秘書工作在檔案管理中的重要性論文
從秘書工作在機關工作中所處的位置來看，他是機關中一項不可缺少的重要日常工作，對推動機關工作，提高工作效率和質量具有重要作用。
從秘書工作和檔案工作的關系來看，秘書工作對檔案的形成質量和國家檔案事業建設具有重要的直接的影響。
一、秘書對文書處理和檔案管理之間的關系
作為秘書工作其中重要的工作之一是對文書處理。文書處理與檔案管理工作是相互銜接的兩個流程。是密不可分的兩個環節。正確處理二者關系，使之有機結合，規范銜接，對于做好文書處理和檔案管理工作十分重要。
第一，文書處理工作與檔案工作密切聯系、相互出促進。
從根本上說，檔案（文書檔案）來源于文書。文書是檔案的前身，檔案是文書的歸宿，檔案是由文書轉換而來的。文書工作質量直接影響檔案質量，沒有完整齊全的文件，也不可能有完整齊全的檔案，文書處理工作做好了，就能為檔案管理工作提供良好的條件和基礎。反之，檔案管理工作有可以促進文書工作更加規范化、系統化。檔案工作要審查歸檔文件是否齊全，組卷工作是否合理，保管期限是否準確，實際上是對文書工作的全方位檢查。通過檔案工作可以發現文件材料是否系統、立卷歸檔是否完整、分類組卷是否規范等，對做好文書處理工作是一種促進。
第二，秘書工作與檔案管理工作有不同的工作任務和工作對象。
秘書工作的主要任務是文件的收發、分辦、傳遞、督辦、整理、保管等，而檔案工作的主要任務是收集、鑒定、分類、編目、保管和利用等。從這個意義上講，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，文件處理工作是檔案工作的基礎，檔案管理工作是文書處理工作的延伸。
二、秘書工作如何才能為檔案工作打下良好的基礎
從秘書工作和檔案管理工作的關系來看，兩者既有相對的獨立性，又有蜜切聯系的一個整體，秘書工作是檔案管理工作的前提和基礎，做好秘書工作是提高檔案管理工作質量和水平的重要方面。
第一，秘書工作雖然表面上看是事務性工作，實際上也是一相專業很強的工作，秘書的業務知識和能力直接影響著檔案管理工作的質量，不熟悉本單位的業務流程，不了解文件材料的相互關連，不理解一個事件的來龍去脈，就難以做好立卷歸檔工作。因此秘書人員要認真學習國家行政機關公文處理辦法、國家行政機關公文格式及歸檔文件整理規范等相關政策法規的同時，要按照本單位的職能和工作，學習相關業務知識，努力提升工作水平，為檔案管理工作奠定良好的基礎。秘書還要不斷增強責任感，認真履行文書處理條例，嚴格檢查文件質量。諸如禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等撰寫、修改、批閱文件材料，紙張、文體、格式要做到規范化、標準化、不能五花八門，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等做到齊全完整等，保證文件符合立卷歸檔要求。
第二，秘書人員要樹立檔案意識。
秘書在文書處理中，要時刻想到檔案工作，自覺主動地為歸檔做準備，規范辦理好每一份公文，為后續的檔案工作減少麻煩。平時工作中，要及時收集文件材料，收發文要逐件登記建冊，做到有據可查，發現缺少要及時查找。對于系統性、系列性的事件事件案，不僅要收集正常渠道傳送的文件，還要一些冊外材料，如會議紀要、領導講話、領導批示等，更應該及時收集、保證文件材料齊全完整。秘書樹立了較高的檔案意識，文件材料收集才能齊全、完整、系統，為立卷歸檔工作打下堅實基礎。
第三，要重視定期搞好立卷歸檔工作。
立卷歸檔工作是秘書的一項重要任務，它既是公文處理的最后一個環節，也是檔案管理工作的開始，直接關系到檔案材料歸檔后的安全保管和有效利用。這就要求文書人員在平時重視積累，從公文撰寫、收發到歸檔、管理做到全過程監督管理，不遺留每一個環節。文件材料辦理完畢，收集事件相關材料，把需要歸檔的材料進行蓋章、裝訂等前期基礎工作，定期按文件形成的規律及文件的性質，依據事先擬好的分類方案、及時對號入座，分門別類、合理排列，有序存放。這樣，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能減輕年終的歸檔工作量。
三、小結
秘書人員要增強檔案意識，掌握豐富的文書知識和本行業知識，再加上平時認真的工作態度，就一定會做好秘書與檔案工作，在默默無聞的崗位上做出貢獻。
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