商務交際中英文書信的寫法
商務交際中英文書信的寫法
[摘要] 在商務交際中英語書信的格式、結構和寫作原則都是有固定的原則可循的,不能任意變更。
熟練掌握商務英語書信的格式與結構是從事對外貿易工作的高職生必備的技能之一。
[關鍵詞] 商務英語書信 格式 結構
隨著各國之間貿易交流的加深, 尤其是在我國加入WTO后,國際貿易活動日益頻繁，作為對外貿易中的一種基本的交際方式,商務英語書信也得到廣泛應用。
然而，有些信件冗長而結構不嚴謹;有些措辭粗略無禮，空洞無物;有些累贅而模棱兩可，充滿著陳詞濫調，晦澀的行話和難懂的專業術語;有的甚至還有拼寫和語法錯誤,這都會阻礙有效的交流。
對于國貿專業的學生,以及從事對外貿易的工作者來說,熟練掌握商務英語書信的格式與結構并加以應用,是不可或缺的一項技能。
一、商務英文書信的格式
一般來說,現在使用的商務英語書信的格式主要有兩種:傳統的縮頭式和現代的齊頭式。
根據英國傳統做法,縮頭式要在信文每一段縮進五或六個字母的空間,有時可能會縮進更多。
現在,齊頭式在商務英語書信中使用得非常普遍。
它的突出特點就是所有信的內容都從信紙的左邊開始,段落與段落之間要比縮頭式多空出兩到三行,以便于區分。
這種格式被稱作齊頭式。
但是,有時把日期放在信紙的左邊會給查找帶來不便,所以,人們使用了一種改良的齊頭式,即把日期放在右邊,而把其他內容放在左邊。
一般來說,我們通常使用單行距來布局一封信,這會使信函有一種緊湊感。
根據個人或公司的喜好,可以選擇使用齊頭式或縮頭式。
二、商務英文書信的結構
不論傳統的縮頭式,還是現代的齊頭式,一般商務英語書信的結構都包括十三部分內容,前七部分是每一封商務英語信件所必需包含的內容。
在商務英語書信中,每一部分內容都有自己固定的位置,包含自己獨特的內容,是不能隨意互換的。
1.信頭。
信頭所包含的是寫信人的基本情況,包括姓名、地址、電話號碼、電傳號碼，以及傳真號碼甚至E-mail 地址。
信頭在信紙的最上方,有的公司把信頭直接印在所使用的信紙上。
質量優良的信紙,以及一個整潔、勻稱的信頭,可以展示一個公司的風采,增強公司的信譽。
2.案號和日期。
案號是寫信時所給的、以便查詢的字母或數字。
經常以“Our ref”和“Your ref”來區分。
它的位置一般是在信頭的右邊。
而日期在信頭以下三行或四行,不管是齊頭式還是縮頭式,一般把日期放在右端,這可起到行尾的作用,使信看上去更整齊。
在商務英語書信中,日期一定要寫全,不能用數字的形式,因為美國和英國的日期標示法是不同的。
月、日的后面用逗號,年份后面不用標點。
3.封內名稱和地址和開頭稱呼語。
封內名稱和地址要用齊頭式,緊靠信紙的左邊,這樣會使信看上去整齊。
開頭稱呼語是寫信人開始信文的禮貌用語,在英文書信中要使用敬語,在稱呼方面,商業上最普遍的有Gentlemen(美國式)與Dear Sirs(英國式)二種,相當于我國的“敬啟者”或“謹啟者”。
如果信是寫給某個公司單位的,美語用Gentlemen(復數形式),英語用Dear Sirs。
稱呼后一般要使用標點符號,英國式采用逗號,美國式用分號。
4.信文。
信文是實質性的內容,信文的書寫要求是簡潔、清晰、禮貌;語法正確,切中要點;段落劃分明確,每段集中于一個話題;打印準確,布局要有藝術性,使信件看上去賞心悅目。
尤其注意頁邊空欄,它是信文的框架。
信文多用單行距,有些短信可用雙行距。
5.結尾敬語。
結尾敬語是信件結束時的一種禮貌用語。
最為典型的美國式寫法是Sincerely和Best regards，典型的英國式表達有Yours sincerely(熟人或知道對方姓名)，Best wishes,kind regards 和yours faithfully(不知姓名)。
結尾敬語必須和信文緊連一起,不能分開,更不能把它單獨放到另一頁。
如遇此種情況,則信件必須重新安排、打印。
6.寫信人簽名或簽署。
簽署是寫信人或其所代表公司的名稱或標記。
公司名稱可以打印,而主管人簽名則必須是手寫,兩者都不可用印章代替。
這部分在結尾敬語以下三行,大約留出五行或更多的空間。
7.注意事項。
注意事項的習慣用語是:For the attention of或簡單的Attention,下面一般要加上橫線。
當信件是寫給特定的人或主辦部門時,則用此用語。
它在開頭稱呼語以上兩行。
除齊頭式外,可放在信文以上中間。
8.事由、標題。
事由或標題在開頭稱呼語以下兩行,下加橫線,除齊頭式外,一般放在信文以上中間。
經常是用一詞或簡單的幾個詞來表示信文的主題,讓收信人先對所談內容有所了解。
9.經辦人代號和附件。
經辦人代號在簽署以下兩行。
是打字員名字的首字母縮寫,可用小寫,也可用大寫。
附件在經辦人代號以下兩行。
寫信人可標示出一個或多個信中所提到的附件。
經常使用的形式有:Enclosure,Enclosures,Encl.Enc等。
10.抄送。
抄送在附件以下兩行。
抄送有明、暗兩種方式。
明示的標記為cc,后面加上收件人或公司的名字,可打印在原件和復印件上。
暗示的標記為bcc,后加收件人或公司的名字,只打印在復印件上,并且只有寫信人和收信人知道。
11.附言。
附言在抄送以下兩行。
如寫信人想增加些信中忘記提到的內容,可用此方式,但應盡量避免使用。
因為它可能會給人一種錯覺,即在寫信前,你未能很好地安排你的信件,這可能會影響到你的信譽。
總之,當書寫商務英語書信的時候,必須謹記:選定一種格式,堅持使用,不能變來變去;結構中的內容要安排合理得當。
布局好的信件是雙方交易的好的開始。
一封布局優雅、端莊勻稱的信件,會留給人一種良好的印象,促進雙方的進一步往來,直至交易的達成。
參考文獻：
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