建具體的使用細則和規章，讓檔案管理工作逐漸向系統化規范化的方向不斷發展。首先對于該部門的工作人員要保證其能力水平。聘用專業化的技術工作人員進行日常管理工作，提升工作人員的安全保密意識，保證自身的職業道德水準，熟悉地操作相關電子系統運行流程，實行靈活的管理，最大化地體現電子系統的便捷性和先進性。

　　四、提高學校相關領導對電子檔案管理的認識

　　檔案信息的性質是保持歷史信息，不能直接為學校創造明顯的利益價值，管理要求迫切且程度較低，許多學校領導無法認識到檔案管理的重要程度。部分中專學校的檔案管理數字化設備條件不足，部門內部缺乏相關專業人才。面對如此狀況，學校領導首先要改變傳統的思想，部門檔案管理人員首先應進行電子管理相關方面的學習，提高自身素質，明白檔案數字化管理的先進性，積極向相關領導提出建議和想法，主動將現代化科技與檔案管理相結合，進行反饋并提出可行的解決辦法，學校領導應積極聽取相關專業人士的建議，理解電子檔案管理對于學校的文化發展和學生老師各級人員的重要性，提供相應的支持方法。從領導層做出相應的政策決定，提供資金和硬件設施方面的基礎保障，加大對檔案電子管理的重視度，加大人才投入力度和資金投入力度，從根本上改變傳統的檔案管理部門的地位。

　　五、提升中專學校的硬件軟件設備管理水平

　　電子檔案管理工作由于實現了信息的高速傳遞及大量存儲，這些都要依靠現代化電子技術的發展和進步。在實行電子檔案管理工作中不斷實行技術的研究工作，提高學校內部的計算機網絡技術管理水平。選擇合適電子檔案管理的安全性軟件和設備，根據學校內部的實際情況對相關技術人員制訂電子管理的計劃，提出具體的實施方案。詳細規定包括其具體需要的硬件設備需求，相關設備的購買要依據經濟情況量力而行，確保所購買東西的實際應用性和完整性，保證設備的整體實用性。總而言之，中專學校的相關領導應提升對電子檔案管理的認識，加大部門專業化人才的培養力度，檔案管理人員運用先進技術的科學規劃，加強檔案管理準備工作，共同努力把握檔案數字化管理的總體方向，提升中專學校的綜合文化競爭力。

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