檔案信息化建設與檔案管理方法論文

檔案信息化建設與檔案管理方法論文

　　【摘要】伴隨現代信息技術不斷發展和應用，檔案管理工作也逐漸引入信息技術，不斷提高檔案信息化管理水平，更好地發揮輔助作用，提高檔案規范管理效率和檢索利用質量，提升檔案信息資料最大化利用價值。檔案信息化建設需要結合檔案管理工作實際內容，針對性進行規劃設計和有序開展，才能更好地提高信息融合共享水平。本文對檔案信息化建設基本內容進行了簡要分析，結合檔案信息化建設方面存在的問題，提出了加強檔案信息化建設和檔案管理的具體對策，希望為不斷提升檔案科學化管理水平提供一定的借鑒或者幫助。

　　【關鍵詞】檔案信息化建設；檔案管理；內容；問題；對策

　　檔案信息化建設是現代化檔案管理工作的重要內容和形式，也是順應時代發展的一種現代化管理方式。傳統的檔案管理工作由于文本資料整理復雜，受到年限、環境等影響，容易造成丟失，嚴重影響檔案資源的有效利用。積極開展檔案信息化建設，能夠及時加強檔案信息資源的歸檔整理，便于進行分類查找，從而更好地加以利用。受到技術等方面的制約，檔案信息化建設在推進過程中整體進度較慢，效果也差強人意，需要引起高度重視。加強新形勢下檔案信息化建設和檔案管理思考研究，對不斷提升檔案管理質量和檔案資源最大化利用水平具有重要的推動意義。

　　一、檔案信息化建設基本內容概述

　　檔案信息化建設，是指對檔案資源進行信息化管理和利用的一種新方式。檔案信息化建設是一項系統工程，包含的內容較多，主要分為檔案信息資源建設、檔案基礎設施建設、檔案標準化建設三個方面的內容。檔案資源建設，主要是對檔案信息整理歸檔形式和內容等做出的要求。檔案基礎設施建設，主要是開展檔案信息化軟件和硬件設施配置，從而更好地提高檔案信息資源開發利用效率，實現高度共享。檔案標準化建設，主要是對檔案信息化建設提出的一些具體要求和規范，從而更好的便于電子檔案規范化管理。

　　二、檔案信息化建設方面存在的問題分析

　　1、對檔案信息化建設重要性認識不到位，缺乏科學全面的認知。檔案信息化建設，是對傳統檔案管理方式的一種創新，是新形勢下順應時代發展的一項重要應用技術，長期受到思維、環境等影響，檔案管理人員對信息化建設重要程度認識不到位，對信息化建設基本認識缺乏全面的了解，沒有認識到開展檔案信息化建設的優勢，從而影響了檔案信息化工作的有序開展。

　　2、對檔案信息化建設資源利用方面存在錯誤的認識。檔案信息化建設最終目的是為了加強檔案信息的利用，提高檔案管理規范化水平，將有價值的資料進行分類整理，運用電子化的形式進行保存，從而提高保存的規范性，更好地幫助應用。但是目前在檔案信息化建設方面往往比較注重檔案資料的管理和保存，對檔案資料如何進行深度應用等方面缺乏積極探索，從而影響了檔案信息資源的有效利用，難以體現檔案信息化建設的實質意義。

　　三、加強檔案信息化建設和檔案管理具體方法探析

　　為了進一步提高檔案信息化建設水平，更好地發揮好檔案應有的價值，建議從以下幾個方面進行積極探索：

　　1、加強檔案電子資料管理。在對基礎文本資料進行整理的基礎上，要提高對電子文件管理重要性認識，充分利用計算機網絡技術和軟件，對檔案文件進行電子化管理，運用電子文件的形式進行存儲，分類整理，從而便于集中管理和應用。在具體開展過程中，要建立專門的服務管理部門開展檔案信息化建設，加強技術資源配置，同時要加強對電子文件處理管理，對電子檔案保存形式，接收方式，處理和格式等制定明確統一的規范，在保存方面要結合不同的檔案資料的重要程度設置具體的權限和保存周期，對于需要長期保存的重要資料還要做好備份管理，從而避免出現丟失或者損壞等情形。

　　2、加強網絡檔案建設。要建立相關的檔案網站，發揮好網站平臺的優勢，設置內部服務系統和公眾服務平臺，加強后臺建設和管理，從而確保檔案信息化建設運轉正常，同時，不斷加強新設備的引進和硬件設施配置，定期進行升級維護等，從而確保網絡檔案實現快速傳輸、交換、應用和共享，提高網絡檔案科學化、安全化管理水平。

　　3、加強培訓，提高檔案管理人員綜合素質。要積極選拔優秀的專業人員從事檔案管理工作，同時要加強專業技能培訓，對專業基礎知識、業務素質、計算機網絡知識、軟件知識和職業道德等方面的知識進行全面培訓，嚴格執行職業上崗制度，定期進行考核評價，從而提高綜合素質和服務水平。還要不斷提高檔案管理人員的薪資待遇，改變邊緣化格局，從而提高全員對檔案管理工作的重視程度，積極配合開展做好檔案信息化建設工作，提高檔案利用效能。總之，檔案信息化建設涉及到多個方面，需要結合檔案管理工作具體要求，在做好基礎規范工作的前提下進行科學規劃、有序推進、嚴格監督，才能更好地提高檔案信息化建設成效，進而有效發揮檔案資源的價值，更好地推動經濟社會不斷向前發展。

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