人事檔案管理存在的理由及措施論文

人事檔案管理存在的理由及措施論文（通用6篇）

　　隨著個人的素質不斷提高，需要使用措施的場合越來越多，措施是一個漢語詞語，意思是針對某種情況而采取的處理辦法。我們應當如何寫措施呢？以下是小編為大家整理的人事檔案管理存在的理由及措施論文，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

　　人事檔案管理存在的理由及措施論文 篇1

　　【摘要】

　　近年來，隨著社會經濟的發展，企事業單位內部的管理制度也日益更新，影響著整個單位的運營。

　　人事檔案管理作為管理業的一個重要方面，在企事業單位內部的管理建設中扮演著不可或缺的一部分。

　　然而，目前我國多數單位內部的人事管理機制并不完善，存在一系列亟待解決的理由，因此，如何做好人事檔案管理工作成為相關工作者普遍關注的課題。

　　本文將立足于人事檔案管理的目前狀況，分析人事檔案管理中存在的理由，進而提出解決這些理由的策略措施，希望能給相關工作者帶來一定的啟發。

　　【關鍵詞】

　　人事檔案管理;理由及措施

　　所謂的人事檔案，是單位職工信息的重要載體，是個人思想品德、業務能力、工作表現以及成長過程的真實寫照，也是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據，既能反映出職工的經歷、學理和技術職稱，同時又能反映個人的社會關系和獎懲等情況。

　　有效的人事檔案管理有利于單位內部的人力資源開發，有利于優化單位內部的管理制度，在整個單位的發展以及個人信息的保管上起著至關重要的作用。

　　所以，必須管好、用好人事檔案，以優化單位管理機制，推動單位管理建設工作正常發展。

　　一、人事檔案管理中存在的理由

　　人事檔案只是人才信息的重要載體，是人力資源的主要信息來源，其本身不能給單位帶來經濟效益，致使多數單位管理者忽視了人事檔案管理的重要性，從而出現了一系列理由。

　　主要體現在以下兩個方面：

　　(一)缺乏科學合理的認識

　　企事業單位管理者的管理理念是影響單位管理效率以及業績的重要因素，目前多數單位管理者對人事檔案管理缺乏科學性和合理性的認識，認為人事檔案工作就是保管性的事務工作，只要將檔案資料管理好，保證其在有效的期限內不丟失、能應付外調以及查檔等就行了，完全忽視了檔案管理對于人力資源開發的重要性。

　　現實中還存在部分領導認為檔案管理工作只是檔案部門的事，與自己無關，對單位內部的檔案管理工作不聞不問。

　　甚至有單位領導認為無需單獨設立人事檔案管理部門，兼由其他部門代管。

　　由于企事業單位內部管理者缺乏科學合理的認識，致使單位的人事檔案管理工作往往得不到重視，在單位的議事日程里很難發現有關于人事檔案管理工作的。

　　這種對檔案管理的不重視、不研究、不安排，使得檔案管理上的許多理由得不到有效解決，更談不上檔案管理的規范化與標準化了。

　　這在很大程度上影響了單位的整體業績，不利于單位的可持續發展。

　　(二)缺乏有效的人事檔案管理機制

　　在我國傳統的干部人事檔案管理制度下，沒有形成科學合理的管理機制，其中嚴格規定“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”，這一規定長期生效并延伸到其他人事檔案管理工作中，使得人事檔案資料得不到及時補充存檔和修正，這種傳統型的人事檔案管理機制不適應現代化市場經濟下單位發展的趨勢，嚴重影響著單位內部的人才流動，也是當前大量“棄檔族”存在的重要理由。

　　人事檔案管理本身具有嚴肅性、準確性和唯一性的特征，但是目前這種傳統落后的人事檔案管理機制使得部分職工因跳槽受到原單位扣留檔案不放人，他們為了再就業不得不偽造虛假檔案，如干部履歷、工齡、入黨材料、畢業證書等。

　　甚至有個別單位領導或相關人員，利用職權和工作之便，通過偽造檔案打擊報復職員，嚴重影響了他們正常的工作和生活，帶來一定的人身傷害。

　　二、人事檔案管理的措施與策略

　　(一)提高管理者的認識水平和自身素質

　　檔案管理者自身的素質是決定管理者認識水平的主要因素，而管理者對人事檔案管理的認識水平是做好檔案管理工作的重要保證，所以要想做好檔案管理工作，首先需要提高管理者的認識水平和自身素質。

　　只有單位管理者高度重視人事檔案管理工作，才能保證管理工作在資金、設備以及人員方面得到有效的支持，從而推動檔案管理工作插著規范化、標準化方向進展。

　　這就需要從多方面入手，以切實提高管理者的認識水平和自身素質。

　　一方面，單位可以通過定期開展專題講座、板報宣傳等方式，在潛移默化中提高管理者的.認識水平，使其認識到檔案管理工作對于人力資源流動的重要性。

　　此外，單位領導應該將檔案管理工作的相關內容納入日常會議議程，建立專業的檔案管理工作小組，定期檢查、指導與監督檔案管理工作，以便于及時發現并解決理由，提高檔案管理工作的效率。

　　另一方面，不斷提高自身的政治素養與專業水平知識，在檔案管理的過程中，堅持工作原則、嚴守紀律、遵守管理機制、保守他人秘密，在信息資料的整理與封裝時，盡可能減少人為的失誤，保證資料的完整性和真實性。

　　同時，管理者可以通過自學或參加專業培訓不斷充實自己，提高自己的專業管理水平，從而不斷提高工作效率和檔案管理質量。

　　(二)建立健全人事檔案管理機制

　　健全的人事檔案管理機制是提高人事檔案管理工作效率的重要保障，它可以使檔案管理工作有章可循、有據可依。

　　建立健全人事檔案管理機制可以從對內管理機制和對外管理機制兩個方面入手：

　　一方面，優化調整單位內部管理章程，如明確人事檔案資料的收集范圍和要求，鑒別資料內容的真實性與完整性，做好資料的保密措施，減少因人為因素造成資料的泄密的可能，從而有效保證檔案的安全性。

　　另一方面，建立開放型的人事檔案管理模式，在知識經濟日益興起的當今社會，單位對人才質量和數量的要求越來越高，開放式的管理模式有立于推動人才的流動以及人事檔案管理的規范化、社會化和現代化。

　　結束語：綜合上文，人事檔案管理在整個單位管理中占據著至關重要的地位，對單位人力資源的流動產生重要影響。

　　管理者對檔案管理缺乏科學合理的認識以及單位內部缺乏有效的管理機制已嚴重影響了單位的正常運營，只有不斷提高管理者的認識水平和自身素質、建立健全人事檔案管理機制，才能推動人力資源的有效流動。

　　相信在相關企事業單位領導者的共同努力下，我國的人事檔案管理工作將會不斷適應社會主義市場經濟的發展。

　　參考文獻

　　[1] 王云慶，李曉麗，武丹. 關于創新人事檔案管理制度與模式的探索[J]. 中國人力資源開發. 2007(04)

　　[2] 溫海萍，衛蔚. 淺析人事檔案用戶需求及服務策略[J]. 河北工程大學學報(社會科學版). 2007(03)

　　人事檔案管理存在的理由及措施論文 篇2

　　1、高校人事檔案管理中存在的問題

　　1.1管理制度不健全，落實不到位

　　高校人事檔案管理工作法律依據主要是《檔案法》和中組部的《干部檔案工作條例》、《干部檔案管理工作細則》、《關于干部檔案收集、歸檔暫行辦法》為指導，人事檔案管理的工作制度應當在上述文件的指導下建立健全并細化，例如：檔案管理工作人員的崗位職責、人事檔案的材料收集、裝訂制度，人事檔案的借閱制度、人事檔案的傳遞制度、人事檔案的保管和保密制度、人事檔案的鑒別歸檔制度等方面細則都要在高校的主導下制定頒布實施，然而現實的情況是，人事檔案制度建設方面并不完善，人事檔案管理作為高校內部管理的一部分，作為一級法人機構的高校對內部事務有充分的自主權利，由于高校重點工作主要還是教學與科研，而人事檔案的管理與學校中心工作無直接關系。所以，在沒有國家或者教育部沒有強制規范的情況下，高校本身往往不會投入精力針對高校檔案工作細則進行規定，缺乏對人事檔案管理建章立制的動力，有的雖然做了一些，但過于簡單，有的不全面，有的操作性差，甚至沒有，行不成有效的決策力、執行力，諸多情況阻礙了人事檔案制度化與規范化的發展。

　　1.2管理手段落后，信息化程度低

　　隨著信息技術的發展，高校利用信息化建設整合高校管理資源已經是推動學校現代化建設和發展的趨勢，當然也應當包括人事檔案管理信息化的建設，以實現高校整體資源的有效配置，提高管理效率。只有高校管理包括人事檔案管理與信息技術有效融合后，才能做到高校教學與科研整體推進。然而大多數學校，人事檔案管理工作并沒有納入校園整體信息化建設當中，高校信息網絡資源體系不健全，在高校信息化建設中體外循環，人事檔案的管理目前還是以紙質檔案的管理為主的實體管理，采用傳統手工人事檔案管理的方式，雖然配備了計算機，或者簡單的單機人事檔案管理軟件，但由于采集數據過于簡單，沒有統一標準，數據庫沒有聯網，單機錄入數據變成了簡單的目錄錄入和打印，不能完成實現對人事檔案信息數據的篩選、排序、分類、匯總功能，談不上人事檔案數據應用，更談不上與校園網的聯網整合，造成人事統計基礎工作與檔案系統也不能有效整合，甚至人事統計工作不是單獨使用報表系統，就是靠原始的手工操作，導致工作費時、費力，效率低，與高校管理的`現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。

　　1.3工作人員編制不足，專業素質不高

　　高校人事檔案管理工作，人員配置不足，專業素質不高，也是一個突出的問題。按照中組部《干部檔案工作條例》的要求人事檔案數量與工作人員數量有明確的關系：每一千人要配備一名專職的檔案管理員。而目前，各高校基本沒有達到這一要求。面對高校的發展，人員的增加，尤其是高校人事制度改革，人員流動進一步加強。工作量的加大、管理模式的變化，信息技術逐步應用到高校人事檔案管理中，對檔案管理要求提高，對人員的素質提出了更高的要求，無論是專業素質還是綜合素質。客觀上高校檔案管理事物性工作任務繁重，高校人事檔案工作人員甚至陷入簡單的裝訂、錄入、歸檔、調檔等工作中，由于缺少培訓機會，日常工作量大，日常工作狀態處于緊張，無暇兼顧業務專研與探討，高校人事管理隊伍在建設方面十分缺乏既懂檔案又懂現代化科學技術的符合型人才，由于檔案管理的專業水平比較低，缺乏專業的檔案管理工作人員從一定程度上也制約了高校人事檔案管理的水平，影響高校人事檔案管理工作的發展。

　　1.4管理模式分散，管理效率較低

　　高校人事檔案的管理模式，大多數采用分散式的管理。即在高校人事部門或者是組織部門下設立管理部門專門負責人事檔案工作，人事檔案管理工作分屬于人事部門或組織部門。換句話說，作為人事部門或是組織部門的一部份，檔案管理人員也是也分屬不同的部門。分散式管理從一定程度上有利于隸屬部門對人事檔案的利用，卻在一定程度上降低了人事檔案的綜合運用，制約了人事檔案的運用范圍。人事檔案資料分散于人事部門、組織部門，有的甚至于會存在于高校主管科研管理的部門，這也是高校人事檔案管理專業化水平較低的原因。分散的管理模式勢必造成人事檔案資料的不完整性，或者存在重復建檔現象。如果各部門間沒有建立完善可行的檔案傳遞制度，往往會出現部門與部門間的推諉與拖延，影響高校檔案管理的效率。

　　1.5檔案管理觀念落后，開發利用不充分

　　高校人事檔案是高校人才信息的重要載體，是高校職工德、才、能、績的客觀反映，是教職工聘任選拔任用的重要基礎，是高校人才戰略的必要條件，同時也是人事管理的重要依據，教師教學和科研情況的真實憑證，與高校發展休戚相關。目前，高校人事檔案管理存在“以物為本”觀念，檔案管理工作重立檔、輕利用。沒有把人事檔案管理工作與高校人才培養、教育教學、科學研究統籌起來考慮，與學校整體工作的推進工作相對滯后。人事的檔案利用主要還是停留在“被動”狀態，僅向組織人事部門，根據組織人事部門提出的要求來提供檔案資料，查閱檔案原件、外借檔案、復印檔案資料等，其結果是弱化了人事檔案的真實價值。

　　2、改進高校人事檔案管理工作的措施

　　2.1提高認識，爭取領導重視

　　提高高校人事檔案管理的意識。利用網絡，校園通訊等形式加強人事檔案管理工作的宣傳力度；人事檔案管理部門要加強對人事檔案管理相關工作匯報和溝通，讓校領導全面掌握人事檔案管理的現狀和存在的問題，讓學校，尤其是校領導從思想高度上認識到人事檔案管理工作是一項專業化程度高，工作內容復雜的工作。人事檔案管理應用水平的高低與于高校全面發展、高校教職工發展的密切相關。爭取領導及學校層面對人事檔案管理工作的重視和支持，同時從人力、物力、財力上給予大力傾斜，奠定人事檔案管理工作的堅實基礎，營造良好的檔案工作氛圍。

　　2.2完善制度建設，依法治檔案

　　高校人事檔案管理工作作為學校內部管理事務，制定和完善相關工作制度和細則責無旁貸。為進一步強化和完善高校人事檔案管理的制度建設，結合高校整體建設工作情況和人事檔案管理工作特點，依照高校整體建設規劃和《檔案法》、《干部檔案工作條例》和相關政策，結合本校實際，以學校主導建立健全高校人事檔案的材料收集、裝訂制度，人事檔案的借閱制度、人事檔案的傳遞制度、人事檔案的保管和保密制度、人事檔案的鑒別歸檔制度查閱制度等多項制度和細則，切實實行依法治檔，依法管檔。同時進一步理順人事檔案部門與學校各部門的關系，從制度上明確管理者的職責范圍及崗位職責，讓管理者明確自己的工作職責，確保高校人事檔案管理工作有章可循，有法可依。

　　2.3建立檔案數據庫，實現信息化管理

　　高校人事檔案管理應適應信息化的要求，建立一個統一完善的人事檔案信息數據庫，開發高校人事檔案管理應用軟件，將高校人事檔案管理信息數據庫作為高校信息系統的子系統。在人事檔案保密政策允許的前提下，利用校園網絡和信息技術整合全校信息數據，實現人事檔案信息數據與各部門信息數據共享與交換，從功能上拓展高校人事檔案管理的應用范圍，實現利用人事檔案的數據信息對高校教職工綜合素質、人才結構等進行及時準確的分析，提高組織人事部門的工作效率，尤其是適應高校人事制度改革對人員信息的高效利用需求，同時為高校人才建設預測提供各種人才數據，為學校制定相關人才戰略政策提供可靠科學的依據，全面提升服務水平。

　　2.4提高人員素質，加強隊伍建設

　　做好高校人事檔案關鍵在“人”。高校人事檔案工作政策性、專業性強，建立一支熟悉業務相對穩定的專業隊伍是做好人事檔案管理的組織保障。確保檔案數量與管理人員相適應，配齊配強檔案管理人員，并確保人事檔案管理隊伍的穩定性；結合本校人事檔案管理的實際選擇政治可靠，責任心強的共產黨員從事人事檔案工作；提高工作人員及隊伍的專業化水平，信息技術應用的能力，通過定期開展專業培訓活動，鼓勵檔案管理人員參加高校檔案管理互動學習研討以及職稱評定，提高綜合素質，以適應高校人事檔案管理需要，適應高校現代化建設的需求。

　　2.5集中管理模式，提高管理效率

　　理順人事檔案管理體制模式，成立檔案綜合管理部門，將人事檔案管理納入到學校層面的檔案管理系統，提高人事檔案管理的層級，由高校檔案管理綜合部門統一行使人事檔案管理工作。通過整合分散在人事、組織、甚至是高校科研部門的人事檔案信息，建立統一的人事檔案管理的口徑，杜絕人事檔案管理分散化。既要將人事檔案工作作為檔案專業工作范疇，同時也要重視人事檔案管理與原先人事、組織部門、科研部門人事檔案管理信息的銜接和應用，充分體現出人事檔案管理的特點，實現人事檔案管理為高校人才資源實現最優配置發揮基礎性和重要的作用。

　　2.6轉變觀念，充分發揮人事檔案服務功能

　　高校人事檔案的宗旨就是圍繞學校中心工作搞好服務，出發點和落腳點在于利用。長期以來，高校人事檔案基本上實行封閉式管理，由于有嚴格的保密制度限制，人事檔案的應用范圍較窄。隨著人事制度改革的深入發展，檔案的信息日漸透明，高校人事檔案服務意識的不斷加強，因此需要轉變檔案管理的傳統觀念，不斷推動人事檔案管理方式的社會化、開放化、合法化。牢固樹立“以人為本”的檔案管理觀念，以“主動服務”為出發點，圍繞學校中心工作，根據社會和高校發展的新情況和新形式，不斷探索適應與高校改革與發展的服務方式、手段、途徑，全面推動高校建設發展。

　　3、結束語

　　做好高校人事檔案工作是一項長期的工作，目前高校人事檔案管理存在諸多問題，重視程度不高、制度不完善、信息化建設不夠、人員素質不高、管理模式及觀念落后從一定程度上制約了高校人事檔案管理的發展，各高校都需要正視，并積極采取改進措施。隨著高校各項工作的推進，尤其是高校人事制度改革的深入發展，高校人事檔案管理工作同樣需要適應形勢的需求，不斷地改革、摸索規律，完善體系，才能更好服務高校現代化進程。

　　人事檔案管理存在的理由及措施論文 篇3

　　摘要：

　　人事檔案管理工作的有序開展能夠確保在進行院校建設過程中更有效地管理相關工作人員，但是在目前進行的人事檔案管理工作過程中依舊存在一定的問題，需要進行有效改善。本文分別從安全意識、管理體制、檔案功能和硬件設備四個方面，探究如何應對具體工作過程中存在的各項問題。

　　關鍵詞：

　　人事；檔案管理；存在問題

　　現在經濟的不斷發展對高校建設提出了更高的要求，在此過程中需要進一步完善人事檔案管理工作，確保對相關人員檔案進行更為有效的管理，避免發生不良狀況。為了更為明確其認知，特此展開本次研究，希望能夠對相關人員具體作業提供更為豐富的理論依據。

　　一、現存問題

　　（1）管理體制不全。在我國目前高職院校進行人事檔案工作時，管理作業規范性存在一定程度的不足，大多數人缺乏充分的檔案意識，管理方式陳舊，檔案存放也較為分散，一般而言，高職院校建設過程中包括學生處、科研處、教務處、人事處以及組織部等各職能部門均具有獨立的人事檔案，但是檔案管理工作規范性還存在很大程度的不足，對檔案工作管理成效和服務水平造成極為不利的影響。

　　（2）保存形式單一。在高職院校建設過程中，如果要做到規范化管理人事檔案，必須確保其內容體現和存放形式實現與時俱進，在目前人事檔案工作過程中，檔案內容和保存存在一定程度的.不足，歸檔材料的部位規范和不完整是其中最為突出的問題。雖然我國國家部門已經對檔案管理工作提出了明確規定，但是在進行具體實施過程中，檔案收集工作依舊存在較大的困難。很大一部分院校依舊使用紙質形式進行檔案資料保存工作，在保存相關信息時也需要進行書寫記錄，采用紙質方式進行存儲很容易受到自然環境的侵蝕，需要的投入更大，同時檔案可復制性也遠遠不足。

　　（3）硬件設備簡陋。在我國目前人事檔案管理工作中，檔案室硬件設備較為簡陋，防盜、防潮、防火手段也遠遠不能滿足現代社會發展需求，當發生突發狀況時，不能對其相關問題進行有效解決，同時依舊采用人工操作檢索調閱檔案材料，工作效率存在很大程度的不足，同時也很容易發生失誤。除此之外，紙質檔案的反復調閱也為方案安全管理工作帶來更大難度。

　　二、應對策略

　　（1）強化安全意識。檔案管理人員在進行具體工作過程中必須對檔案信息安全加強重視，確保具有更高的保密意識，進行檔案查閱制度的合理制定，最大程度確保其安全性。在查閱人士檔案時，通常存在非公開信息和公開信息兩部分內容，其中公開信息具體指姓名、出生年月、籍貫、性別、崗位職稱變化、工作經歷、學習經歷等。而非公開信息在具體包括涉及個人隱私的相關材料。必須確保不能在網絡上傳輸個人非公開信息，確保管理系統數據具有更高的可靠性和安全性。

　　（2）完善管理體制。在進行人事檔案管理工作時。必須確保高度，遵循國家相關法律政策，高職院校需要有效結合具體工作特點和相關需求，進行管理機構的有效組合，以此為基礎進一步制定工作發展規劃，進行各項規章制度的有效制定和進一步健全。在此過程中需要對工作過程中基礎性任務進行深入分析，確保收集到的檔案內容具有更高價值，保證用人標準逐步形成，進行檔案工作機制的合理完善，確保相關部門能夠進一步明確自身管理職責，實現工作管理水平的有效提升。通過采取會議、校刊、海報、廣播等多種形式強化檔案工作宣傳，確保干部群體能夠進一步認識的校園建設過程中人事檔案應用的重要價值，確保教職工具有更高的檔案歸檔意識，及時向學校進行相關檔案材料的有效轉移。與此同時，相關部門還需要基于具體檔案核查工作建設檔案制度，確保檔案工作建設具有更高的科學性，從而規范管理檔案工作。

　　（3）提升檔案功能。在進行檔案管理工作中，必須進行網絡化管理價值的有效發揮，建立網絡系統，更為有效地規劃管理人事檔案，對其相關工作進行有效協調，確保能夠有效存儲和進一步傳遞檔案數據信息，同時對其相關數據內容進行及時搜集，定期進行有效整理，避免出現文件資料流失。基于檔案材料范圍和具體來源分析輕重緩急，確保歸檔工作管理質量有效提升，全面記載相關內容，確保內容動態性和客觀性。在傳遞人事檔案過程中需要確保個人私密性，設定專門人員管理檔案。專職人員在進行檔案管理工作中需要確保整體存儲相關檔案資料，應用現在網絡技術傳遞信息，進一步確保信息傳遞的安全性。

　　（4）更新硬件設備。在面對目前檔案室簡陋的硬件設備，必須對其進行有效更新。首先需要做到以防為主，進行安全檢查制度的合理構建，領導部門必須對其加強重視，在發現問題和安全隱患時需要及時向上級部門報告。進行高質量檔案柜的合理配備，在進行防火工作過程中，進行消防器材的合理配置，管理人員需要能夠對其熟練應用。同時需要確保檔案室內設置的密集架不能與地面直接接觸，需要除濕機的合理配備，避免檔案潮濕。然后需要基于具體需求進行數碼相機、掃描儀、計算機等現代化裝備的合理配備，確保進一步實現計算機管理。

　　三、結束語

　　總而言之，通過強化安全意識，完善管理體制，提升檔案功能，更新硬件設備，能夠確保高職院校更為有效地展開人事檔案管理工作，對其具體工作過程中可能存在的相關問題進行有效解決。確保高職院校實施的人事檔案管理工作能夠更高程度滿足現代化社會需求，保障高校建設的有序發展。

　　參考文獻：

　　[1]向薇.淺談高職院校人事檔案管理存在的問題及對策[J].教育,2016(6):00089-00089.

　　[2]張潔.淺析人事檔案管理中存在的問題及對策[J].建材發展導向,2016,14(9):81-82.

　　人事檔案管理存在的理由及措施論文 篇4

　　摘 要：

　　為促進企業人事管理事務的社會化，1995年12月我國人事部正式提出推行人事代理制，使之規范化、法制化。在當時即預示了人事代理制度將推動人才的產業化進程，最終使人事管理變成一種公眾服務。同時，在改革開放的大環境下，伴隨著我國經濟體制改革的不斷深入，眾多合資、民營企業的蓬勃發展，不僅為人們提供了更多的就業機會，同時也增加了工作更替的次數，增強了人員的流動性，這些變化都有效地推動了人事代理制度的較快發展，并且成功地催生出一批人事代理機構。人事代理制度的實施，為建立適應國家經濟發展環境的用人制度提供了良好的平臺;而人事代理機構的出現，也使長期存在于企業中的人員的任免、工作職責的劃定等問題都得到了良好的解決，并且為人員的流動提供了一定的保障。

　　一、人事檔案與人事檔案代理機構

　　(一)人事檔案

　　人事檔案是人事(勞動)管理部門，根據人事工作需要，以個人姓名為特征集中保存起來以備查考的反應員工個人經歷、德才情況、工作實績等方面的'歷史記錄。人事檔案分為正本和副本。人事檔案正本由全面地反應一個人的歷史和現實情況的全部人事檔案構成，人事檔案副本由正本中的履歷材料、鑒定(考核)材料、學歷材料、審查結論材料、處分決定、任免材料、工資級別等主要材料的重復件或復印件構成。正本主要供人事部門保管使用，副本主要供協助管理的人事部門保管使用。

　　(二)人事檔案代理機構

　　人事代理機構是指經政府人事部門許可，取得人事代理資格的人才市場中介服務機構，在核定的業務范圍內受用人單位和個人委托，依據代理合同，代理有關人事業務，而人事檔案代理機構是在此基礎之上擁有存檔權的機構。

　　二、人事檔案代理機構人事檔案管理中存在的問題

　　(一)人事檔案代理機構從業資格

　　近些年來，我國的經濟處于高速發展狀態，使得越來越多的人為了尋求更加理想的就業機會而走出家鄉，而人事檔案和人不可分離的特性，使得人事檔案的流動性大大增強，促使了我國人事代理機構如雨后春筍般地發展起來。就北京市來說，大大小小的經過國家工商局認可的人事代理機構就有三百余家，而沿海周邊城市對于用工的數量要求更是導致了南方人事代理機構數量遠遠超過了北方，由此我們可以了解到我國人事代理機構的數量十分龐大。雖然我國擁有龐大數量的人事代理機構，但是其中魚龍混雜。由于人事檔案代理機構數量眾多，各單位的服務質量也有很大的差別，作為不了解人事檔案代理機構的人，很難分辨其中的差距。其中有一些小型的人事檔案代理機構本身并沒有人事存檔權，只是自身作為中介將客戶的檔案存放在大型的有正規人事存檔資格的人事檔案代理機構。然而，還有某些人事檔案代理機構由于其自身的專業水平低，在其沒有人事權的情況下對外謊稱自己是有正規資格的人事檔案代理機構，違法存放保管人事檔案，這種情況往往不被正規的人事檔案代理機構所認可，最終出現人事檔案難以調轉等問題。那些不明真相的人們很容易被他們所蒙蔽，令大眾的利益受到損害。

　　(二)人事檔案代理機構人事檔案管理方面

　　1.人事檔案管理制度不統一

　　我國幅員遼闊，各地區的人事檔案代理機構更是繁多。但是不同的地區之間的人事檔案代理機構缺乏交流溝通，各地區的管理標準不同，尺度不同，影響了人事檔案在不同的省市之間的順暢流動。以檔案流動時的行政介紹信和工資介紹信來說，這是原人事檔案代理機構向下一家人事檔案代理機構傳遞人事檔案中所必不可少的檔案材料。北京市各級人事檔案代理機構統一要求將行政介紹性和工資介紹信集合在一張紙上，統稱為行政工資介紹信;但是在外埠人事檔案代理機構有的只開具行政介紹信，有的只開具工資介紹信，甚至有的地方根本沒有這項材料。由于管理標準不統一，不同的省市之間的人事檔案代理機構又沒有很好的溝通，進行的人事檔案調動遇到這種情況就很容易導致調動失敗，檔案死檔等惡劣情況產生。

　　2.人事檔案管理的科學化、信息化程度不高

　　人事檔案的服務對象已經從過去的組織人事部門、黨政機關和各級領導，擴展到多部門，利用目的及形式也從單純提供政審、鑒定材料轉變為提供身份證明、學歷證明、辦理公證等多形式，單純靠查閱紙質檔案不但工作量大，而且不利于檔案的長久性保存。但是，目前許多單位在人事檔案管理方面仍習慣依賴于手工操作。即使有的單位安裝了“人事檔案管理系統”或者“人力資源管理系統”，由于系統本身的功能限制，只是對個人的基本信息進行記錄，對個人在工作生活中形成的原件的具體信息卻不予收錄。使得系統本身在人事檔案的跨單位利用中的實用性不強，仍然必須提供紙質檔案材料，無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管，又大大影響了工作效率。

　　三、人事檔案代理機構檔案管理的改進對策

　　(一)對人事代理機構從業資格認證、評測

　　由于我國人事檔案代理機構數量眾多，良莠不齊，對其從業資格的真實性驗證就成為了重中之重。因此，可在國家各級人事機關的網站上面增設人事檔案代理機構資格查詢的功能，供民眾確認機構的從業資格，保證其正規性。同時建立人事檔案代理機構的網絡體系，按照規模的大小，服務水平的高低，從業時間的先后等嚴格劃分人事檔案代理機構的等級，方便民眾清晰明了地進行選擇。

　　人事檔案管理存在的理由及措施論文 篇5

　　摘要：

　　招聘及錄用非在編醫務人員，對滿足醫療需求具有積極的意義。然而，非在編人員流動性及不穩定性較強。不可否認，科學流動的人才在社會發展、進步中起著推動作用，但其增添了人事檔案管理及服務的難度。本文結合實際，論述了醫院流動人員人事檔案管理存在的問題，并提出了加強醫院流動人員人事檔案管理的相關建議。

　　關鍵詞：

　　醫院流動人員；人事檔案管理；問題；建議

　　最近幾年，醫療衛生事業取得了長足的發展，為滿足醫療需求、緩解事業單位人員編制壓力，大多數公立醫院采取了聘用非編制護士、護工、行政后勤人員、保安的方式。然而，非編制人員的流動性較大，嚴重影響著醫院人事檔案管理及服務。當前很多大中型醫院的流動人員人事檔案已經委托當地人才市場管理，而還有不少醫院還是將流動人員人事檔案歸醫院管理。本文從醫院流動人員人事檔案管理存在的問題、加強醫院流動人員人事檔案管理的`相關建議兩個角度進行了深入探究。

　　一、醫院流動人員人事檔案管理存在的問題

　　首先，管理意識較為淡薄。就目前情況來看，很多醫院注意力集中于醫療，忽視了檔案的建立、管理及服務。在管理流動人員人事檔案時，常出現輕視、簡化政審程序、思想滯后、檔案材料不完整、更新不及時等問題，給流動人員留下不被重視的印象。而流動人員自身對人事檔案的認識也不足，對人事檔案的歸檔、整理配合度不高，往往在提拔、調動、離職等人事變動時才會意識到人事檔案的重要性。其次，管理機構尚未健全。就醫院檔案管理機構還不夠健全，換句話說，不少醫院并未設立專門管理流動人員的檔案資料。此外，與流動人員檔案存有聯系的部門并未落實好檔案完善、轉移和交接工作，導致出現檔案沒有連貫性、檔案材料過于粗略等問題。再者，管理規范化有待提高。流動人員的存在，在一定程度上加大了醫院人事檔案建立、管理的工作量。不規范的工作方式、模糊的管理目標、界定不清的管理制度等皆會引發一系列問題：檔案缺失材料、檔案建立及管理工作較為被動等。此外，落后的設施與經費投入不足皆會阻礙檔案服務質量的提高。第四，管理信息化程度不夠全面。在實際調查中，筆者發現現代信息技術在醫院分類、排序、歸檔保存流動人員檔案中并未得到充分利用，盡管耗費了大量人力物力，檔案建立及管理工作質量無法得到有效提升。與此同時，醫院對流動人員檔案持漠視態度，弱化了其的功能，以致自存檔、死檔、棄檔現象層出不窮。最后，管理人員素質不高。毋庸置疑，管理人員在流動人員檔案管理中發揮著重要的作用。由于培訓機制尚未建立及完善，很多管理人員管理知識與技能較為匱乏，對檔案管理工作成效具有嚴重的負面影響。

　　二、加強醫院流動人員人事檔案管理的相關建議

　　其一，強化流動人員人事檔案管理意識。對流動人員人事檔案管理意識加以強化，通過宣傳，創設良好的檔案管理氛圍。此外，提供大量交流、開會、培訓等機會，以促使檔案建立及管理所有環節更好地銜接，進而加強醫院各部門、人員之間的交流、溝通。同時，也要提高流動人員對人事檔案重要性的認識，配合檔案管理部門做好材料的收集、整理。其二，完善管理機構。施行權責統一制度，對檔案管理機構加以建立及完善。在此過程中，須落實好各方面的工作，例如：經費籌措、人員配置、安全保密等。注重監督、管理非在編人員的人事檔案，當其離職時，應做好檔案交接、轉移等工作。同時，重視檔案在公共服務方面所具有的利用價值，通過合理收費，以避免檔案被閑置。其三，加強檔案管理的規范化。將醫院檔案工作特點及國家現行的法律法規相結合，對醫院檔案管理實施辦法加以編制。醫院建立流動人員人事檔案時，所有與之牽涉的人員、部門須嚴格遵循有關規定及標準，以為檔案管理提供有力保障。另外，在填寫檔案材料過程中，流動人員及院方須依照相關審核程序及規范。其四，充分利用現代信息技術。通過現代信息技術，分類、排序、歸檔保存流動人員人事檔案，為查詢及應用提供便利，以促使檔案管理工作質量得以提升，提高應用效率。根據現行規定，積極鼓勵檔案管理技術人員對管理思路進行拓展。與此同時，將各方面資料安納入檔案，主要包括醫德醫風考評、服務質量、技術水平等，不斷對其內容進行更新。其五，提高管理人員素質。對于檔案管理工作，其對工作人員具有很高的要求：過硬的理論知識、扎實的專業技能、優秀的業務能力等。為更好地開展流動人員檔案管理工作，醫院可通過采取座談會、報告會、參觀學習、開設計算機培訓課程等方式以加強管理人員的專業素養。如此，醫院檔案管理工作人員才能做到與時俱進，對提升其的工作質量、效率、滿足社會發展需求等頗有益處。

　　實踐證明，檔案管理人員專業素質、水平的提高，有利于提高事業單位綜合效益。總之，醫院建立及管理流動人員人事檔案，對統一掌握人才總量、專業結構，高效開展工作等就有非常重要的意義。醫院須及時發現并采取有效措施解決流動人員檔案管理中存在的問題，進而促進自身健康發展。

　　人事檔案管理存在的理由及措施論文 篇6

　　企業人事檔案管理就是通過企業人事信息進行收集和整理，形成統一的檔案材料進行保管和鑒定、統計，以便于以后的利用。其工作對企業內部有著至關重要的作用。然而現在多數企業對人事檔案管理都存在著不重視，少人用，無人管等問題，不僅給企業人事管理工作上帶來了一定的困難，而且嚴重地制約了企業的發展。

　　一、企業人事檔案管理存在問題

　　1.員工個人和企業對人事檔案意識薄弱

　　目前，在人事檔案管理工作中，不少企業對員工的人事檔案認識不足，認為人事檔案管理工作僅僅只是一項保管的事務性工作,只要求做到不丟失,不泄密,能應付外調、查檔就可以了。員工個人秉著對人事檔案無所謂的態度，意識不到自己也有積累和維護檔案內容安全的義務，對相關檔案材料的填寫比較簡單、隨意。更有甚者對自己人事檔案的去向漠不關心，或者是委托當地人才中心管理后就長期失去聯系，使自己的檔案變成“休眠檔案”。

　　2.人事檔案管理員的素質和管理水平不高

　　由于最初的企業不夠重視或其它原因，導致企業人事檔案管理員在素質水平和管理能力上都有所欠缺[1]。部分人事檔案管理員在工作過程中不夠細致認真，缺乏責任心，只是簡單地做好檔案接收、檔案編號、庫房防火、防蛀等倉管工作，沒有及時將人事檔案材料收集歸檔，更沒有對檔案材料內容進行標準化分類及嚴格審核，導致員工個人檔案信息不完善，檔案材料缺乏真實性。此外，由于企業員工流動性大，檔案管理員的轉檔不及時，造成原單位有檔無人，新單位有人卻無檔，就使檔案陷入了“人檔分離”狀態，從而影響了新單位的用人決策，同時又增加了原單位檔案保管的壓力。

　　3.人事檔案的管理手法相對落后

　　人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性的工作。人事檔案管理工作必須配備具有專業知識的人員全職管理，而在現實情況中存在部分企業把人事檔案管理工作交給了其他部門工作人員負責，這些人一是沒有經過專業培訓，不具備專業的檔案管理能力，二是由于分心其他崗位的工作，在進行檔案管理工作過程中沒有引起足夠重視，往往無法滿足人事檔案管理工作職責需要。另外大多企業人事檔案管理手法相對落后，還在采用比較傳統的老辦法進行人事檔案管理，跟不上社會發展的步伐，滿足不了企業發展的形勢需要。例如企業沒有運用專業的人事檔案管理軟件，還在采用手工編輯、檢索的手段進行管理，這種管理方式既浪費時間又不能夠保證質量，大大降低了企業管理工作的效率。人事檔案由于不能引起個人和企業的`重視，衍生出人事檔案內容陳舊、利用價值不高；檔案管理人員配備不足，專業性不強；落后的管理模式難以滿足用人單位和社會的需要等等一系列的問題，這些問題制約了人事檔案對人力資源開發、配備與管理潛在作用的發揮。只有轉變觀念、加強管理，才能充分發掘人事檔案對人力資源管理工作的潛在作用。

　　二、企業人事檔案管理工作的應對措施

　　1.要正確認知檔案管理工作的意義及重要性

　　企業要做好人事檔案管理工作首先必須從思想上認識到檔案管理并不是簡單的資料整理、保管工作，它對員工個人和企業都有著重要的作用。主要體現在：它是人力資源部和組織部門對員工進行考察、選拔任用的基礎；它能幫助企業做好招聘、錄干、調動、出國材料、福利待遇、離退休、死亡撫恤等方面的事情；它能為員工個人或其子女提供實際生活中所需的類似親屬關系證明、入黨政審、工作證明等檔案材料。有了這樣的思想認識，才能讓人事檔案管理工作得到重視。其次，企業可通過內部報刊、知識講座等方式加強人事檔案管理的宣傳力度，讓員工認識到檔案與自身的發展有著休戚相關的作用。此外，企業在布置員工填寫相關檔案材料的時候，要告訴檔案人檔案存檔后會發揮怎樣的作用。這樣，可以樹立員工個人和企業共同參與檔案維護與管理工作的理念。

　　2.提高檔案管理人員的素質和管理水平

　　作為檔案管理員，首先必須具備基本的政治素質。即堅持四項基本原則，了解黨和國家的各項方針政策，并遵紀守法。同時，檔案工作又是一項具有一定機密性的工作，要求工作人員必須嚴守國家秘密，堅決杜絕失密、泄密現象的發生。其次，檔案管理員要有一定的專業理論知識和熟悉的業務技能。因此，企業可以通過教育培訓提高檔案管理員的專業知識或者是通過學校招聘吸引高層次檔案專業人才到檔案部門工作。再次，檔案管理工作還特別要求檔案管理員要有很強的服務意識和高度責任感。要自覺樹立為人民服務、不熱衷名利、不計個人得失的奉獻精神。工作中要細心處理每個業務環節，耐心保管每卷檔案，防止檔案損壞或丟失，特別是做好員工檔案的轉遞和接收工作，做到“檔隨人走，人檔不分離”。

　　3.優化檔案管理模式，實現信息化管理

　　實現檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求。企業可根據本單位人事檔案管理的現實情況自行開發檔案管理信息軟件或者是對外購買專業檔案管理軟件，建立和完善人事檔案信息化管理。讓人事檔案管理從實體管理向網絡管理轉變，實現人事檔案的動態管理，實現查閱統計、檔案變更、報表處理、系統維護等多種功能的信息化管理。這種替代傳統人事檔案管理的新模式可以為企業選才、用才、育才、激才、留才發揮更大的作用。

　　結束語：

　　做好企業人事檔案管理工作，有助于企業對員工的了解，使員工的個人能力得到更好地發揮。我們要用長遠的目光來看待人事檔案管理工作，充分支持人事檔案管理工作的開展并學習先進的管理技術，建立完善的管理體系，保障企業內部的正常穩定的運轉，以促進企業的進一步發展。

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